電子帳簿保存法のよくあるQ＆A！保存期間はいつまで？

会計ソフトを使用していれば帳簿は電子化されていますが、請求書や領収書などは紙でのやり取りがまだまだ主流。そこで、スキャナを利用し紙をデータ化することも電子帳簿保存法で認められています。

「帳簿・書類」と「電子データ保存・スキャナ保存」の関係を表にしました。

電子帳簿保存法を活用するにあたり、特にスキャナ保存も行う際は社内業務の見直しが迫られます。例えば量も多い領収書は、誰がスキャンするのか。経理部がまとめてスキャンを行うのか、経理部ではなく精算者本人がスキャンを行うのか……

私が以前いた会社で電子帳簿保存法を活用するプロジェクトが立ち上がりました。

それまで経費の精算は、例えば営業部員が交際費の領収書を受け取ったら本人が会計ソフトに入力をして伝票を印刷し、領収書の原本は伝票にホッチキス留めで完了です。

これを電子帳簿保存法のスキャンでの領収書データ保存となると、会計ソフトへの入力も従来通り行い、さらに領収書をスキャンするという作業が増えます。

これまでホッチキス留めで良かったことが、領収書をスキャンして、会計ソフトの経費精算データに画像を添付して……ということで、経理部門以外の部門から大反対！
あえなく電子帳簿保存法のプロジェクトは頓挫しました。

電子帳簿保存法対応のシステムとは？

電子帳簿保存法に対応の経費精算システムとして、「Dr.経費精算」を紹介します。

Dr.経費精算は領収書レシートをスマホ撮影・スキャナするだけで、99.9%の精度で自動入力がされます。

そのため、社員は領収書を撮影するだけ。電子帳簿保存法に対応すれば、そのまま原本を破棄をすることができます。

また、電子帳簿保存法において領収書を破棄するには、データの突合点検作業が必須です。
つまり、原本と入力された情報が一致しているかを確かめる作業です。

Dr.経費精算では、このようなデータ突合点検作業も代行して行います。
また、倉庫への領収書の保管・管理も行いますので、それらの手間も軽減されます。

詳細については下記公式サイトよりご覧ください。
資料も無料ダウンロードできます。

まとめ

いざ電子帳簿保存法を活用すると、考えなければならないことが多かったり、思っていたよりも業務の効率化ができそうにない……と頓挫してしまうかもしれません。しかし、うまくDr.経費精算などのシステムを活用することで、業務が効率化し、帳簿書類の保存場所に頭を悩ませることも無くなります。電子帳簿保存法を申請する準備は大変でも、一度軌道に乗れば業務が効率化され本業に集中することができます。