この記事をご覧の皆さんはクラウド型 経費精算システムのStapleの導入をお考えですか？この記事ではステイプルの特徴からメリットとデメリット、導入している企業からの評価もご紹介しています。
結論としては、導入費用もかからず、ひと月の負担は一人当たり600円で済むステイプルは優秀な経費精算システムです。
領収書はAIが内容を入力してくれて、そのまま精算申請可能。デスクで溜まっていた書類が流れるように処理されていますよ！
使い方も一回のレクチャーで使えるようになるくらいカンタン！
導入すると経理担当者を悩ませた事項が解決しますね。
日々の経費精算で苦労している方は、ぜひこの記事をお読みいただきご検討ください。
Stapleの3つの特徴を解説！
画像出典：ステイプル
クラウドキャスト株式会社からリリースされたステイプル。脱excelを掲げる会社だけあって、誰にでも使いやすい精算システムです。
とくに優れた特徴は以下の3つです。
- 使いやすいデザイン設計
- 一目でわかるダッシュボード
- 様々なデバイスで使用できる
特徴① 2017年グッドデザイン賞受賞！誰にでも使いやすいデザイン設計
複雑そうなデザインはされておらず、シンプルで使いやすいのがステイプル！せっかく導入したのに、使える人と使えない人がいるのでは意味がありませんよね？
ステイプルは余計なデザインをこそぎ取り、使いやすさを追求した経費精算ソフトです。
その使いやすさはデバイスにも囚われません。パソコンだけではなく、スマホ、タブレットでも使用可能。私たちは状況によりアクセスできるツールが変わりますが、システムの使いやすさは変わりません。
画像出典：ステイプル
特徴② わかりやすく使いやすいダッシュボード
経費精算システムよりも、スマホアプリの延長のように気軽に使えるダッシュボードは特に優れています。
私が勤めていた団体系企業では、複雑なシステムを導入したところ、てんてこ舞いになりました。システムに振り回される人もおり、かえって手間が増えてしまいした。
- 見やすい
- 使いやすい
- 難しくない
この3つは導入する際の重要ポイントですよ！
特徴③ パソコンとスマホだけじゃない！マルチデバイスで使用可能
使えるデバイスが豊富なことは、経理担当者や精算申請を承認する担当者にとってもプラスです。移動中などの隙間時間でもアクセスして確認ができます。
時間を有効的に使い、残業時間を減らせますね！
画像出典：ステイプル
Staple経費精算を導入する4つのメリット
画像出典：ステイプル
優秀なデザインなどで使いやすいステイプルですが、機能はそれ以上に経理担当者を助けてくれますよ！
メリットは以下の4つです。
- 領収書を撮影して読み込んでくれる
- 交通系ICカードから交通経路・費用を直接読み込み
- 他のビジネスツールと連携して処理がスピーディ
- 専用のプリペイドカードがある
メリット① スマホで領収書を撮影！精算手続きがらくらく！
通常ならば、会社に戻ってから領収書を取り出して使用目的や会社名、金額を入力します。
しかし、ステイプルはスマホで撮影するとAIが文字を自動で読み取ってくれますよ。これにより入力を大幅に減らすことができます。
また、その画像を添付して精算申請もできますので、空いた時間を使ってタイムリーに片付けられますね！文字の読み取りはAIのため、チェックは欠かせませんが精算処理はかなりのスピードアップです。
メリット② Suicaなどの交通系ICカードから経路・料金を直接取り込み！
交通費の精算は申請する方も、承認する方も面倒な業務です。なぜなら、いちいち経路を調べて、金額を計算しなくてはいけないからです。
領収書は切符の自動販売機などで発行しますが、どの記載が精算にあてはまるのか、そして申請者の通勤で支払っている区間との兼ね合いもあります。
時間がかかりすぎるため、承認者にいたってはろくにチェックもせずに認めてしまう人も出てきます。こうなってしまっては、会計不正の温床になってしまいます……。
ステイプルは交通系ICカードをスマホにかざすことで、直接データを取り込めますよ。それにより自動計算ができますので、申請者も承認者もらくらくになります！人が入力しませんので、不正請求も難しいです。
人の手の介入をできるだけ少なくすることは、不正会計防止・残業予防に効果的ですね！
メリット③ 各種経理ソフトだけじゃない！Slackなどビジネスツールとも連携！
様々な経理ソフトと連携が取れるのは多いですが、ステイプルはslackやMicrosoft Office 365などのビジネス向けツールとも連携できます。
そのため、互いにコミュニケーションを取りながら、正確に処理ができますね！
画像出典：ステイプル
メリット④ Stapleカードで会社をキャッシュレス化！従業員にも配布可能
画像出典：ステイプル ステイプルカードとは？
ステイプルカードとは与信審査のいらないプリペイドカード。出張などのビジネスの場で使え、従業員に配布もできます。
プリペイド式のため使う前にチャージが必要ですが、社内で承認を受けた担当者のみが行いますので安心ですね！このステイプルカードを利用することで、従業員による立替がなくなり、精算処理もなくなります。
また、プリペイド式ではありますが、世界200か国、3,000万店以上の加盟店で使えます。出張の際の必需品になりそうですね。
画像出典：ステイプル
Stapleの2つのデメリット
メリットが多いステイプルですが、もちろんデメリットも存在します。デメリットも確認したうえで、導入すると満足のいく結果になります。
ステイプルの主なデメリットは以下の2つです。
- AIによる自動入力はチェックが欠かせない
- 過去にアプリのデータが消えたことがある
デメリット① AIによる自動入力はつどチェックが必要
領収書の読み取り方法は3種類あります。
- AIによる自動入力のみ
- AIによる自動入力が中心だが、エラーが出た場合はオペレーターが入力する
- オペレーターの入力のみ
ステイプルは①のAIによる自動入力です。この方法だと領収書を撮影した状態や領収書の様式によっては正しく読み込めない場合があります。
そういったときには手入力で修正をするしかありません。そのため、撮影した後に正しく読み込まれているのか確認を欠かせません。
この領収書の読み込み精度を重視するならば「Dr.経費精算」が断トツでおすすめです。
Dr.経費精算はすべての領収書をオペレーターが入力しています。そのためOCRやAI入力では実現できない、99.9％という精度を実現しています。
1枚のレシートにつき2人のオペレーターがつき、ダブルチェックするという徹底ぶりです。
画像出典：Dr.経費精算
デメリット② 過去にはデータが消えてしまったという事実がある
画像出典：App Store Staple (ステイプル) – 経費精算
使いやすく評価の高いステイプルですが、スマホアプリのレビューを見ると、入力データが消えたということがありました。数件入力したうちの1件が消えてしまったようです。
数年前のレビューであり、ここ最近のものでは見受けられません。しかし、入力した後は念のため確認するといいですね。
画像出典：App Store Staple (ステイプル) – 経費精算
料金プラン
おすすめはスタンダートプランです！
1名の利用でひと月600円というリーズナブル設定。導入費用もかかりませんので、初めてクラウドサービスを導入する企業にも安心ですね。
また、ステイプルは30日間の無料期間もありますので、お試しで使ってみることもできますよ！
| プラン | フリー | スタンダート | プラス |
| 料金 | 0円 | 1名あたり600円／月 ※6,000円／年もあり |
お問い合わせ |
| 主な機能 | 楽天銀行法人ビジネス口座のプラン 5名まで無料 |
スマホアプリ 領収書読み取り 交通系ICカード読み取り 段階承認設定等 |
電子帳簿保存法対応 特別サポート 営業時間外緊急対応 |
| 初期設定サービス | なし | 10万円～ （オプション） |
お問い合わせ |
Stapleの評判・口コミを紹介！
画像出典：ステイプル 導入事例 株式会社FIXER
株式会社FIXERは最先端ソリューションを提供する会社です。
多くの会社が抱える悩みを、この会社も抱えていました。
今まで経費精算は、多くの会社がそうしているように、Excelでの申請書ベースで行っていました。入力、プリント、上長がハンコを押して承認し……といった流れです。
しかし、弊社はITやクラウドでソリューションを提供している企業なので、自社の働き方も、Management Strategy Divisionでいろいろなシステムを試していました。管理画面の操作や入力規則が複雑すぎたり、経理・財務フローの痒いところに手が届かないシステムが多く、使い心地を検証するだけでかなりの時間と工数を費やしていました。そんな状況を打破したいタイミングで出会ったのが「Staple」でした。Microsoft社の認定パートナー企業である弊社にとって、マイクロソフトのプロダクトとの相性の良さなども有力な選定理由となりました。
引用：ステイプル 導入事例 株式会社FIXER
令和になっても、まだまだ紙ベースの会社は多いですね。精算書を作成するもの大変ですし、印刷するとコストもかかります。精算書を保管するスペースも必要ですので、効率がいいとは言えませんね。
■ Staple+Slackで経費申請と承認の効率化
経費の申請と承認のスピードが格段に速くなりました。社内ではコミュニケーションツールとしてSlackを活用していますが、Stapleの申請がSlackに通知されるため、マネージャーが即承認できるように。これまでの紙に出力して申請書を提出していた工程がSlack+Stapleに代わったことで確認や管理が楽になりました。■ 経費申請の抜け漏れや誤記入を防ぐ
個人ごとにExcelで申請資料を作成していた時は、今どのくらい経費がかかっているのか提出するまで管理部門で確認ができませんでした。Stapleを導入してからは、数字をリアルタイムで早く正確に把握できるようになりました。また、マルチデバイスに対応しているので、スマートフォンで撮影したデータの自動読み込みにより申請金額の誤記入が防止されるので、安心して運用できます。
引用：ステイプル 導入事例 株式会社FIXER
ステイプルとSlackの合わせ技で格段に業務スピードが上がったことがわかりますね！その分残業時間も減るため、従業員の満足度にも貢献できるシステムです。
画像出典：ステイプル
これから日本は人口が8％減になると試算も出ています。従業員の確保はますます難しくなることでしょう。業務の改善、残業の撲滅はすべての会社の課題です。
今回を機に経費精算システムを見直してみませんか？
参考記事：経費精算を効率化する方法！経費精算システム全42社を完全比較！
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参考：クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判！導入事例を紹介
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