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出張経費や日当の基準は?食事代はどこまで?相場や適正価格も!

出張経費アイキャッチ

会社も大きくなってきて、営業担当者が増えてくると、必ず考えなくてはいけないのが「出張経費の取り扱い」です。

出張経費には、通常の日当や出張先での食事代が含まれますが、会計や税務で食事代や宿泊費、日当等の属性や金額基準、適正価格が定められているわけではありません。

よって、会社独自の出張経費規定を作成する際に経理担当者の頭を悩ませます。

今回は、経理担当者のお悩み解決として

・そもそも出張経費(出張手当)って何?
・出張経費の金額基準は?
・出張経費の相場、適正価格は?

について書かせていただきます。

この記事を読んで出張経費規定作成の参考にしてくださいね。

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出張経費(出張日当・手当)とは?

出張経費(出張手当)とは、交通費や宿泊代などの出張業務に必要な支出を会社が立て替えた費用のことです。

通常、従業員・役員への手当ての支給は給与課税の対象となりますが、通勤手当や今回の「出張経費」については、所得税法上非課税の取り扱いになります。

出張旅費経費の基準・規定作成時のポイント

出張経費は「実費弁償」という考え方と「相当と認められる」金額である必要があります。なので、規定を定めたから高額な手当支給をしても良いというわけではありません。

所得税法上、認められるであろう事例としては、

  • 会社命令の出張に当たって通常の移動に関する費用(新幹線、飛行機代など)
  • 会社命令の出張に当たって通常の寝泊まりに関する費用(ビジネスホテル代など)
  • 会社命令の出張に当たって通常の飲食に関連する日当(定額で支給される日当)

が想定されます。

また、上記の日当に役職で傾斜を付けることも実務上問題ないと考えられます。これは、所得税法の考え方として、「適正なバランスが保たれている基準」であれば問題ないからです。商慣習上も、役員クラスが一般社員と同じクラスの飛行機に乗って、ビジネスホテルに泊まるというのは少し考えづらいですからね。

一方で、認められない事例としては、

  • 規定がない状態での手当支給(支給目的の不明瞭な手当)
  • 通常の移動に関連しない費用(特典付きの旅券、移動時の嗜好品飲食代)
  • あまりに傾斜をつけすぎて適正なバランスが保たれていない基準(役員は高級ホテル宿泊、飲食代、お土産代等全額支給など)

が挙げられます。

問題になりやすいのが、ビジネスホテル等に宿泊した際に、クオカードや商品券等を付与してくれる特典です。これは、所得税法でいうと、実費弁償ではなく、会社から従業員に対して、クオカード分を給与として付与したと捉えられてしまうため、厳密にいうと給与課税として、所得税を負担することになってしまいます

出張手当に関する基準を社内で作成する場合には、他社の相場感や一般的に違和感のない範囲で作成した方が余計な税務リスクを考えずに済みますし、青天井にしてしまうと本来出さなくていい費用を社員に支給することになるため、会社のPLやキャッシュフローを圧迫することにもなるので注意が必要です。

また、出張の定義についても定めておくことが必要です。例えば、片道150km以上の移動を「出張」、それ以下は「日帰り出張」などを定めておくことで、社員に誤解を与えずに日当を適正に支払うことができます。

出張手当の適正価格/相場は?

出張手当の相場感については、法律上明確な基準がないため、旅費規定の作成時に非常に悩むポイントだと思います。そんな時に有効なのが、「産労総合研究所」の出している「国内・海外出張旅費に関する調査」です。

上記のサイトによると、調査結果は以下の通りとなっています。

1. 国内出張旅費の場合

  • 日帰り出張の日当を支給する企業は8%。平均支給額(距離・時間・地域区分がない場合)は,部長クラス2,491円,一般社員1,954円
  • 宿泊出張の日当を支給する企業は4%。平均支給額(全地域一律の場合)は,部長クラス2,809円,一般社員2,222円
  • 宿泊出張の宿泊料の平均支給額(全地域一律の場合)は,部長クラス9,870円,一般社員8,723円
  • 新幹線グリーン車の利用を許可している企業は,部長クラスで5%(条件付きの許可を含む)
  • 有期契約社員の出張がある企業は3%,そのうち日当等が正社員と同じ企業が81.9%

2. 海外出張場合の場合

  • 日当の平均支給額(円建て企業)は,北米で部長クラス6,189円,一般社員5,080円,中国地域で部長クラス5,604円,一般社員4,603円
  • 宿泊料の平均支給額(円建て企業)は,北米で部長クラス15,950円,一般社員14,170円,中国地域で部長クラス13,780円,一般社員12,259円
  • 海外旅行傷害保険に加入している企業は9%。治療費の平均保険金額をみると,傷害保険は部長クラス923万円~一般社員875万円,疾病保険は部長クラス680万円~一般社員671万円
  • 航空機の利用クラスは,部長クラスで「ビジネスクラス」7%,「エコノミークラス」61.5%

引用元:https://www.e-sanro.net/research/research_jinji/shanaiseido/shuccho/pr1710.html

まず国内出張時の日当であれば、基本2,000円から3,000円が世間の相場感のようです。考え方としては、社員の昼食代や夕食代の負担(1食1,000円程度)だと考えられます。会社としては、出張命令を社員に出すことにより、本来社員が支出しなくても良い最低限の費用を負担しているため、合理的な金額であると言えます。

ホテル代/宿泊料の適正価格/相場は?

次に宿泊料ですが、こちらは8,000円から9,000円が世間の相場感のようです。調べてみると、大阪や名古屋など地方の中心都市のビジネスホテル/シングルルームの平均相場が8,000円程度でしたので、こちらも合理的な金額であると言えます。

宿泊費の設定で気をつけなければならないのが、営業人員の出張先の属性です。今回私が調べたのは大阪、名古屋など中心部のホテルの金額でしたが、これが地方になればなるほど価格は当然安価になります。

宿泊費を一律固定支給制にしていると、営業人員の出張先がほとんど地方かつ安価なホテルしかない地域なのに、過剰に手当てを支給している形になってしまうため、「相当と認められる」金額でないとみなされてしまう場合もあります。

このようなリスクを避けるため、例えば上限金額を定め、季節性の金額変動等のやむを得ない事情のみ実費精算とする、など規定を設けておけば、会社的にも過剰に手当てを出さずに済みます。

出張旅費代として食事代は出るのか?経理が気をつけるべき2つのポイント

ネット等でも疑問として多いのが、出張中した食事等について、出張経費として精算が可能かという点です。これについては、

  • ポイント① 日当の支給があるかどうか
  • ポイント② 日当の支給がない場合でも、食事代が合理的な範疇かどうか

というのがポイントになります。

ポイント① 日当の支給があるかどうか

まず、会社内の規定で定めた日当が支給されている場合、それは出張者に対する食事代とニアリーイコールと考えた方が良いです。よって、日当が支給され、かつ余分に食事をした場合、それは従業員が会社の認める範囲を超えて食事をしただけになりますので出張経費として認められないパターンが多いと思います。

ポイント② 日当の支給がない場合でも、食事代が合理的な範疇かどうか

次に、行った食事が合理的な範疇かどうかというのもポイントです。

出張し、通常のファミリーレストラン等で1食1,000円程度で食事をした場合には通常の出張中の飲食と見なされますが、
出張先で高級レストランに入り、1食10,000円の食事をした場合、所得税法上単なる出張中の食事ではなく、従業員へのインセンティブとして捉えられるリスクが増えます。

出張先での飲食にあたっては上記の2点に気をつけましょう。また、どこまでの範囲が認められるか不明瞭な場合には経理部門への問い合わせを行った方が所得税法上のリスクを抑えられます。

出張日当と節税との関係

出張経費(出張手当)とは、交通費や宿泊代などの出張業務に必要な支出を会社が立て替えた費用のことです。通常、従業員・役員への手当ての支給は給与課税の対象となりますが、通勤手当や今回の「出張経費」については、所得税法上非課税の取り扱いになります。

また、支払った会社側からすると、出張経費は通常の経費と同様損金算入できるため、法人税、消費税等の税務メリットを享受できます。

これは、会社の業務命令で行なった出張に対する実費弁償という考え方から、単に立て替えただけの費用に課税するのは法制度上適さないためです。では、所得税法上出張経費はどのように定められているかというと、

所得税法基本通達9-3にて、

(1) その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。

(2) その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

と定められています。

ところが、ここで記載があるのは、「適正なバランスが保たれている基準」や「相当と認められる」など明確な基準があるわけではありません。

また、この手当は法律で定められたものではなく会社任意のもので、当然支給されない会社もあります。よって会社としては、出張手当を社員に出すと決めた場合、基準として出張旅費規定を作成し、当該規定に基づき、役員や従業員に手当てを支給しなければなりません。

終わりに

いかがでしたでしょうか。一口に出張手当と言っても、勝手に会社で決めすぎてしまうと税務上リスクになってしまいますので、本サイトを参考に合理的な規定整備をして、適正な手当を設定しましょう。

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