経費精算は自動化すべき!2019年最新のシステムを厳選比較!

経理部門必見!!『電子帳簿保存法まとめ

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    経理の仕事をしていると日々の経費精算の労力は大きく、経費精算システムを導入して自動化したい思うことがよくあります。
    筆者である私も大手企業で経理の仕事をしているときは日常的に「経費精算システムを導入して自動化すればよいのに」と思っていました。 半面、上司に提案するとなると二の足をふんでいました。
    なぜなら、一度導入したシステムを簡単に変更することはむつかしく失敗は許されないからです。 導入には費用もかかりますから具体的なメリットと費用対効果を示さなければなりません。経費精算システムも色々あり比較してもどれを選べばよいかまよい、導入するシステムが決まらないと費用の概算計算すらできないのです。導入するシステムをコンペで比較して決める方法もありますが、それは導入ありきの場合です。
    経費精算の機能や価格を比較したい場合はこちらから資料がダウンロードできますのでご活用ください。 経費精算システムを選ぶ基準は、システムの機能もさることながら、自社にあったシステムを選ぶことです。 社内の反発も極力おさえられ導入して失敗するリスクも低いシステムの選択が大切です。
    また、会社ごとの規定やルールを理解したうえで自動化システムの特性を考慮して互換性の高い経費精算システムの導入がポイントです。 現状のルールにそったままでツールとしてのシステムが変更するだけなら、社員の負担も少ないため反発も少なく円滑に導入を実現できます。

    経費精算を自動化する5つのメリットは?

    経費精算を自動化するには経費精算システムを導入するのが近道です。経費精算を自動化することでえられる具体的なメリットをご説明します。

    メリット1.伝票入力する手間を省ける

    メリット1は、交通費精算や領収証精算を手作業から自動化して精算時間を短縮できることです。 交通費精算は交通系ICカードのデータを自動で読み取ることで交通費の水増し請求を防止し、トレーサビリティ(追跡可能性)機能の活用で精算ルートの確認が不要となるため、交通費精算の多い会社では効果絶大です。
    営業で外出すれば1日何件もの顧客をまわります。その都度ルートを記録して料金を控え精算するのは手間です。固定ルートならまだしも、新しいルートであれば帰社後にネットで料金を調べて精算するということもめずらしくありません。こういった精算にかかる時間は目に見えませんが膨大です。この精算時間を削減できるだけでも人件費の削減効用は絶大です。
    また、導入により社員の仕事も軽減されますから理解が得やすく取り組みやすいメリットがあります。 領収証精算はカメラアプリの読み取り機能をつかい領収証の内容を自動で精算します。伝票作成が不要で仕訳データも自動仕訳機能で処理されます。カメラの撮影データがありますから現物の領収証の管理が不要となりペーパーレス化もすすみます。 ICカードの連携については「ICカード連携機能をもつ交通費精算システム6社を完全比較」でくわしくご説明していますので参考にしてください。

    ICカード連携機能をもつ交通費精算システム6社を完全比較

    領収書の原本保管は義務?コピーは会計上大丈夫?

    メリット2.経費精算の内容をチェックする時間が軽減できる。

    メリット2は、経費精算システムは出張・宿泊から交際費まで各種の規程を設定することが可能で、申請時にかかる規程等の確認時間が不要となり、承認者が申請内容を確認する手間も省けることです。
    規程をこえた申請をすることができないため不正使用の防止にもつながります。経費精算システムを利用すれば、社員に監視されているという不信感をあたえることなく内容をチェックできます。 出張手配の負担を軽くしサポート体制を整える取り組むだということをアピールすれば、経理精算の内容確認でおこるいざこざを避けられます。若い経理担当にとっては意外に負担となっていることがありますので一石二鳥です。

    メリット3.一括管理することで単価を低減し処理時間を削減できる。

    メリット3は、経費システムをつかうと出張や宿泊を全社で一括管理することができ、安価な価格で利用できるうえ一括請求処理をすることで管理部門の業務量を削減できることです。
    場合によっては、各部門にチェックする経理担当をおく必要がなくなり人件費の削減と、会社のスケールメリットを活かした経費削減の両方の効果があります。 出張すると新幹線や航空券の予約に宿泊先の手配と仕事以外の手配が多くあります。
    管理部門で一元管理していればまだしも、個人で手配しなければいけない会社もあり、大事な取引の準備に集中できないという本末転倒がおきています。 個人で出張の手配をしている会社では出張経費の把握がむつかしいものです。現状把握は経費削減の鉄則ですから現状の洗い出しができるのも魅力です。

    メリット4.伝票や領収証の管理が不要になる。

    メリット4は、伝票の電子化やクラウド管理で伝票類を管理するコストを削減できることです。
    伝票を手作業で作成しないためペーパーレス化できます。領収証もカメラのデータで代用できますから処理が速やかにすすみ、領収証を紛失するリスクも減ります。 電子データで承認まで完了するため小口現金が合わないというリスクもなくなります。
    また、電子データがあるため現金精算を廃止し、キャッシュレス口座の精算に切り替えをすすめやすくなります。 領収証の原本のあつかいについては「領収書の原本保管は義務?コピーは会計上大丈夫?」でくわしく解説しておりますので参考にしてください。

    領収書の原本保管は義務?コピーは会計上大丈夫?

    メリット5.ワークフロー機能をつかい管理時間を削減できる。

    メリット5は、経費自動システムのワークフロー機能をつかうことで申請や承認がスムーズになり、ペーパーレスをすすめつつ管理部門の人件費も削減できることです。
    ワークフローは申請から決済までを電子でおこなう機能です。既定のフォームを利用することで申請書類の作成時間が飛躍的に短縮できます。そのうえ、申請の受付や承認側の内容確認作業を省略できるため管理部門の負担軽減効果あります。
    会社規模が大きければ月に1,000件をこえる申請があがることもめずらしくありません。その受付に派遣社員を雇っている場合もあります。ワークフローをつかえば派遣社員を雇うことなく業務が完了します。導入時の初期費用とランニングコストを算出し、派遣社員の派遣料を比較検討する価値はあります。

    上記以外にも経費精算システム導入にあたってのメリット・デリットはあります。
    くわしくはこちらで比較検討しておりますので参考にしてください。

    経費精算とは?経理必見のシステム導入のメリット・デメリットを解説!

    経費精算の自動化に成功!90%の作業時間を削減した事例!

    経費精算システムを導入して経費精算の自動化に成功した例をご紹介します。成功した事例に共通しているのは現状の経費精算の特性を理解し自社にあったシステムを導入していることです。その選択するポイントをあやまらなければ作業時間90%の削減も可能です。 作業時間の90%削減までいかなくても、自社の経費精算の特徴と効果のでるポイントをおさえて導入をすすめた結果、作業時間削減に成功した企業があります。 株式会社ファンコミュニケーションズでは交通費精算の多さからくる精算時間の軽減と承認にかかる時間短縮を目標にして、スマートフォンアプリ導入による交通費精算の自動化と電子承認により精算業務にかかる日数を1日分短縮しています。 官庁でも経費精算に着手する動きが始まっており、経費精算業務の削減効果は450億円相当と試算されています。 参考文献:週刊アスキー「官公庁や大学の“紙とハンコ”経費処理を改革、コンカーが支援策」

    経費精算システム6選。それぞれの特徴をご紹介します。

    経費精算を自動化するメリットはわかっても、のどシステムを選べばよいかまよいます。選ぶ基準は自社の特徴を理解して一番効果のでやすい部分の機能を重視することです。人気の経費精算システムをご紹介します。

    1. レシートポスト

    レシートポストは精算データを自動で作成でき、カスタマイズ性が高く、ほぼすべての会計ソフトと連携可能です。
    ICカードの読み取り機能に加え領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影するだけで精算データが作成できます。 他の経費精算システムと違い2000人ものオペレーターが撮影された画像の内容を確認して精算に必要なデータを入力しているので精算者の手作業が発生しません。
    また、ICカードで対応しきれない場合も、「駅すぱあと」を内蔵しているため駅名を入力するだけで公共機関を利用した交通費の精算ができます。

    「レシートポスト」の評判・考察!選ばれる7つの理由とは?

    公式サイト/レシートポスト

    2. eKeihi

    経費精算システムのパイオニアで15年以上の実績があります。そのため国内ユーザー数が55万人と非常に多く経理機能のスリム化にかかる機能が充実しているため会社の規模や業種を問わず利用されています。
    ICカード読み込み機能、駅すぱあと連動、訪問パターン転記などの交通費精算機能がありスマートフォンがあれば出張申請から精算まで可能です。 デメリットは価格が高くクラウド型は初期費用無料ですがランニングコストは月額25,000円から、オンプレミス型では初期費用650,000円から保守費用が年間72,000円からです。

     

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    3. MoneyForwardクラウド経費

    クラウド経費はコーポレートカードや各種電子マネーとの連携が強いのが特徴です。
    スマートフォンがあれば経費精算ができ、場所を選ばずタイムリーに経費の確認や承認ができます。 デメリットは契約ユーザー数によりプランが分かれ、領収証の読み込みに都度課金が発生する場合があり、小規模の会社では費用対効果がえにくいことです。
    また、交通費の経路の選択や申請書類との連携機能でつかいづらい部分があります。

    4. 経費精算freee

    経費精算freeeはスマートフォンのカメラで領収書を撮影し、4項目のデータを入力するだけで経費精算できます。
    クラウド会計freeeとの連携はボタンひとつで便利です。 デメリットは交通費精算の経路や金額を手入力しなければいけないことです。経費精算がクラウド会計の一機能的な位置付けで、経費精算を自動化するという意味での効果は高いとはいえません。

    業界人が語る「freee経費精算」【評判・スマホアプリ・料金】


     

    5. ジョブカン経費精算

    ジョブカン経費精算はシェア拡大中の経費精算システムで精算業務から仕訳や振込データまで自動作成してくれます。コストパフォーマンスが高いのが特徴で、初期費用無料でランニングコストも1ユーザー月額350円(最低月額5,000円以上)と安価です。
    デメリットは会計ソフトとの連携は仕訳データをCSV形式で出力して対応しなければいけないことです。

     

    ジョブカン経費精算の評判・口コミ!驚異の安さと4つのデメリットを解説

    導入後に後悔しないために。システムの選び方とは?

    多くの経理担当者は経費自動システム導入後に後悔した経験があります。
    それは、精算機能などシステムの機能ばかりに目がいき、導入プロセスでの利便性や社内に浸透させるための労力をよみちがえているからです。 それぞれのシステムにはメリット・デメリットがあります。そのデメリットが会社の現状のルールにあわないときは検討が必要です。実際に導入するとなると利便性が高く、他のシステムとの互換性が高いシステムのほうが導入リスクは少なくすみます。
    そういう意味で、交通費の精算機能が手入力の必要がないレベルであり、ワークフロー機能も備え、ほぼすべての会計ソフトと連携できるうえにカスタマイズ性の高いレシートポストは満足度が高く導入リスクが低い安心の経費精算システムといえます。

    レシートポストの満足度は他の経費精算システムからの乗り換えする企業の声からも確認できます。
    クラウド経費からレシートポストへ乗り替えた事例もあります。 どちらも経費精算の自動化をうたい、交通系ICカードを連携しての交通費自動入力機能、スマートフォンアプリに搭載されたOCR機能、撮影した領収書の内容を自動でデータ化する機能、ワークフローでの申請・承認機能、領収書の電子管理が可能な電子帳簿保存法に対応など共通する機能が多くあります。

    しかし、交通費の自動化が完全にできるのは専任オペレーターの代行入力により正確なデータを作成するレシートポストだけで、クラウド経費はそこまで経費精算に特化したつくりになっていません。同じ機能でも自動化するレベルがちがうのです。
    サポート体制も大きく異なります。レシートポストは初期設定のサポートもあり、通常のサポートは外部電話・チャット・メールで24時間365日対応しています。クラウド経費は初期設定のサポートはオプションであり、通常のサポートもチャット・メールのみの対応です。このサポート体制の違いは導入過程での反発や混乱の大きさの違いとなって現れてきます。

    公式サイト/レシートポスト

    まとめ

    経費精算を自動化するシステムを導入して業務を効率化させるには導入する経費精算システムの選択が重要です。
    選択する判断基準としては、各種機能もさることながら、導入時の労力やサポート体制、導入後のフォロー、現在使用しているシステムとの互換性やカスタマイズ性が重要な基準となります。 レシートポストは経費精算の自動化を実現しており、あらゆる会計ソフトや独自システムに対応可能なカスタマイズ性も高い経費精算システムです。