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初期設定の代行サポートがある経費精算システムを選ぶべき3つの理由!

経費精算システムの導入を検討されていませんか?
しかし、導入後の業務フローの構築や社内システムの連携、初期設定など.. が面倒で検討が進んでいない。
そんな企業も多いのではないでしょうか?

経費精算業務は、経理部門の業務として基本中の基本です。経理部門の役割であるミス・不正の防止などの統制機能や勘定科目や期間案分など経理オペレーション機能に密接に関連したとても重要な業務です。反面、紙ベースやハンコ等のオペレーションでは、証拠書類の添付などもあって、とても面倒で工数がかかる業務となっています。

最近では、最新のIT技術を使った色々な経費精算システムが提供されています。本稿では、システム導入にあたり直面する課題を踏まえ、システム導入時に必要な初期設定について、代行サポートを選ぶべき3つの理由をご紹介します。

経理部の作業時間90%削減!「Dr.経費精算」

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経費精算とは?どのような業務内容?

経費精算業務とは、全ての社員に関わってくる業務です。社員が会社内で色々と活動する中で立て替えた費用をその社員に払い戻す一連の作業を意味します。

会社にとって、社員に精算する交通費や交際費などは、「経費」になりますので、会社ごとのルールに従い、申請・承認・支払など多段階のプロセスを経るのが一般的です。しかし、不正やミス・ダブりなどが発生する可能性もあり、承認者や経理部門の大きな負担にもなっています。

経費精算システムとは?何ができるのか?

経費精算システムとは、経費精算業務に要する面倒な作業を大幅に削減し、経理部門だけでなく、全社員の業務効率化をサポートするシステムです。

最近、経費精算システム特にクラウド系のシステムが色々と出回っています。最新のIT技術を活用して利用者のストレスを軽減し、経費精算業務に関連する一連の業務の自動化・効率化を実現しています。領収書などをスマホなどで写真を撮り、回送するだけの申請者の処理が終了する非常に手軽な経費精算システムも登場しています。

以下の画像は「通常の経費精算フロー」と経費精算システム「Dr.経費精算」導入後のフローを比べた図です。
多くの工数がかかっていた業務がDr.経費精算の導入により大幅に減ったことがわかります。

このように業務の効率化を行うことができるのが経費精算システムです。

◆経費精算システム導入前と導入後のフロー

導入フロー

【出典】「Dr.経費精算」

システム導入時に直面する3つの課題

事務工数が大幅に削減されるなど投資効果が期待できる経費精算システムですが、導入に際しては、現実的な3つの課題があり、導入に中々踏み切れない企業も少なくありません。

課題① 経営層の納得・現場の説得が必要

システム導入にあたり経営層が期待するのは、「投資効果がどれくらいでるのか?」です。

経費精算システムの導入により期待される効果は
①経費精算業務の工数削減
②不正やミス・ダブりの防止
③ルールの見直しなどによる「経費」の削減などがあります。

多くの企業では、システム導入にあたり、稟議を起案することになるかと思いますが、それぞれの効果の定量的な目標を設定することは、とても大変です。

特に、ルールを見直して「経費」自体を削減することを求められた場合、現場の反発を招きかねません。例えば、旅費規程の見直しなどを求められたらそれだけで頭を抱えてしまいます。

「改善」ではなく「改革」を求める経営層と現状の延長線上の仕組みを求める現場と上手く折り合いをつけるシナリオ作りと合意形成が必要となります。そのためには、同規模他社や同業種他社の事例と自社を比較し、問題点を洗い出すと同時に解決の方向性を明らかにしておくことがポイントとなります。

課題② 一定のITスキルが必要

導入リーダーや会社全体のITスキルも導入の際の障害となる可能性があります。ITの知識が充分でない人にとっては、最新のIT技術を利用した経費精算システムは、用語自体が大きな壁になります。「API連携」「クラウド」「オンプレ」等々耳慣れない用語に接してしまうとその言葉自体で躓いてしまいます。

ITスキルが充分でないと最適なシステム選択や初期設定など導入に向けた作業がとても困難なものとなります。

また、従業員の平均的なスキルも考慮する必要があります。特に、パソコンやスマホに不慣れな幹部社員など(紙やハンコにこだわる人多いですね)に対しては、充分な導入教育やQA対応の仕組みを考える必要があります。

課題③ 導入後の運用が心配・初期設定が大変

経費精算システムを導入した後でも、システムをきちんと廻していくための運用体制の構築が大切なポイントとなります。

経費精算システムは、人事異動、組織変更、旅費規程などが行われると、承認ルートの変更やチェックルールなどの見直しが必要となります。

経費精算システムは、会計システムなど部門に閉じたシステムでなく、全社員が利用するシステムです。設定のミスなどで全社的に大きな影響がありますので、混乱が発生しないようシステム運用に万全を図る必要があります。

導入にあたっては初期設定の代行サポートを選択すべき3つの理由

システム導入に当たり直面する3つの課題。
うまく導入できるかどうかに不安を感じる場合には、解決策として、初期設定の代行サービスを活用することがオススメです。

前述した「Dr.経費精算」は、初期設定の代行サービスなど手厚いサポート体制で高い評価を得ています。

理由① 第三者の専門家の知見を取り入れることができる

笑い話のようですが、「経費精算システムを導入したものの、システム上の処理を行いつつ、相変わらず申請書などを打ち出して押印し回送している」企業もあります。

自社独自でシステム導入を行うと今までのルールやオペレーションを改善することができない可能性があります。経営層の望む「業務改革」での導入ではなく、現在の延長線上のルールなどに沿った導入となり、結果として満足のいく効果を得ることができません。

有力なITベンダーは、システム導入にあたり、システム選定方法、運用体制の検討、システムの設定などを支援する体制が整っています。業務ノウハウやITスキルの高いコンサルタントがヒアリングなどにより自社の現状を分析し、同業や同規模事業者などの導入事例を踏まえ、自社に最適な提案をしてくれます。

その提案を基にシステムの初期設定を委託することにより、現状の延長線ではなくより改善された経費精算業務(ベストプラクティス)を構築することができるようになります。

理由② 結果的に導入コストが下がる、初期設定は意外と面倒

システム初期設定は、結構面倒なケースも少なくありません。特に、最近の経費精算システムは、各カードとのAPI連携など最新のIT技術を取り入れており、ITスキルがそれほど高くない場合、初期設定自体に大幅な時間を費やしてしまう可能性があります。

カスタマイズも中々面倒です。フォーマットや承認フローを柔軟に変更できるのはとても魅力的ですが、自社で設定するとなると結構時間を要してしまいます。

一番心配なことは、初期設定にミスや漏れ・ぬけが発生すること。経費精算システムはほぼ全社員の利用するシステムですので、初期設定のミスなどの影響範囲はとても大きくなり、全社規模の混乱が発生する可能性もあります。また、手直し作業やQA対応など不要なコストが発生し、結果的に導入コストが増加することになりかねません。

初期設定の代行をお願いすると設定ミスなどの可能性もほとんどなくなり、また、ITベンダーの提供する従業員向けQA対応などを併用すると導入コストが下がることが期待できます。

理由③ 継続的な支援を受けることができる

経費精算システムの特徴は、全社員のシステム基盤であること。そのため、人の入れ替わりや組織変更、人事異動などの影響を受けます。設定の見直しやマスターの更新が頻繁に発生するシステムです。導入時に自社で設定作業など何とか対応しても、継続的なメンテナンスはIT部門がいないとなかなか難しいのが現状です。特に導入メンバーなどが異動してしまうと新たな人は一から勉強する必要がありとても大変です。

初期設定を含む導入支援をITベンダーにお願いしているとアフタサポートが充実することが期待でき、運用開始後のコスト増加やミス・混乱を防ぐことができます。

初期設定から導入後の支援までサポートを受けられるのはDr.経費精算だけ

初期設定から導入後の支援まで包括的にサポートを受けられるのはDr.経費精算だけです。

具体的には、導入前から専任のコンサルタントが付き、
「導入にあたってどのようなシステムとの連携が必要なのか?」
「人事マスタとの連携方法はどうするのか」
「新入社員の登録時の運用方法」

など必要なことを洗い出し、システムの設定などを代行で行います。

また、導入後も従業員の説明会を実施したり、会計連携などの仕様変更など経理担当者によりそってサポートをいたします。

このような作業を他サービスで行おうとすると数百万円、数千万円と非常に高額な金額を請求されます。
また、きめ細やかなサポートを行っていないベンダーも少なくなりません。

導入にあたってこのようなサポートを活用して、まずは運用を軌道に乗せることがオススメです。

詳細は下記ページをご覧ください。

サポート体制

出典:Dr.経費精算サポート体制

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