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rakumoケイヒの口コミや評判は?特徴をまとめてみた!

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会社も大きくなってきて、段々と小口現金で営業さんの経費を処理するのも面倒になってきた・・・そんな時に導入を検討するのが、経費精算システムです。

経費精算システムには、単に精算がシステム上で出来るもの、カスタマイズをして会計システムへデータ連携ができるもの、さらにはICカードをタッチするだけで精算が出来るものなど、様々な種類があります。

そこで本記事では、安価でGsuiteやSalesforceなどの有名グループウェアに連携出来る経費精算システム「rakumoケイヒ」の機能や価格、さらには口コミや評判までご紹介します。

私も上場企業で複数年経理部として勤務し、経費精算システムの入替も経験していますが、経費精算システムの導入は営業部、経理部、情報システム部など複数部署をアサインして要件定義をしなければならず、

また、直接的なコストメリットが見えづらいことから、上層部から導入コストのディスカウントを求められ、「理想通りの機能が付けられない・・・どうしよう」など非常に悩みました。

rakumoケイヒとは?

rakumoケイヒ は「仕事をラクに。オモシロく。」をコンセプトに、オフィスの生産性を向上させるクラウド拡張製品「rakumo」の提供する経費精算システムです。NAVITIMEとの連携による、乗換情報の自動計算や定期区間の自動排除など便利な機能を有しております。

また、元々がGsuiteの拡張製品であることから、既にGsuiteを導入している企業であればシステム部門/経理部門担当者に余分な負担がかからないのも特徴です。

rakumoケイヒの価格

rakumoケイヒは初期費用0円で1アカウント300円から利用できます。また、1アカウント600円の「rakumoケイヒパック」を選択すれば、Gsuite/Salesforce拡張製品という利点を活かしたカレンダーやワークフローなども利用できるパックが存在します。

rakumoケイヒの5つのメリット

メリット① 大手グループウェアとの連携

Gsuiteとの連携

rakumoケイヒは、そもそもパッケージソフトではなく、クラウド拡張製品のため、GsuiteやSalesforceなどのグループウェアの機能拡張というものになります。

よって、新たに導入を検討する際でも、一から自社イントラシステムとの要件定義をする必要がなく、既存のグループウェアに追加を行うため、システム導入する際に、システム担当者と経理担当者の手間が格段に省けることや、前述のグループウェアがあれば、初期費用0円でランニングコストのみで使用できるため、導入コストも少なく済むというメリットがあります。

メリット② スケジューラー/NAVITIMEとの連動

rakumoカレンダーとの連携

通常の経費精算システムですと、往訪→帰社→申請→承認→経費計上→支払というフローが一般的ですが、rakumoケイヒはクラウド拡張製品の強みを活かし、スケジューラー上での入力で経費精算が完了します。

スケジューラー上で往訪先〜帰社までの交通情報を入力することで、NAVITIMEを通じて定期区間を自動排除した交通費を計算し、自動で申請フローに乗せてくれます。これにより、営業担当者は申請にかかる余計な手間がなくなり、営業活動に専念できますし、経理担当者は伝票を見ながら、「この人は定期圏内が〇〇〜〇〇までだから、往訪先までの実際の交通費から差し引いて・・・」なんて確認の手間が省けます。

 

実際に経理担当をしていると、この確認の手間が省けるだけでかなり助かると思います。会社としては、定期代を支給しているのに、定期区間まで経費精算をされるのは、少額ながら無駄なコストであり、徹底した確認が求められます。自動で計算してくれることでここの確認作業が無くなるので、経理部の生産性向上に繋がります。

メリット③ ワークフローの使いやすさ

rakumoワークフロー

rakumoケイヒは、専用のワークフロー上にコメント機能がついているため、営業担当者から自動で上がってきた申請(経費精算書)に対して、ワークフロー上でコメントを付け、差し戻しを行うことが出来ます。

管理職を悩ませる原因の一つである、「差し戻し」。経費精算書を見て、金額/日付が違うと担当に連絡して、申請を出し直しさせて・・・管理職本来の業務開始が遅れてしまうなんてことも多々あると思います。

また、請求書を作成する部署と送付する部署が異なる会社などは、逐一確認していた作業がなくなり、ワークフロー上で請求〜入金完了までが確認できるため、非常に便利ですね。

この機能を活用することで、大幅に事務作業時間を削減でき、本来の業務に集中出来ます。

メリット④ 会計システムとのCSV連携

rakumoケイヒは月々の経費精算データをCSVにより出力し、会計システムへ連携を行うことが出来ます。さらに、マスタ設定により、CSV出力項目を変更でき、かつ会社独自の勘定科目の設定が出来ます。

経理担当者が一番心配する会計システムへの連携。せっかく経費精算システムを入れたのに、フォーマット以外の勘定科目で連携できず、一旦仮勘定で連携して、会計システム内で振替・・・なんて辛い経験があるかと思います。

柔軟にマスタ設定が出来るrakumoケイヒならそんなお悩みも無くなり、月初の作業を効率化できますね。

メリット⑤ 電子帳簿保存法への対応

rakumo電子帳簿保存法

rakumoケイヒは領収書添付機能という機能を有効にすることで、画面上で領収書と申請内容の突合が出来ます。(※電子帳簿保存法対応はオプション機能になります。)

電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子データにより保存することを認めた法律です。企業としては、紙媒体の保存コストや紛失リスクを考えると是非適用したい法律ですね。ところが、適用しようとしても、経費精算システム上に領収書ファイルが保存できない、結局紙の領収書をスキャンして二度手間など弊害があるのも事実です。

rakumoケイヒはスマホ撮影による経費精算申請、領収書データの保管を可能にしているため、電子帳簿保存法に容易に対応出来ます。

rakumoケイヒの2つのデメリット

デメリット① GsuiteやSalesforceなどグループウェアの導入が必須

rakumoケイヒは拡張製品である特徴から、上記のグループウェアがないと稼働しません。

元からグループウェアを使用している企業は導入コストが削減できますが、使用していない企業は、グループウェアの導入からスタートになってしまいます。導入時には、削減できるコストとグループウェア導入コストの割合をしっかり確かめる必要がありそうです。

デメリット② CSV出力は万能ではない

会計システムへの連携として付いているCSV出力機能ですが、柔軟に対応は出来るもののやはり万能ではありません。

あくまで経費精算の内容をCSVで出力するだけの機能のため、会計システム上のCSV取込みフォームに合わせる必要があります。会計システム上のフォームがrakumoケイヒのフォームと同一又は近似であれば問題ありませんが、そうでない場合はマクロ等による改変や会計システムのCSVフォームをカスタマイズする必要があります。

rakumoケイヒの評判、口コミは?

ネット上の導入事例や口コミを見てみると、

クラウドサービスということで使い始めは不安だったが、想像以上に効率化に役立った。何より、交通費の精算がスピーディ。どこからでもアクセスできるのも便利。カレンダーと連携できるので、経費精算漏れも無くなり、従業員全体からも好評。
費用も程よくカレンダーやワークフローなどの他の製品と一緒に導入すると安くなる点が評価できる。インターフェイスは分かりやすいと感じた。
「責任と権限」に関する組織浸透補助ツールとして、また、内部監査でも必要なデータがすぐに取り出せるなど導入効果の高いサービスだと思います。

引用元:https://boxil.jp/service/931/
引用元:https://rakumo.com/casestudy/shikigaku/

などポジティブな意見が多かったです。一方で、

残念ながら、入力を効率化する機能が乏しく、ICカードの読込なども面倒だった。また、会計ソフト形式でデータが出力できないため、自分でフォーマットを月末に揃える必要がありそうだった。

利用するためにはG Suiteの導入も必要だとかで断念。ワークフロー単体で購入したかったのですがちょっと気軽に購入するには使い勝手が悪いかな?と感じました。

引用元:https://boxil.jp/service/931/
引用元:http://www.koutsuhi-adjustment.com/system/rakumo.html

などネガティブな意見もありました。

rakumoケイヒを導入するのがオススメな企業は?

ここまでの情報をまとめると、

  • Gsuite、Salesforceグループウェアをもっと活用したい
  • 営業担当者の往訪が多く、経費精算処理に時間を取られている
  • 資金面でまだ余裕がなく、導入コストを少なくしたい

上記のニーズがある企業は、rakumoケイヒを導入することで、よりメリットを享受できるのではないでしょうか。また、rakumoはケイヒだけでなく、ワークフロー、カレンダー、ボード等も連携できるので、経理部門のみでなく全社最適を目指すのであれば、導入検討することをオススメします。

終わりに

経費精算システムは様々な種類がありますが、自社の状況に合わせて一番コストメリットを取れるシステムを導入したいですね。本記事が導入検討時の一助になれば幸いです。

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参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


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