経費精算書テンプレートが無料!書き方や注意するポイントを紹介!

経理部門必見!!『電子帳簿保存法まとめ

多くの企業でIT化が叫ばれる昨今。
電子帳簿保存法』は日本のすべての企業にとって重要になっています。

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  • そもそも電子帳簿保存法とは?
  • 2020年10月最新改正ポイント
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    会社で出張を命じられ、面倒臭いと思われる方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。上司から「早く出張報告をだしなさい!」と言われたり、経理担当者からは「旅費の精算書に誤りがあるので、差し戻します」と言われたりと、書類に追われてしまいますよね。

    特に経費精算書は、入社当初の研修で「規程に沿って申請してもらえれば、問題ありません」と言われる程度で、書き方については誰も細かく説明してくれません。ならば適当に申請書を作成して、承認を貰ってしまえば問題なし、と思いきや上司や経理担当者といった複数の方に、細部までチェックを受けるため、簡単に完結しないことがよくあります。

    まずは経費精算書のテンプレートシートをご覧ください。その後に要点をしっかり意識した経費精算書の書き方とは、どのようにマスターすればよいか紹介していきますので、最後まで読み切ってみてください!

    経費精算書テンプレート4選【無料ダウンロード】とその書き方

    1.経費精算書テンプレート

    経費精算書のダウンロードはこちらのURLをクリックしてください↓↓

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ofho0zujLEirfHO-_lZFr8DxmLxq2_uq-F77-CmFDlo/edit?usp=sharing

    2.旅費精算書テンプレート

    旅費精算書のダウンロードはこちらのURLをクリックしてください↓↓

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EYi1X89pvGB1Kr8yGjKw02eyglmd4OKYc-61ptrURYI/edit?usp=sharing

    3.出張申請書テンプレート

    出張申請書のダウンロードはこちらのURLをクリックしてください↓↓

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kLd8s5CZK0a965riJTTlvplWSFYigIyjTDmpkLf42Oc/edit?usp=sharing

    出張旅費精算書の書き方の6つのポイント!無料テンプレート(ひな形)を紹介!

    4.接待交際費申請書

    接待交際費申請書のダウンロードはこちらのURLをクリックしてください↓↓

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/14nHk6QO9snp1SFrcrm0p00eHSNZasUUEPfxi0sHaxYE/edit?usp=sharing

    交通費精算書のテンプレートをお探しの方は下記をご覧ください。

    交通費精算テンプレートを無料ダウンロード!書き方やポイント、注意点を徹底解説!

    経費精算とは?

    「経費」とは、ある事をするのに必要な費用、会社であれば事業のために必要な費用ということです。自社の製品を売り込みに行く「営業」という行為のため、売り込み先の会社に訪問するために電車やタクシーを使うことになります。

    会社の業務で発生した費用は、会社が負担することになります。なぜならば、「事業のため」イコール「会社のため」だからです。あなたが行った営業活動は、会社の売上に貢献する行為であり、売上から経費を引いたものが会社の利益となり、会社が納税者として利益の一部を納税する義務を負うからです。

    少々難しい表現となってしまいましたが、要するに会社で働く上で発生した費用は、経費であると覚えてください。この経費の金額を細かく計算して結果を出すことが「精算」となります。

    詳しくは、下記記事で解説しております。

    経費精算とは?経理必見のシステム導入のメリット・デメリットを解説!

    経費精算書とは?2つの要点を紹介

    要点1 経費精算書は、コンプライアンスの回答用紙です

    精算書はコンプライアンステストの回答用紙と言えます。経費精算書とは、会社の業務遂行のためにかかった費用について、会社の経費として認めてもらうために細かな計算をするために作成する書類です。

    旅費の経費精算書であれば、鉄道や路線バスの区間、タクシーや宿泊先の利用状況を記載した上、それぞれの金額を領収書によって証明し、会社の費用として認めてもらうための書類となります。

    この書類は、法律的に私文書(公務員の方であれば公文書)であり、虚偽の申告をすれば私文書偽造罪と業務上横領罪となります。出張帰りは時間もあるので、新幹線利用で申告して高速バスを使って帰ろう。差額が自分の儲けだ。あまり深く考えずに取るこのような行動も、立派な犯罪となります。

    このようなことにならないよう、社員の方たちを守るものが「出張旅費規程」になります。これをしっかり読み込んで、理解したうえで経費精算書を作成するようにしましょう。会社の規程をどれだけ理解して確実に実行しているのかを推し量ることができる作成書類が経費精算書であり、コンプライアンスの回答用紙とも言えるのではないでしょうか。

    要点2 費用対効果を意識して、正しい判断力で経費を使いましょう

    会社で発生した費用であれば、どのようなものでも経費として認めてもらえるとは限りません。就業規則の中に「作業服は自己負担」や「通勤費は上限あり」など、社内規程で定められていることもよくあります。

    なぜこのような社内規程があるのでしょうか。実は給与に会社負担経費を含んで支給をしているからです。なぜ給与に経費の一部を含ませているのでしょうか。経費を無駄遣いしないためには、自己管理をする支給方法が最も効果的だからです。

    自分で作業服を購入するとき、できるだけ安価で、でも丈夫で汚れにくく、洗濯がしやすい、といった要望を多く叶えることができるものを探すのではないでしょうか。経費精算も同じ考え方をしてみてください。出張の際は、できる限り早く移動ができ、でも料金は抑えて、規程内に収めることをしっかり踏まえて行動しましょう。これが費用対効果を意識した、正しい判断と言えます。

    出張旅費精算書作成の流れ

    出張を例にすると、以下のながれで進んでいきます。

    ⅰ.出張命令

    上司から「取引先の打ち合わせに参加してきてくれ」というような出張の命令が出ます。もしくは自己申請によって許可を頂く場合もあります。

    ⅱ.出張申請書の作成・提出

    命令の内容を確実に理解しているかを確認するため、目的や経路・費用の見積もりなどをまとめた申請書を作成します。

    ⅲ.仮払金申請

    必要に応じて、費用見積もり額を会社から事前に現金で受領します。仮払金の制度がない会社の場合は、本人が立替払いすることになります。

    ⅳ.出張

    実際に出張を実行します。備忘録として費用発生の都度、証憑となるレシートの裏面や、経路を手帳などにメモをとっておくことをお勧めします。

    ⅴ.出張報告書の作成・提出

    出張の成果を上司に報告するため、書類を作成・提出します。

    ⅵ.出張経費精算書の作成・提出

    出張に要した費用の精算を行います。見積額と仮払額に差異がある場合は、過不足額を会社に返金もしくは会社から支払ってもらいます。

    物品を購入したり接待交際費を使ったりした際の経費精算書に関しましても同様なながれとなります。自分が予算管理者や決裁権限者でない限り、必ず上司から許可を頂いた上で、経費は使うようにしましょう。

    経費精算書の書き方

    出張申請書に沿い、費用の発生した出張内容を時系列で記入していきましょう。出張申請書と異なる場合には、理由の記入も忘れずにしておきましょう。

    また領収書の添付も忘れずにしておきましょう。経費精算書の裏面に、剥がれないようにセロテープなどでしっかり貼りつけるようにしましょう。貼り切れない場合や、整理がつかない場合は、白紙の紙に番号を付して、経費精算書の記入順をリンクさせると見やすくなります。

    経費精算書の3つの注意点とポイント

    注意点1 規程類の勝手な解釈は絶対ダメ!

    私が働いていた会社の規程では、「係長以下は8,000円」「課長以上は10,000円」というように、役職別に宿泊費用の上限額が定められていました。

    ある社員の方、Aさんが課長に昇格後、まとめて宿泊費の精算書を提出してきたのですが、昇格前の日付のものを含めて10,000円で申請していました。「昇格前のものは8,000円に直してください」と差し戻したところ、部長から承認は貰っているし、そもそも規程に定めてないのだから問題ないはずだ、と怒鳴られてしまいました。

    これが発端となり諸費規程に細則が整備されることになり、経費利用日の役職に準ずることになりました。Aさんの上司である部長は、十分に申請を見ていなかったことを謝った上で、Aさんの考え方はおかしいと不信感をつのらせていました。

    私からすると、常識的に考えて遡って申請などあり得ないと思うのですが、Aさんからすると規程に盲点があることが悪いというのが言い分なのでしょう。結果的にAさんは、上司に叱責されるし、私のような青二才の経理担当者から書類を突き返されるし、踏んだり蹴ったりとなってしまいました。

    規程の解釈が複数存在する場合、必ず上司や関係部署の方に問題点を認識・理解して頂き、解決することを促してみましょう。規程に抜け穴があることを逆手に取ると、自分の評価を下げることになりますので、絶対にやめましょう。

    注意点2 金額記載欄に誤りがないかを確認しましょう

    エクセルの表計算式の組み間違いで、経費精算書の合計金額が一致しない申請書をよく見かけます。また会議費や交際費も全て旅費精算書に含めて経費精算してしまう申請書を見たこともあります。

    経理担当者の処理は、金額や経費科目に誤りがあれば再確認の書類差し戻しをしますが、全て防げる訳ではありません。予算・実績の比較を行っている会社では、月次作業終了後に金額や経費科目誤っていることに気付くこともあります。また年次決算の法人税計算の際に精査していくと、経費科目を変更しなければならないも事態に陥ることもあります。

    過去の誤りを修正する労力を考えると、早い段階で気が付き修正の対応することが最も効果的です。そのためには申請書を作成する方が、しっかりセルフチェックを行うことが重要となってきます。手計算による合計金額の検算、経費科目が正しく記入できているか、といったセルフチェック項目をしっかり設定してみてください。

    注意点3 手戻り発生による時間の無駄をなくしましょう

    「申請書の作成」という作業は、非生産的な活動であるといわれてしまうことがあります。必要な作業ではありますが、直接売上や生産に寄与することはありません。このような作業はできる限り時間と労力を抑えることが重要です。

    効率的に行うためには、絶対手戻りを発生させないことです。「申請差し戻し」は、同じ作業をもう一度しなければならないことになります。手戻り回避するためにはどのようにすればよいのでしょうか?

    承認のチェックポイントについて、上司や経理担当者に直接聞いてみましょう。時間の無駄をなくすための労力であれば、皆さん協力的にしてくれるはずです。書類を円滑に承認するポイントをしっかり把握しておくことで、手戻り発生による時間の無駄をなくすことができるはずです。

    書き方や注意点やポイントの紹介は以上となります。わからない点は、それぞれの会社の経理担当者さんに直接聞いてみてください。きっと丁寧に教えてくれるはずです。

    そのお礼は、気持ちを込めた経費精算書の申請で返してみてください!