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会社の規模も大きくなり、営業担当者が増えてくると、必ず考えなくてはいけないのが「出張経費の取り扱い」です。
出張経費には、通常の日当や出張先での食事代が含まれますが、税務上の経費として認められる具体的な金額基準が税法上明確に規定されているわけではありません。
よって、会社独自の出張経費規程を作成する際に経理担当者の頭を悩ませます。
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今回は、経理担当者のお悩み解決として
・そもそも出張経費とは？
・出張経費の社内規程作成時のポイントは？
・出張経費の節税効果は？
に関してご説明しますので、出張経費規程作成時の参考になれば幸いです。
出張経費とは？
出張経費とは、『交通費』や『宿泊代』などの出張業務時に発生した経費のことです。
通常、従業員・役員への手当の支給は給与課税の対象となりますが、一定金額以下の『通勤手当』や一定の要件を満たした『出張経費」については、所得税法上非課税の取り扱いになります。
参考：国税庁『給与所得となるもの』
出張経費の基準・規程作成時のポイント
出張経費は、業務を遂行するにあたって生じた費用を会社側が支給する「実費弁償」という考え方を満たし、「相当と認められる」金額である必要があります。そのため、規程を定めたから高額な手当支給をしても良いというわけではありません。
『出張経費』と認められる事例は？
所得税法上、認められるであろう事例としては、以下が想定されます。
【出張経費と認められる事例】
- 会社命令の出張に当たって通常の移動に関する費用(新幹線、飛行機代など)
- 会社命令の出張に当たって通常の寝泊まりに関する費用(ビジネスホテル代など)
- 会社命令の出張に当たって通常の飲食に関連する日当(定額で支給される日当)
また、日当に役職で傾斜を付けることも実務上問題ないと考えられます。
これは、所得税法の考え方として、「適正なバランスが保たれている基準」であれば問題ないからです。商慣習上も、役員クラスが一般社員と同じクラスの飛行機に乗って、ビジネスホテルに泊まるというのは少し考えづらいですからね。
所得税法基本通達9-3
9-3 法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。（平23課個2-33、課法9-9、課審4-46改正）
（1） その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
（2） その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。
『出張経費』と認められない可能性が高い事例は？
一方で、認められない可能性が高い事例としては、以下が挙げられます。
【出張経費と認められない可能性が高い事例】
- 支給目的の不明瞭な手当
- 通常の移動に関連しない費用(特典付きの旅券、移動時の嗜好品飲食代)
- あまりに傾斜をつけすぎて適正なバランスが保たれていない基準(役員は高級ホテル宿泊、飲食代、お土産代等全額支給など)
問題になりやすいのが、ビジネスホテル等に宿泊した際に、クオカードや商品券等を付与してくれる特典です。これは実費弁償ではありません。
クオカードの付与を会社側が容認していない場合、黙ってクオカードや商品券を受け取ることは最悪の場合、詐欺・横領に発展する可能性も否定できません。
引用元：出張で人気の「クオカードつき宿泊プラン」 会社に黙ってカードをもらっても大丈夫？
『出張』の定義も明確に
また『出張』の定義も、規程上明確化しておきましょう。
従業員の「日帰り出張」に対しても日当を支払う企業も珍しくありませんので、どこから『出張』に区分するか明確にする必要があります。
【出張の定義例】
- 片道100キロメートルを超える移動を伴う場合
- 会社からの移動が最短でも片道2時間以上かかる場合
出張経費の相場は？
出張経費の相場感については、法律上明確な基準がないため、旅費規程の作成時に非常に悩むポイントだと思います。そんな時に有用なのが、産労総合研究所の「2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査」です。
上記のサイトによると、調査結果は以下の通りとなっています。
1. 国内出張の場合
- 日帰り出張の日当を支給する企業は84.2％。平均支給額（距離・時間・地域区分がない場合）は，部長クラス2,666円，一般社員2,094円
- 宿泊出張の日当を支給する企業は91.2％。平均支給額（全地域一律の場合）は，部長クラス2,900円，一般社員2,355円
- 宿泊出張の宿泊料（全地域一律の場合）の平均支給額は，部長クラス9,835円，一般社員8,605円
- 「新幹線グリーン車」の利用を許可している企業は，部長クラス18.1％（そのつど判断を含む）
- 有期契約社員の出張がある企業は72.9％，そのうち日当等が正社員と同じ企業が95.2％
2. 海外出張の場合
- 日当の平均支給額（円建て企業）は，北米地域で，部長クラス5,593円，一般社員4,913円，中国地域で，部長クラス5,185円，一般社員4,514円
- 宿泊料の平均支給額（円建て企業）は、北米地域で、部長クラス16,385円，一般社員14,621円，中国地域で部長クラス13,570円，一般社員12,085円
- 海外旅行傷害保険に加入している企業は75.4％。治療費の平均保険金額をみると、部長クラス935万円～一般社員880万円，疾病保険は部長クラス902万円～一般社員857万円
- 航空機の利用は，部長クラスで「エコノミークラス」65.5％
引用元：https://www.e-sanro.net/research/research_jinji/shanaiseido/shuccho/pr2007-2.html
まず、国内出張時の日当であれば、基本2,000円から3,000円が世間の相場感のようです。社員の昼食代や夕食代の負担(1食1,000円程度)だと考えられます。会社としては、出張命令を社員に出すことにより、本来社員が支出しなくても良い最低限の費用を負担しているため、合理的な金額であると言えます。
ホテル代/宿泊料の相場は？
次に宿泊料ですが、こちらは8,000円から10,000円が世間の相場感のようです。調べてみると、大阪や名古屋など地方の中心都市のビジネスホテル/シングルルームの平均相場が8,000円程度でしたので、こちらも合理的な金額であると言えます。
宿泊費の設定で気をつけなければならないのが、営業人員の出張先の属性です。今回私が調べたのは大阪、名古屋など中心部のホテルの金額でしたが、これが地方になればなるほど価格は当然下がります。
宿泊費を一律固定支給制にしていると、営業人員の出張先がほとんど地方かつ安価なホテルしかない地域なのに、結果的に過剰に手当を支給することになり、「相当と認められる」金額でないとみなされてしまう可能性もあります。
このようなリスクを避けるため、『上限付き実費精算』を利用する方法があります。上限付き実費精算とは支給額に上限を設定することであり、過剰な出張費の支給を減らすことができます。なお、「季節性の金額変動などを理由に、宿泊料が予期せず高騰してしまった場合などは、超過額を別途支給する」などの規程を作成しておくと、緊急時にも柔軟に対応できるでしょう。
引用元：https://www.e-sanro.net/research/research_jinji/shanaiseido/shuccho/pr2007-2.html
出張旅費代として食事代は出るのか？経理が気をつけるべき2つのポイント
出張中の食事代を出張経費として精算できるのかという質問はネット上でもよく見受けられます。
こちらについては、以下の2点がポイントになります。
- ポイント1. 日当の支給があるかどうか
- ポイント2. 日当の支給がない場合、食事代が合理的な範疇かどうか
ポイント1. 日当の支給があるかどうか
まず、会社内の規程で定めた日当が支給されている場合、それは出張者に対する食事代とニアリーイコールと考えましょう。
よって、日当が支給され、かつ余分に食事をした場合、それは従業員が会社の認める範囲を超えて食事をしただけになりますので出張経費として認められない可能性が高いと考えられます。(なお『日当』として食事代は認められています。)
ポイント2. 日当の支給がない場合、食事代が合理的な範疇かどうか
次に、行った食事が合理的な範疇かどうかというのもポイントです。
出張中、ファミリーレストラン等で1食1,000円程度の食事をした場合には通常の出張中の飲食と見なされますが、出張先で高級レストランに入り、1食10,000円の食事をした場合、税務調査において単なる出張中の食事ではなく、従業員へのインセンティブとして捉えられるリスクが高くなります。
出張先での飲食にあたっては上記の2点に気をつけましょう。
出張日当と節税との関係
通常、従業員・役員への手当の支給は給与課税の対象となりますが、通勤手当や今回の「出張経費」については、所得税法上非課税の取り扱いになります。会社の業務命令で行なった出張に対する実費弁償という考え方から、単に立て替えただけの費用に課税するのは法制度上適さないためです。また、出張経費は所得税だけでなく住民税もかからず、社会保険料の算定対象外でもあります。
一方、支払った会社側からすると、出張経費は通常の経費と同様損金算入できるため、法人税等の削減に寄与します。他にも、国内の出張では消費税の仕入税額控除が適用されるので、消費税の節税にもつながるのです。
おわりに
いかがでしたでしょうか。一口に出張経費と言っても、勝手に会社で決めすぎてしまうと税務調査で問題になる可能性があるため、本サイトを参考にすべての役員・従業員を対象にした適切な出張旅費規程を作成・運用することで、上手に節税しましょう。
出張経費の削減についても知りたい方は、下記の記事も併せてご覧ください。
「出張経費を削減する為の7つのポイント！経理担当者がすべきこととは？」
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