電子帳簿保存法のよくあるQ＆A！保存期間はいつまで？
「経費精算の入力ミスが多い・・」
そんなお悩みを抱える方には『Dr.経費精算』がおすすめ！
ペーパーレスの時代においても、経理にまつわる書類は増える一方。
私は以前上場企業での経理部門におり、決算の担当を3年間していました。決算が一通り終わると、会計システムで入力した総勘定元帳をひたすら印刷＆ファイリングする作業……。
「どうせ誰も紙の帳簿なんて見返さないのに…」と思いながらする作業は悲しいものでした。
しかし、電子帳簿保存法の改正もあり、電子帳簿保存の申請を検討する会社も増加するでしょう。
そして電子帳簿保存で本当にネックになるのは、社内の反発・現状維持を望む抵抗勢力です。
これまでは領収書の原本を見て会計システムに入力し、出力した伝票に領収書を貼り付ければOKだった業務に、領収書スキャンを誰がいつするの？と揉めます。
こんな不安を解決するDr.経費精算という経費精算システムもご紹介します。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、コンピュータを使用して作成した帳簿や書類の電磁的記録(データ)があれば、保存が義務付けられている紙での保存の代わりとなることを定めた特例です。
領収書など帳簿関連書類の電子化が認められ、原本を破棄できるようになりました。
詳細は下記記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
電子帳簿保存法の保存期間・年数を解説！
青色申告法人の場合の保存期間
押さえておきたいのは帳簿書類の保存を何年間する義務があるかということです。青色申告法人の場合は以下となります。
| 帳簿書類 | 保存期間 | |
| 帳簿 | 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など | 7年 (欠損金の生じる年度は10年間) |
| 書類 | 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など |
(国税庁ﾀｯｸｽｱﾝｻｰより https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm)
帳簿書類の保存方法による保存年数の違い
帳簿書類の保存方法による、保存年数の違いもまとめてみます。
原則は帳簿書類を紙で保存することですが、4年目や6年目移行にマイクロフィルムによる保存に切り替えることや、電子帳簿保存法を申請し、初年度から電子データの保存にすることができます。
| 1年目〜 | 4年目〜 | 6年目〜 | ||
| 保存方法 | ||||
| 原則 | 帳簿書類 | 紙 | ||
| 原則＋マイクロフィルム | 帳簿書類 | 紙 | マイクロフィルム | |
| 帳簿書類のうち一定の書類(注文書、見積書やその写し、契約申込書など) | 紙 | マイクロフィルム | ||
| 電子帳簿 保存法 | 帳簿、 書類のうち決算関係及び取引関係書類(自社発行) | 電子データ | ||
| 書類のうち取引関係 | スキャナ読み取りの電子データ | |||
保存期間が7年や10年ともなると、保存場所の確保や、それに対しての管理の人員も必要です。電子帳簿保存法を活用することで、これらに使っていた場所や人員をより有意義な業務に充てることができます。
電子帳簿保存法のよくあるQ＆A・質問集
電子帳簿保存法の疑問点をQ＆Aにまとめました。
＜概要編＞
| Q1．電子帳簿保存法で何が変わるの？ |
| A1．電子帳簿保存法は、コンピュータを使用して作成した帳簿や書類の電磁的記録(データ)があれば、税法などで保存が義務付けられている書類(紙)の保存の代わりとなることを定めた特例です。この特例をうまく活用することで、保存の効率化や作業人員の削減、保存場所を減らすことができます。 |
| Q2．どうやったら始めれるの？ |
| A2．「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を記入し申請を行います。申請時には使用している会計ソフトに電子帳簿保存法が要件にしている機能が備わっているかをチェックする必要があります。 |
| Q3．「帳簿」や「書類」って何？ |
| A3．電子帳簿保存法に「帳簿」や「書類」という言葉がよく出てきますが、以下の区分になります。 【帳簿】仕訳帳、総勘定元帳、売掛元帳などのその他帳簿 【書類】棚卸表やBS・PLなどの<決算関係書類>、注文書や契約書等の<取引関係書類> |
| Q4．自社にできるか不安。何から手をつけたらいい？ |
| A4．帳簿電子化の検討は1.どの帳簿・書類を電子化するかを決め、2.会計システムが要件を満たすか確認しましょう。そして3.業務の流れがどう変わるかシミュレーションし、4.税務署へ申請を行います。 |
| Q5．市販の会計ソフトを使えば、電子での保存が認められる？ |
| A5．認められるとは限りません。会計ソフトが訂正や削除の履歴が残って後から参照可能かなど要件があります。 |
| Q6．税務署への申請はいつまでにしなければいけない？ |
| A6．開始日の3カ月前までに申請しなければなりません。3月決算会社が4月1日から適用させたい場合は前年の12月31日までに申請を行います。 |
| Q7. 申請したが、やはり従来通りの紙での保存にすることに。電子保存をやめることは可能？ |
| A7．可能です。「取りやめの届出書」を提出します。 |
| Q8．e-文書法と電子帳簿保存法はどんな関係？ |
| A8．e-文書法は税法に限らず全ての行政手続を電子化対象としています。それに対して電子帳簿保存法は税法が規定する帳簿保存に対しての特例です。 |
＜スキャナ保存編＞
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会計ソフトを使用していれば帳簿は電子化されていますが、請求書や領収書などは紙でのやり取りがまだまだ主流。そこで、スキャナを利用し紙をデータ化することも電子帳簿保存法で認められています。
| Q1．スキャナ保存できる対象は何？帳簿や伝票、領収書全てが対象？ |
| A1．注文書や契約書等の取引関係書類がスキャナ保存の対象となります。仕訳や総勘定元帳などの帳簿、BS・PLなどの決算関係書類はスキャナ保存対象外です。 |
| Q2． 「スキャナ」は専用のものを用意しないといけないの？ |
| A2．原稿台と一体になったスキャナのみが認められていましたが、平成28年9月30日以後に行われた承認申請については、例えば、スマートフォンやデジタルカメラ等についても、必要なスペックがあれば「スキャナ」に含まれることになります。 |
| Q3．取引先によって請求書等を電子保存にしたり、紙保存にしたりできるの？ |
| A3．できます。取引先ごとに管理しやすい方法で行いましょう。 |
| Q4．スキャナ保存で気を付けることは？ |
| A4．スキャナでデータを保存し原本を破棄することは、従来の原本での保存に比べて改ざんが行いやすくなります。改ざんが行われないよう、スキャナ保存をするには5要件があります。 1.訂正・削除履歴の確保 2.相互関連性の確保 3.関係書類等の備付け 4.見読可能性の確保 5.検索機能の確保 これらの要件を満たすためにタイムスタンプの付与やスキャナ保存の事務処理方法を検討する必要があります。 |
| Q5．適正事務処理要件ってなに？ |
| A5．スキャナ保存が適切に行われるように以下の要件があります。 ・相互けんせい(相互に関連する事務は別の人が行う) ・定期的な検査(事務の処理内容を確認する検査を定期的に行う) ・再発防止(事務処理に不備があれば原因究明や改善を行う体制がある) 小規模企業には一部免除の特例もあります。 |
| Q6．領収書をスキャナ保存する場合のタイムスタンプの期限はいつ？ |
| A6．タイムスタンプの付与は、スキャンして入力の確認を終えた時点で行います。 領収書を受領した本人がスキャンする場合は、領収書を受け取ってから3日以内に行います。 |
| Q7．スキャナで電子保存したら、原本はすぐに捨ててもいいの？ |
| A7．適正事務処理要件にある「定期的な検査」を最低限1年に1回以上行う必要があります。この検査の終了後に原本を破棄すれば問題ありません。 |
「帳簿・書類」と「電子データ保存・スキャナ保存」の関係を表にしました。
| 電子データ保存 | スキャナ保存 | ||
| 帳簿 | 〇 | × | |
| 書類 | 決算関係 | 〇 | × |
| 取引関係(自社が発行したものの控え) | 〇 | 〇 | |
| 取引関係(受領) | ー | 〇 | |
電子帳簿保存法のデメリット・よくある障壁
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電子帳簿保存法を活用するにあたり、特にスキャナ保存も行う際は社内業務の見直しが迫られます。例えば量も多い領収書は、誰がスキャンするのか。経理部がまとめてスキャンを行うのか、経理部ではなく精算者本人がスキャンを行うのか……
私が以前いた会社で電子帳簿保存法を活用するプロジェクトが立ち上がりました。
それまで経費の精算は、例えば営業部員が交際費の領収書を受け取ったら本人が会計ソフトに入力をして伝票を印刷し、領収書の原本は伝票にホッチキス留めで完了です。
これを電子帳簿保存法のスキャンでの領収書データ保存となると、会計ソフトへの入力も従来通り行い、さらに領収書をスキャンするという作業が増えます。
これまでホッチキス留めで良かったことが、領収書をスキャンして、会計ソフトの経費精算データに画像を添付して……ということで、経理部門以外の部門から大反対！
あえなく電子帳簿保存法のプロジェクトは頓挫しました。
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電子帳簿保存法対応のシステムとは？
電子帳簿保存法に対応の経費精算システムとして、「Dr.経費精算」を紹介します。
Dr.経費精算は領収書レシートをスマホ撮影・スキャナするだけで、99.9%の精度で自動入力がされます。
そのため、社員は領収書を撮影するだけ。電子帳簿保存法に対応すれば、そのまま原本を破棄をすることができます。
また、電子帳簿保存法において領収書を破棄するには、データの突合点検作業が必須です。
つまり、原本と入力された情報が一致しているかを確かめる作業です。
Dr.経費精算では、このようなデータ突合点検作業も代行して行います。
また、倉庫への領収書の保管・管理も行いますので、それらの手間も軽減されます。
詳細については下記公式サイトよりご覧ください。
資料も無料ダウンロードできます。
<Dr.経費精算／公式サイト
『Dr.経費精算 評判』について詳しく知りたい方はこちら
まとめ
いざ電子帳簿保存法を活用すると、考えなければならないことが多かったり、思っていたよりも業務の効率化ができそうにない……と頓挫してしまうかもしれません。しかし、うまくDr.経費精算などのシステムを活用することで、業務が効率化し、帳簿書類の保存場所に頭を悩ませることも無くなります。電子帳簿保存法を申請する準備は大変でも、一度軌道に乗れば業務が効率化され本業に集中することができます。
経費の教科書編集部です。経理担当者のお悩みを解決するべく、日々お役立ち情報を配信していきます。
