出張経費を削減する為の7つのポイント!経理担当者がすべきこととは?

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    会社の経理を担当していると経費削減は日常的に耳にする言葉です。しかし、具体的な指示がでることは少なく何をすればよいのか悩みます。筆者である私も大手企業で20年経理の仕事をしてきましたが、部署によりたてられる削減案や削減効果はちがうため異動するたびに悩みました。

    支店・支社・本社経理と経験し共通していたのは「出張経費は削減効果が大きい」ということと、思いのほか取り組みやすいということです。経理担当者は出張の精算内容を把握できるポジションにいるため対策がたてやすく、出張経費の削減対策は経理内の調整ではじめることができます。

    会社の全社員に経費削減に理解を求め納得したうえではじめるとなると莫大なエネルギーと時間を要します。チケットの一括購入や出張管理サービスの利用申し込みにはそういった労力を要しませんからすすめやすいのです。

    出張経費の削減に成功!同時に実行すれば効果倍増!

    出張経費の削減例として効果をあげやすい出張管理サービスの利用とキャッシュレス口座の併用利用パターンをご紹介します。

    出張管理サービスは総合出張予約と管理サービスが一体化したもので社員が予約した出張予約データを集約した管理画面で管理します。ホテル・航空券・レンタカーなど出張管理サービスを通して利用したすべての経費はまとめて会社に一括請求されます。法人プランでは宿泊料などに割安な価格設定がされており、宿泊料の低減と社内の事務処理軽減のダブル効果があります。

    また、経費精算専用のキャッシュレス口座の開設もすすめます。出張管理サービスで対応しきれない急な出張や提携ホテルのない地方への出張を想定して、キャッシュレス口座専用カードで決済された経費は利用明細を会社提出するだけで精算完了という体制を整えておけば経費削減効果は倍増です。

    【事例】出張経費を10%削減することに成功したNECマネジメントパートナー

    出張経費削減と利用者の利便性向上を実現できる出張管理サービスは大手企業で導入がすすんでおり、NTTのグループ企業であるNECマネジメントパートナーでは出張旅費を10%、出張にかかる管理部門の工数を約30%削減に成功しています。

    出典:NECグループ10万人の、業務改革推進プロジェクト|NECマネジメントパートナー株式会社

    出張経費を削減する為の7つのポイント

    出張経費の削減を具体的にすすめるとなると規模の大きな削減対策を考えてしまいがちですが実行できることからはじめることが大切です。

    所属部署によって対応できる範疇は異なりますし担当者によっても権限は異なります。手の届く範囲からはじめればよいのです。出張経費削減の7つポイントを実行しやすい順にくわしくご説明します。

    ポイント1. 鹿島建設やカルビーも導入!Web会議を検討!

    ポイント1.は出張の必要性を再度考えてWeb会議の導入を検討して出張旅費の削減をはかることです。

    出張にいけば現地で仕事する時間だけでなく、出張先への往復移動時間の人件費が発生し、出張旅費や経費精算の人件費がかかります。

    Web会議は鹿島建設やカルビーなど全国に拠点のある企業が導入しています。現地におもむかねばならない交渉や現地確認の仕事は確かにありますが、出張にかかる人件費を含めたコストを把握して出張の必要性を再考することも必要です。

    重要な会議だからとの反発も受けるかもしれませんが、株式会社の決算取締役会ですら議事録に記載すればテレビ会議での参加は法的に問題ありませんので重要度を精査してすすめる価値はあります。

    出典:お客様に選ばれる PGi の会議サービスソリューション|プレミアコンファレンシング株式会社

    ポイント2. 格安航空券や早割、宿泊セットを活用

    ポイント2.は社員の出張予定を把握して、格安航空券・早割・航空券と宿泊セットの活用や回数券を購入して部署で共有利用し出張旅費の削減をはかることです。

    経理担当の手続の範囲で削減効果が得られるためはじめやすく削減効果もあります。NECグループの企業では割安航空券や契約ホテルなどの活用で出張旅費の10%削減を達成したそうです。

    デメリットは回数券の在庫は金券と同等の管理が必要となりますので在庫管理をする手間が発生します。

    ポイント3. 法人カードを利用してマイルも会社へ還元

    ポイント3.は法人カードを利用して精算の一括処理をすすめ、仕事の出張で社員個人のカードにたまっているマイルやキャッシュバックを会社へ還元して出張旅費の削減をはかることです。

    銀行系ビジネスカードはDHLエクスプレスなど優待価格で利用できます。ホテルの予約や国際線航空券を手配してくれる「エアライン&ホテルデスク」の利用も可能で急な海外旅行や出張に便利です。

    デメリットは出張が多い社員は年間でかなりのマイルがまるため導入することにより社員のモチベーションがさがる懸念があります。

    導入を考える判断材料として法人カードで経費精算をするメリットと注意点をこちらで解説しています。

    法人クレジットカードで経費精算をする4つのメリット!3つの注意点とは?

    ポイント4. 旅行会社と法人契約して出張経費を削減

    ポイント4.は旅行会社と法人契約を結び、宿泊単価を10%さげるなど条件の交渉をして出張旅費の削減をはかることです。

    法人契約すると法人単位で請求書が発行されます。一括請求された請求書の処理を専門部署で集中しておこなうため、各部署の精算処理がなくなり出張旅費規程の確認をするなどの手間が省けます

    デメリットは法人契約した旅行会社の提携ホテルが出張先にない場合があります。旅行会社が契約している宿泊施設の予約しかとれませんから、都市部での出張には対応できますが地方で客先近くの利便性の高い宿泊先がない可能性があります。

    ポイント5. 出張管理サービスを利用して経費削減

    ポイント5.は出張管理サービスの導入を検討して単純な出張旅費の削減だけでなく出張経費の削減をはかることです。

    出張管理サービスはホテル・航空券・レンタカーなど出張に関するすべての経費を一体化して管理し、データを集約して管理することで割安な宿泊単価を実現します

    また、出張旅費規程の内容をあらかじめ設定することで各個人が出張におもむくためにおこなう申請手続が軽減できます。さらに、すべての経費が会社に一括請求されるため個人で出張旅費を精算することがなく事務処理時間が大幅に短縮されます。

    出張旅費の削減と事務処理にかかる人件費削減のダブル効果があり、利用者の利便性も向上されるため出張経費の削減効果は絶大です。

    参考:NECグループ取り組み事例

    ポイント6. 福利厚生代行サービスの提携ホテルを利用

    ポイント6.は福利厚生代行サービスの導入を検討して提携先ホテルを利用し出張旅費の削減をはかることです。

    一方的に経費削減をすすめると社員のモチベーションがさがります。そのフォローをしつつ経費削減をすすめるために福利厚生代行サービスを導入します。

    ベネフィット・ステーション、アソシエ倶楽部、福利厚生クラブなどが代表的なもので契約人数により社員1人につき月1,000円未満の会費で利用できます。福利厚生を目的としているため都心部以外の提携ホテル数も多く、平日の宿泊は格安で旅行会社やネット旅行サイトの半割以下のこともあります。

    デメリットは福利厚生であるため全社員(社員身分により区別することは可能です)を対象としなければならない点です。しかし、代行サービスによっては1泊1,000円の旅行補助を受けられることもあり月1回宿泊すれば利用料は回収できます。

    旅行補助を受けられる宿泊先への宿泊回数と社員数を比べて社員数が少なければデメリットは解消できます。

    ポイント7. 経費専用口座とクレジットカードの利用でキャッシュレス化をはかる

    ポイント7.は社員が精算したお金を支払うときに利用する経費精算支払口座(通称キャッシュレス口座経)を開設して出張旅費の削減をはかることです。

    銀行ではカード会社と提携したカードも提供しておりカードの利用明細を会社に提出して精算することで事務処理が軽減できます。

    支払いにカードを利用することで社員が現金を立替払いする必要がなく、一定期間の明細が一括で発行されるため経費の内容を把握しやすいメリットがあります。

    経費削減の提案、こんな状況ではどうすればよいのか。

    どんなに出張経費の削減をすすめても出張中は想定外の状況が発生するため、単純な出張旅費だけでなく手配や精算にかかる人件費も考慮した削減対策の検討が必要です。

    ご紹介した1.から7.までのポイントを実行することで多くの事態に対応でき削減効果もあがっていきます。

    急な出張で各自が手配し精算しなければならない場合はポイント6.の提携ホテルを利用してポイント7.の経費専用カードで精算すれば対応できます。

    役職によってちがう宿泊費や新幹線の座席を確認するための張旅費規程が複雑で確認に時間がかかるならポイント5.の出張管理サービスに規程内容を設定して確認にかかる人件費を削減できます。

    複数の対策をとり、社員のモチベーションをさげずにいかに出張経費の削減をすすめるかが大切です。

    また、出張経費だけにとどまらず経費削減を常に意識して日々の業務に取り組むことが相乗的に大きな削減効果を生むことになります。経費削減に成功した企業の事例を集めたサイトをこちらでご紹介しますので取り組みの参考にしてください。経費削減の取り組みの糸口になるはずです。

    経費削減に成功した事例5選|三菱東京UFJやダイキンの削減方法とは?

    まとめ

    出張経費は部署に関係なく効果がだしやすい経費削減項目です。社員の反発もありますがステップをふんですすめることで社員のコスト意識が高められ実現しやすくなるので取り組む価値はあります。

    出張経費の間接費削減はビジネストラベルマネジメントといいコストの最適化をはかる有効な手段です。コストや明細の分析ができれば使用比率がわかり、集中購買や全社法人契約などをすすめ、事務処理軽減をはかれば出張経費の削減が可能です。

    この流れは今後も拡大していくと思われますので、まずは身近なできることからはじめてください。


    参考:【総務・経理】上司に経費削減を求められたときのアイデア22

    出張経費に取り組むのがむつかしければ他の分野に目をむけることも必要です。経費削減アイデアが豊富なサイトをご紹介しますので参考にしてください。必ず取り組める対策があるはずです。