最高評価の経費精算システム「Dr.経費精算」の詳細を見る

交通費精算・経費精算をグッと効率化する方法!おすすめアプリ3選

経理の皆さんは、面倒な交通費精算や経費精算をもっと効率的に行いたいとお考えではないでしょうか。

交通費精算・経費精算業務は、一件を処理する時間は少なくても、合計すると実はかなりの時間を取られています。申請が来るたびに他の業務を中断したり、月末になると山のように申請されてきて、決算業務にも影響が出てしまうこともあるかもしれません。

この記事では、経費精算・交通費精算を効率化する方法をご紹介していきます。
交通系ICカードとの連携や定期区間の自動計算機能などアプリやシステムを利用することで、効率化に成功している会社がどんどん増えてきています。

ちなみに筆者である私は、税理士事務所勤務を経て、電子部品メーカーの経理部として3年間働いてきました。

本記事での大きな課題の一つである、システム変更による社内ルールの徹底化についても経験があり、こちらについても説明いたしますので、ご参考頂ければと思います。

経理部の作業時間90%削減!「Dr.経費精算」

  この記事をお読みの方で、「経費精算システム」をお探しの方がいらっしゃいましたら、「Dr.経費精算」を検討してみましょう。下記のメリットがあります
  • 領収書を撮影するだけ!99.9%の精度で自動入力
  • 領収書の全件チェック・倉庫7年保管を代行!
  • 会計ソフトへデータを自動連携!チェックや手入力の手間がなくなる
 

交通費精算・経費精算とは?業務内容を解説

交通費精算・経費精算とは、取引先へ訪問した際の交通費など会社の業務上発生した費用を会社に申請する業務です。

現場の営業マンであれば下記のような業務内容となります。

・毎月の終わりに発生した交通費を計算。所定のフォームに記入し、上長に提出
・上長が内容を確認し、承認
・経理担当が内容を確認し、支払い処理を行う。

その際に、定期区間とかぶっていないか、経路の金額が正しいかなどを確認する必要があり、多くの時間がかかっています

経費精算や交通費精算に時間がかかってしまう3つの理由

経費精算とは、社員が交通費や交際費など、会社の経費となるものを会社に代わって支払い、後から会社に請求することです。

申請には指定のフォーマットに記入し、領収書とともに上長へ申請、承認後経理がチェックしたのち仕訳を入力していくという流れが主かと思います。この流れの中で、経費精算に時間がかかってしまう理由がいくつかあります。

①申請フローがスムーズにいかない

経費精算をするには複数人の申請と承認が必要となります。

まず申請者ですが、経費精算は事務的業務という意識が強いため、後回しにすることが多いです。したがって期限ギリギリにまとめて申請、ということもあります。

その後上長の承認が必要ですが、出張など不在にしている場合、承認できずストップしてしまいます。そうして結局経理まで来るのにかなりの時間がかかってしまう場合もあります。

②金額を調べるのに手間がかかる

交通費を精算する場合、駅から駅までの運賃を調べて記入しなければなりません。

一度取引先へ行く前にルート検索はするものの、交通費精算をする時になってから再度同じように検索する、という効率の悪い方法を行っている人も多いです。

その後経理がチェックのために同じように運賃を調べているのであれば、無駄な時間はどんどん増えていきます。

③社内ルールが徹底されていない

申請者が経費精算のルールを理解していないことがあります。

例えば滅多に経費精算をしない人が申請をしなければならなくなった時、方法を自分で調べたり、周りの人に聞いたりして、時間がかかってしまいます。

また、経費精算に慣れている人であっても、やり方が間違っている場合も多いと思います。経理の皆さんならお分かりでしょうが、記入する部分が違っているなど、間違った方法で申請されてくることは意外と多いです。

それを直してもらうことも手間になりますし、もしかしたら間違いがあまりにも多いので、原本を見ながら経理で直してしまうこともあるかもしれません。その場合は次回も同じように間違ったまま申請されてきてしまいます。

経費精算・交通費精算を効率化するためにはシステムの導入がオススメ!

それでは上記の課題をどのような方法で経費精算を効率的に行うことができるのでしょうか?
その答えは経費精算システム・アプリの導入です。

例えば、よくある「経路検索が面倒、定期区間の計算が面倒」という課題も経費精算アプリで解決可能です。
経費精算システムでは、ICカードをリーダーにタッチするだけで、利用履歴を交通費登録ができます。

そのため、運賃計算や仕訳を自動で行ってくれるので、かなりの時間を削減することができます。

その他にも駅名を入力すると、自動的に運賃を計算する機能も便利です。
下記記事でも詳細に解説していますのでぜひご参考ください。

交通費精算を全自動化し、圧倒的な業務効率化を実現する方法を解説

以上、紹介した機能をすべて兼ねそねえている経費精算システムは「Dr.経費精算」です。
SuicaやモバイルSuicaとの連携機能もあり、モバイルアプリからも利用可能です。(iOS, Android)

交通費精算・経費精算を効率化することで得られること

交通費精算・経費精算を効率化することで、大きなメリットとしては人件費の削減が挙げられます。

月末の経費精算で苦しんでいた営業マンは、経費精算だけに時間がとられなくなり、本業の営業活動に注力することができます。

一方で、経費の差し戻しや入力間違いに苦しんでいた経理担当者も経費精算にかける時間を大幅に削減し、
予実管理や経営判断に関わる業務に一層注力することができます。

このように交通費精算・経費精算を効率化することでより生産的な業務に集中することができます。

交通費精算・経費精算を効率化に成功した3つの事例

近年経費精算システムを導入し、効率的に業務を行っていく企業が増えてきました。実際に経費精算システムを導入している企業の声をいくつかご紹介します。

①株式会社ファンコミュニケーションズ

ファンコミュニケーションズ

株式会社ファンコミュニケーションズ様では、交通費精算が多く、毎回行き先を調べてエクセルで入力しており、非常に手間になってました。
行き先を調べてエクセルで入力する作業が手間でした。さらに、出張などにより上長が不在の場合は、ハンコがもらえず書類が止まってしまっていました。それらを解決したいと思い取り組みました

システム導入後、交通費に関しては圧倒的に楽になりました。弊社は新卒を採用して約5年目ですが、新卒の人などにヒアリングすると、彼らは若いので、スマホでできてしまう快適さが革命的だったようです。

交通費では、行き先を確認してその金額が正しいかどうかを比較していました。切符とICカードがありますが、大体皆ICカードのはずなのに切符の値段を書いている方がいたり、金額を間違えていることもありますし、そのような確認の手間は、システムを導入して不要になったので、そこは経理として圧倒的に削減された点です。

という声をいただきました。

引用元:https://www.keihi.com/316984

②株式会社ドーム

ドーム

株式会社ドームでは領収書とデータの確認の手間や管理会計システムへの連携に課題を抱えていました。Dr.経費精算の導入によって、領収書の手入力や糊付けが不要になりました。また、電子帳簿保存法にも対応し、社内のペーパレス化も進められています

もともと経費精算には課題を抱えており、導入前に全社でとった社員アンケートでは「領収書入力の糊付けが面倒」「入力作業がわずらわしい」「経費の入力画面がわかりづらい」「領収書の突き合わせが面倒」という結果が出ていました。

システム導入後に全社員にアンケートをとったところ、91%が負担が削減したという回答が得られました。9割の方に削減できたと実感ができたようです。

特に経費の申請者については手入力と領収書の貼り付けがなくなり、30分の作業時間が3分になったという実際の社員の声があったそうです。

引用元:https://www.keihi.com/316544

③ピュアリアルエステート株式会社

ピュアリアルエステート

株式会社ピュアリアルエステート様では、従来は従業員には利用した経費をExcelシートに入力してもらい、経理から月に一度精算していました。

しかし、従業員が記載を忘れてしまうことが多く、都度担当者へ確認する作業や、申請した交通費が正しいか確認する作業が非常に面倒でした。

経費精算アプリを導入し、営業側からは「経費精算が楽になった」という声が出ているようです。外出先から電車の中で経費精算ができるということで好評です。

Suicaとの連携機能のおかげで交通費精算は非常に便利になり、営業担当と経理担当者がyahooで経路検索する手間がなくなったそうです。

また、経理の目線から見ても他社と比べても「Dr.経費精算」の管理画面が非常に見やすかったことも大きな決め手でした。実際に導入してみて、すばらしいシステムということを実感しています。導入までのスピードも早く、導入から早速効果が出始めているようです。

引用元:https://www.keihi.com/316333

このような交通費精算・経費精算の業務の効率化に成功した事例集をまとめたものを下記から無料配布しております。ぜひご覧ください。

交通費精算の効率化を社内で進める上で気をつける3つのこと

どのような方法を選ぶにしても、今までのやり方を変えることになると思います。そうすると出てくるのが、社内周知の問題です。人は変化をあまり好まない傾向にあるため、新しい方法に変えることになった場合、不満が出たり、中々浸透しなかったりすることもあるでしょう。

私も経理システムを変更するプロジェクトに携わっていた時には、他部門との連携に大変苦労しました。以下、私自身の経験から、社内ルールを変更する際にすべきことをまとめました。

①関係部門への事前のヒアリングはしっかりと

経費精算を効率化するには、経理担当者の業務はもちろんのこと、申請者や承認者の業務改善も必要となってきます。したがって関係する部門に現在の経費精算の方法の問題点、要望などをしっかりヒアリングすることが大切です。

それらを受け止めた上で、どの方法が一番適しているか検討する必要があります。効率化のためにいざルールを変えてみたけれど、結局1つの部門の仕事が楽になっただけだった、ということになってしまうと、変更する意味があまりなくなってしまいます。

②周知のための教育は時間をかけて行う

新しい方法になるというだけで拒否反応をおこす人もいます。効率化の手段が決まったら、導入前に関係者に向けてしっかりと教育を行ってください。

マニュアルを作って配るだけではなく、関係者を集め対面で話し、疑問点があったらその場で解決していくようにしましょう。また、その際、実際に新しい方法を試してもらうと、よりイメージしやすくなります。

③導入後のサポート体制を整える

導入前に十分すぎるほど教育を行ったとしても、導入後には何かしらの問題が出てきます。その場合のサポート体制をしっかり整えておくことが必要です。

経費精算システムでは電話やメールで問い合わせを行ってくれますが、一次受付は経理するなど、社内の問い合わせフローを決めておく必要があります。また、事前によくある質問集を作成しておいたり、問い合わせ用のフォーマットを作っておくなどすれば、問い合わせ数もある程度は減らすことができます。

おすすめ交通費精算アプリ・システム3選を紹介

本記事ではオススメの交通費精算アプリ・システムを3つご紹介いたします。それぞれ料金や主要機能を解説いたします。
交通費精算だけではなく、経費精算まで包括的にカバーできるサービスとしてオススメは「Dr.経費精算」です。

①Dr.経費精算

初期費用:0円

月額料金:0円〜(交通費精算のみであれば0円)

無料トライアル期間:30日間

Dr.経費精算は経費精算・旅費精算・交通費精算・ワークフロー機能を備えた経費精算システムです。
下記のような特徴があります。

・領収書を撮影すると、99.9%の精度で自動入力されるので手入力が不要
・Suica・モバイルSuicaの利用履歴を直接経費登録が可能(もちろん定期区間も除外)
・領収書のチェック・突合・保管までを代行

そのため、交通費精算や経費精算の手入力を大きくなくすことができ、大きく業務を効率化させることができます。
また、料金体系としても「交通費精算」に関しては人数無制限となり、無料となっています。

下記サイトよりぜひ一度資料をご請求下さい。

②ジョブカン経費精算

初期費用:0円

月額料金:400円/1ユーザー

(ジョブカン勤怠管理 月額料金:200円/1ユーザーと併用することで50円割引) 

無料トライアル期間:30日間

ジョブカン経費精算は交通系ICカードとの連携に対応しています。
また、勤怠管理システムも持っているため、Suicaで打刻申請、経費精算がすべて行えてしまうところが特徴です。

詳細な機能などは下記記事をご覧ください。

ジョブカン経費精算の評判・口コミ!驚異の安さと4つのデメリットを解説

③ネクストICカード

初期費用:0円

月額基本料金:10,000円:勤怠管理200円/ユーザー:交通費精算400円/ユーザー

無料トライアル期間:有り。期間については要問い合わせ

「ネクストICカード」は名前の通り、交通系ICカードの利用を軸として考えられたシンプルな精算システムです。
普段使用しているICカードで簡単に勤怠管理や交通費精算、経費精算ができます

クラウド型交通費精算&経費精算ツール「ネクストICカード」はお使いのSuica、Pasmoなど使用して、タブレット端末に毎日タッチするだけで交通費精算が可能

勤怠管理も同様に、基本的にカードの読み取りのみで出勤・退勤の打刻が完了し、データはクラウドで一元管理されます。また、アルバイト・正社員での勤務時間の違いや、部署毎の定時の違いにも細かく対応しています。

詳細な機能などは下記記事をご覧ください

ネクストICカード アイキャッチネクストicカードの評判とは?機能やアプリ・勤怠機能を徹底解説

まとめ

経費精算は工夫をすれば劇的に効率化することができます。
クラウドの経費精算システムは大変便利であり、今後どんどん主流になっていくでしょう。ただ様々な種類があるため、どのシステムが自分の会社に合っているか、よく検討して見極めることが必要となります。

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
経費精算業務が面倒ではありませんか?
いまだにエクセル・紙でアナログに交通費精算・経費精算していませんか?

そんな方におすすめがクラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」です。

領収書を撮影するだけで99.9%の精度で自動入力されるだけではなく、Suicaやクレジットカードとも連携し、経費精算業務にかかる時間を1/10にします。
ぜひ詳細をこちらの公式サイトから確認してみてください。

また、実際に使った人の声や評判も気になりますよね?
そんな方には下記記事がおすすめです。
参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


経費精算システムを導入し、社内業務の効率化に成功した7社の企業事例を記載した冊子を無料プレゼント
【無料ダウンロード】経費精算の効率化に成功した企業事例集7社!

また、下記では経理担当者に役立つ資料を掲載しています。

【無料ダウンロード】経理担当者のためのお役立ち資料ページ

ぜひご活用下さい