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経費精算・交通費精算を劇的に効率化する3つの方法!

経理の皆さんは、経費精算をもっと効率的に行いたいとお考えではないでしょうか。

経費精算業務は、一件を処理する時間は少なくても、合計すると実はかなりの時間を取られています。申請が来るたびに他の業務を中断したり、月末になると山のように申請されてきて、決算業務にも影響が出てしまうこともあるかもしれません。

この記事では、経費精算・交通費精算を効率化する方法をご紹介していきます。テンプレートの作成、領収書の画像化の他、今は経費精算システムを使って効率化している会社がどんどん増えてきています。

ちなみに筆者である私は、税理士事務所勤務を経て、電子部品メーカーの経理部として3年間働いてきました。本記事での大きな課題の一つである、システム変更による社内ルールの徹底化についても経験があり、こちらについても説明いたしますので、ご参考頂ければと思います。

経費精算や交通費精算に時間がかかってしまう3つの理由

経費精算とは、社員が交通費や交際費など、会社の経費となるものを会社に代わって支払い、後から会社に請求することです。

申請には指定のフォーマットに記入し、領収書とともに上長へ申請、承認後経理がチェックしたのち仕訳を入力していくという流れが主かと思います。この流れの中で、経費精算に時間がかかってしまう理由がいくつかあります。

①申請フローがスムーズにいかない

経費精算をするには複数人の申請と承認が必要となります。

まず申請者ですが、経費精算は事務的業務という意識が強いため、後回しにすることが多いです。したがって期限ギリギリにまとめて申請、ということもあります。

その後上長の承認が必要ですが、出張など不在にしている場合、承認できずストップしてしまいます。そうして結局経理まで来るのにかなりの時間がかかってしまう場合もあります。

②金額を調べるのに手間がかかる

交通費を精算する場合、駅から駅までの運賃を調べて記入しなければなりません。

一度取引先へ行く前にルート検索はするものの、交通費精算をする時になってから再度同じように検索する、という効率の悪い方法を行っている人も多いです。

その後経理がチェックのために同じように運賃を調べているのであれば、無駄な時間はどんどん増えていきます。

③社内ルールが徹底されていない

申請者が経費精算のルールを理解していないことがあります。

例えば滅多に経費精算をしない人が申請をしなければならなくなった時、方法を自分で調べたり、周りの人に聞いたりして、時間がかかってしまいます。

また、経費精算に慣れている人であっても、やり方が間違っている場合も多いと思います。経理の皆さんならお分かりでしょうが、記入する部分が違っているなど、間違った方法で申請されてくることは意外と多いです。

それを直してもらうことも手間になりますし、もしかしたら間違いがあまりにも多いので、原本を見ながら経理で直してしまうこともあるかもしれません。その場合は次回も同じように間違ったまま申請されてきてしまいます。

経費精算・交通費精算を効率化する3つの方法

それではどのような方法で経費精算を効率的に行うことができるのでしょうか。経費精算を効率化するには、申請者、承認者、経理担当者それぞれの負担を減らすことが大切となります。

①Excelでテンプレートを作る

Excelで経費精算のテンプレートを作って、全社員に使用してもらうことも1つの方法です。

VBAやマクロなどで工夫すれば、ある程度効率的にすることができるでしょう。しかし、細かい計算や最終的な仕訳は経理担当がしなければなりません。

さらに、ロックしていないセルを変更されてしまい見づらくなってしまったり、フォーマットが変更になったにも関わらず過去のファイルをそのまま使っていたりと、社内の統制に注意しなければなりません。

②PDFによる承認とする

上長の印鑑をもらった後、社内便で原本を送って経理がチェック、という流れになっている場合は、PDFでの承認フローを作ってみてはいかがでしょうか。

平成27年、28年に改正された電子帳簿保存法によって、領収書などが一定の条件を満たせば画像として保存しておくことにより破棄できるようになりました。

パソコン上で承認が完了するため領収書の整理も必要なく、出張先でも確認することができるようになります。

③経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入し、効率化する方法があります。経費精算システムを使うと、運賃計算や仕訳を自動で行ってくれるので、かなりの時間を削減することができます。

ただ、自社でシステムを開発するには多くの費用がかかってしまいます。しかし最近はクラウド上で経費精算が行えるシステムが増えてきました。カスタマイズができないことやセキュリティの強化など課題はありますが、それをふまえてもメリットが大きいため、近年は有名企業でもクラウドの経費精算システムを利用しはじめています。

各会社で機能などが異なるので、どのシステムが自分の会社に合うか、しっかりと検討した上で選択することが大切です。

下記で日本国内で流通しているほぼすべての経費精算サービスを比較しておりますので、ご参考下さい。

【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

経費精算を効率化した企業の3つの事例

近年経費精算システムを導入し、効率的に業務を行っていく企業が増えてきました。実際に経費精算システムを導入している企業の声をいくつかご紹介します。

①株式会社ヒト・コミュニケーションズ

導入システム名「楽楽精算」

「まず、入力ミスが激減しました。これまでは各部署からあがってくる経費精算用紙をもとに、記載されている内容を経理が管理システムに1つずつ手入力していたため、入力ミスや入力漏れが発生していました。しかし「楽楽精算」を使えば、各社員からあがってくる申請内容を、経理は入力し直す必要がありません。必然的にミスは減りました。

また、「楽楽精算」は申請者が選択した費用項目を、勘定科目に自動で紐づけてくれる機能があります。この機能のおかげで、経理が仕訳作業をする必要がなくなり、大幅な時間短縮につながりました。」

引用:交通費・経費精算システム「楽楽精算」>導入事例 >株式会社ヒト・コミュニケーションズ様

②有限会社アヴァンデザイン研究所

導入システム名「J’sNAVI NEO」

「手書き伝票を一枚一枚入力する必要がなくなり、スタッフがPCやタブレットで入力した内容や承認事項と請求データを連携させることができたので、一件あたりの作業時間はかなり減りました。移動経路と交通費がすぐにわかる、というのもいいですね。調べる手間がかからないため、その面でもかなり効率が良くなりました。」

引用:経費精算システム:HOME>導入事例>経費精算に関する仕事が 60~70%も削減できました

③株式会社亀屋万年堂

導入システム名「eKeihi」

「今は、申請内容が承認されたものはシステム上で会計処理がされ、立替者の個人口座へ直接振り込まれるようになりました。担当者が大金を持ち歩くことはほとんどなくなり安心しています。立て替えてもらった会社のお金は早く返したいので、滞りなく支払えると気持ちも楽です。精算分の振込日は月3回に増やせました。」

引用:ホーム>USER’S VOICE>株式会社亀屋万年堂 様

社内周知のためには

どのような方法を選ぶにしても、今までのやり方を変えることになると思います。そうすると出てくるのが、社内周知の問題です。人は変化をあまり好まない傾向にあるため、新しい方法に変えることになった場合、不満が出たり、中々浸透しなかったりすることもあるでしょう。

私も経理システムを変更するプロジェクトに携わっていた時には、他部門との連携に大変苦労しました。以下、私自身の経験から、社内ルールを変更する際にすべきことをまとめました。

①関係部門への事前のヒアリングはしっかりと

経費精算を効率化するには、経理担当者の業務はもちろんのこと、申請者や承認者の業務改善も必要となってきます。したがって関係する部門に現在の経費精算の方法の問題点、要望などをしっかりヒアリングすることが大切です。

それらを受け止めた上で、どの方法が一番適しているか検討する必要があります。効率化のためにいざルールを変えてみたけれど、結局1つの部門の仕事が楽になっただけだった、ということになってしまうと、変更する意味があまりなくなってしまいます。

②周知のための教育は時間をかけて行う

新しい方法になるというだけで拒否反応をおこす人もいます。効率化の手段が決まったら、導入前に関係者に向けてしっかりと教育を行ってください。

マニュアルを作って配るだけではなく、関係者を集め対面で話し、疑問点があったらその場で解決していくようにしましょう。また、その際、実際に新しい方法を試してもらうと、よりイメージしやすくなります。

③導入後のサポート体制を整える

導入前に十分すぎるほど教育を行ったとしても、導入後には何かしらの問題が出てきます。その場合のサポート体制をしっかり整えておくことが必要です。

経費精算システムでは電話やメールで問い合わせを行ってくれますが、一次受付は経理するなど、社内の問い合わせフローを決めておく必要があります。また、事前によくある質問集を作成しておいたり、問い合わせ用のフォーマットを作っておくなどすれば、問い合わせ数もある程度は減らすことができます。

まとめ

経費精算は工夫をすれば劇的に効率化することができます。
クラウドの経費精算システムは大変便利であり、今後どんどん主流になっていくでしょう。ただ様々な種類があるため、どのシステムが自分の会社に合っているか、よく検討して見極めることが必要となります。

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参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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