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経理で伝票はペーパーレス可能?経理担当なら必見!

散らかった書類とパソコン

「伝票のペーパーレス化は可能なの?」「電子帳票保存法っていったい何?」

経理業務において、伝票をはじめとした保存が義務付けられている書類の数は実に膨大であり、保管場所や管理方法に頭を悩ませてしまう方も多いのではないでしょうか。

そんな時に導入してほしいのが、伝票などの経理書類のペーパーレス化です。2019年になって、電子化やキャッシュレスの動きが進んでいるのはニュースなどにも取り上げられているためご存知の方も多いと思いますが、実は経理書類のペーパーレスも同じように進んでいます。1998年に制定された電子帳票保存法の緩和が進んでいることもあり、経理書類のペーパーレス化を手掛ける会社も年々増加しています。

そこで、伝票のペーパーレス化のメリット・デメリット、おすすめのやり方を紹介します。ちなみに筆者である私は、派遣業界で5年間給与計算業務に携わった後、建設業界の中小企業の経理部で2年間勤務しており、その内1年間は経理業務をすべて一人で任された経験があります。

特に派遣業界の頃は200名を超える社員の給与に関する業務を一人でこなしていたため、保管書類の管理まで手が回らなかった経験があり、ペーパーレス化の便利さを身をもって感じました。自身の経験を交えつつ、伝票のペーパーレス化について詳しく紹介します

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伝票のペーパーレス化は可能?認められた経緯や導入手順

伝票などのペーパーレス化と言われても、具体的にどこまでペーパーレス化を進めていいかわからない方も多いと思います。まずはペーパーレス化が認められた経緯などを紹介します。

経理書類の電子化を認める「電子帳簿保存法」とは?

そもそも最近になってペーパーレス化が急速に取り入れられている理由として、「電子帳簿保存法」が関係しています。1998年に制定された電子帳簿保存法は、2016年と2018年に大幅な緩和がなされました。

1998年に制定された際は、国税関連書類を電子データで保存することが認められました。しかし、当時はスキャナを使ってスキャンした画像のみが認められた上、原則7年間の原本保管も必要とされていました。2016年の改定で、電子化されたデータに関する書類は原則7年間の原本保管が不要となり、2018年の改定では、スマホで撮影されたデータに関しても電子データと認められるようになりました。

電子帳簿保存法は2016年以降急速に緩和が進んでいます。そのため、2019年はさらに経理書類のペーパーレス化がすすむと考えられます。

参照元:【2018年最新版】電子帳簿保存法の改正で変更された5つのことご存知ですか?

伝票はペーパーレス化の対象となる?

電子帳簿保存法は、国税関連書類の保管方法に関する法律です。国税関連書類とは、決算書や契約書、見積書などの国税に関する法律の規定により保存をしなければならないと定められた書類のことです。ちなみにペーパーレス化は貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの決算関係書類を除くすべての国税関係書類に認められています。

それでは、伝票に関してはペーパーレス化の対象となるのでしょうか?実は、伝票の作成目的によって異なります。国税関連書類の内容を補充する目的であればペーパーレス化の対象となり、企業内決済を目的とする場合は対象外となります。

しかし、電子化の対象外であっても電子化してしまった方が経理担当者としては効率がいいのが現状です。その理由は、電子化しておくことで印刷や検索が容易となるからです。

参照元:伝票って電子化していいの?電子帳簿保存法改正で経理もペーパーレスへ

伝票のペーパーレス化の手順は?

伝票のペーパーレス化をするためには、国税庁の申請社内処理の整備が必要になります。もし国税庁の申請をせずにペーパーレス化を進めてしまうと違法となります。また、社内での処理フローを整備しておかないと混乱が起こるため、事前の整備が重要となります。

具体的な手順として、以下のようになります。

  1. 電子保存開始の3か月前までに税務署へ申請書を提出する。
  2. 電子化データを有効にするために必要なタイムスタンプを実装する。
  3. 電子化するためのシステム面を整える
  4. 社内での申請方法が変わる場合は申請者にも周知徹底をする。

全ての手順を社員のみで行おうとすると大変です。後程紹介しますが、最近はタイムスタンプ等が実装された便利な経費精算システムもあります。もし社内にシステムや法律に詳しい方がいない場合は経費精算システムの導入もおすすめです。

 

伝票などを紙ベースで保管する事の課題・問題点

ペーパーレス化の手順は何となくわかりましたが、従来の紙ベースの保管方法を変えなくてもいいと思っていませんか?ここからは具体的に紙ベースで保管することの問題点を紹介します。

問題点①書類保管用のスペースが必要

まず、社員全員が申請した伝票や領収書を7年間保管するための書類保管スペースが必要になるという問題点があります。

私の経験談となりますが、社員数200名程度の派遣会社にて勤務していた際に、保管期間5~7年の資料の量が非常に多く、階段下の2畳半程度の倉庫が書類であふれかえっていました。賃貸の場合はこれらの保管スペースにも賃料が必要となり、相当なコストになります。

問題点②不備があった時の差し戻しが大変

2つ目の問題点として、もし支店を展開しているような大手会社の場合、書類の不備の差し戻しに手間がかかる点が挙げられます。こちらも体験談ですが、支店勤務の際は提出書類をすべて郵送で本社へ送る必要がありました。そのため、順調に通っても書類提出から入金までに3~4日必要でした。

特に大変だったのが書類に不備があった場合です。一度提出した書類がまた本社から郵送で戻ってきて、不備を修正してから再度本社へ送り直す必要があるため、書類提出から入金まで2週間以上かかる場合もありました。申請者にとってもかなりのストレスになっていたようです。

問題点③検索が大変

1つ目の問題点でも紹介しましたが、全社員の経費に関する伝票や領収書は会社の規模が大きいほど膨大な量になります。また、2つ目の問題点でも紹介した通り紙ベースでは申請から入金に時間がかかることがあり、申請者からの「振込ってされていますか?」という問い合わせも非常に多いです。

その際に書類を検索するのも紙ベースではとても大変です。膨大な書類が保管されている倉庫へ行き、該当する伝票と領収書を1枚1枚チェックしなければいけません。紙ベースでの保管は書類保管スペースに加えて人件費としてのコストも大きくなります。

伝票などの経理書類ペーパーレス化のメリット3つ!

紙ベースでの書類保管の大変さや問題点が浮き彫りになりました。それではペーパーレス化をすすめるとどうなるのでしょう?まずはペーパーレス化のメリットを紹介します。

メリット①書類の保管スペースが不要になる

ペーパーレス化することで、書類の保管スペースが不要となるのでコストカットになる点はメリットです。

賃貸であればそのスペースに対しても費用は発生してしまうのでもったいないし、古い書類ほど奥へ入っているため、処分時期が来ても処分するのも難しいのが現状です。ペーパーレス化すれば保管スペースを他の用途で使用できる点がメリットといえます。

メリット②検索がしやすい

電子化することで、紙媒体の時と比べると検索速度が格段に上がるのもメリットの一つです。電子化されていれば検索機能ですぐに検索が可能になります。しかし紙ベースだと膨大な資料の中から1枚の紙を見つけるのは至難の業です。

また、検索機能で電子化した資料を見つけやすくなるのはもちろんですが、電子化できる資料の原本を処分をしておくことで、倉庫がすっきりして他の資料も発見しやすくなるというメリットもあります。

会社の書類には、契約書などといったサインと印鑑が無ければ効力がない書類も多く存在します。そのため全ての書類のペーパーレス化は難しいですが、原本破棄が可能な書類を減らすことでこれらの書類も探しやすくなります

メリット③人件費の削減につながる

上で紹介した2つのメリットにも関連しますが、経理書類をペーパーレス化する事で人件費の削減にもつながります。その理由は、ペーパーレス化により原本をその場で破棄できる資料が増えるため、過去の書類を管理する必要が無くなるからです。また、書類の検索にかかる時間が短くなるため、結果的に無駄な残業に当たる時間も削減されます。

こちらも体験談ですが、工事会社に勤めていた際に、工事の請負書を工事番号順に並べ替えてファイリングするよう指導されていました。5000件近い工事の資料を番号順に並べ替えて、100番単位でインデックスを作成して大型ファイル4冊分をファイリングするという作業で、1週間かけて完了させました

これらにかかった大型ファイル4冊、インデックス、印刷用インク、社員1人の1週間分の給与が、ペーパーレス化により削減されると考えると、かなりのコストカットと判断できます。

伝票などの経理書類ペーパーレス化のデメリット2つ!

経理書類のペーパーレス化のメリットが多いというのがわかりました。しかし、物事には必ずいい点と悪い点があります。ペーパーレス化のデメリットについても確認しておきましょう。

デメリット①申請者への指導が必要となる

ペーパーレス化のデメリットとして、申請者への申請方法の指導が必要となる点が挙げられます。これは申請方法になれるまでに時間がかかるだけでなく、間違った申請がされて再提出を依頼するといった手間も起こる可能性があるからです。

特に昔から従来の方法に慣れ親しんでいる社員がいると、方法を変えること自体に不満が出る場合もあります。また、年配の社員の場合はスマートフォンで撮影をして申請するといった新しい方法になかなか慣れることが出来ない場合が多いです。導入に対応するのが難しそうな社員がいる場合は、操作をできるだけ簡単にする必要があります。

デメリット②システム費などが必要となる

また、新しいシステムを開始する際には様々な費用が発生する点もデメリットです。電子化をすすめるためにはある程度の準備や社員への周知徹底が必要となります。

具体例を挙げると、経費精算システムを導入する場合は、そのシステムにかかる費用が必要となります。また、経費精算システムを導入しない場合でも、国税庁との打ち合わせや社内業務フローの作成にかかる人件費、領収書も電子化するのならタイムスタンプにかかる費用が必要となります。

伝票などの書類ペーパーレス化の業務フローと注意点

実際にペーパーレス化をすることで、業務フローにどのような変化があるのでしょうか?ペーパーレス化による業務フローの変化と、ペーパーレス化導入に関する注意点をまとめました。

経理書類ペーパーレス化によって業務フローはどう変わる?

申請者が伝票を提出してから入金されるまでの業務フローは以下の通りです。

  1. 申請者が伝票と領収書を提出する
  2. 経理担当者がチェックし、不備があれば差し戻しをする
  3. 不備が無ければ入金処理される
  4. 提出された伝票と領収書を保管する
  5. 申請者の依頼があれば、提出された伝票を検索する

この中で電子化して業務フローがスムーズになるのが2、4、5の部分です。まず2の不備があって差し戻しをする場合は、紙ベースだと郵送などの手段になりますが、電子化されていればその場でデータを戻すことが可能です。続いて4の伝票と領収書の保管については電子化では原本保管の必要が無くなるため保管スペースも不要となります。さらに5の検索では、電子化なら検索機能を使って瞬時に検索が可能です。

改めて比較をしてみると、伝票をはじめとする経理書類の電子化によって、業務フローの無駄が無くなり効率が良くなることがわかります。

経理書類ペーパーレス化の注意点とは?

伝票などの経理書類のペーパーレス化する際におさえておきたい注意点はこちらです。導入前に必ずチェックしておきましょう。

  • 3か月前までの国税庁への申請が必要
  • タイムスタンプの実装が必要
  • 申請日より過去の7年分資料は破棄できない

手順の際にも少し紹介しましたが、国税庁への事前申請無しでペーパーレス化してしまうと違法となる場合もあります。また、整備が不十分の状態でスタートすると社内で混乱を招いてしまいます

また、電子化をスタートして過去の書類も電子化したとしても、申請日以前の資料は原則7年間保管のルールが適用となるため、必要な書類を破棄してしまわないよう注意しましょう。

経理書類のペーパーレス化をする方法

デメリットや注意点を把握した上で、それでも電子化した方がメリットが多いと感じたら、いよいよ具体的な手段を考える必要があります。経理書類のペーパーレス化の具体的な方法を紹介します。

社内で体制を整える方法

社内で体制を整える方法でもペーパーレス化は可能ですが、相談やシステム作りに時間を要します。具体的にはペーパーレス化の方法に問題が無いか確認するために、国税庁へ何度も足を運んで打ち合わせを重ねたり、新システム導入のためのシステム構築を行う時間が必要です。

書類のPDF化ツールを使用する方法を取った方によると、従来のシステムとの連携やタイムスタンプの付与に関するシステム構築が必要となったそうです。また、私も経験がありますが、新システム導入には社員への周知徹底や指導にも時間がかかります。軌道に乗れば処理がスピーディになりますが、軌道に乗せるまでは多くの人件費が必要となります。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する

もし電子化の対応に自信がない場合は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用するととても便利です。その理由は、電子帳簿保存法に対応したサービスを受けることで、プロによる導入支援が受けられて、自社ですべて準備するよりもコストが削減されるからです。

経費精算システムは種類が非常に多いですが、まだまだ電子帳簿保存法に対応していない経費精算システムも多いです。その中でも、楽楽精算やConcur Expense、eKeihi、Dr.経費精算などは対応しています。
参照元:【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

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上で紹介した経費精算システムの中でも、一流企業導入シェアNO.1として人気なDr.経費精算がおすすめです。

Dr.経費精算の電子帳簿保存法に対応したサービスとして、以下のものが挙げられます。

  • 導入や運営のサポート
  • 書類の代行入力
  • 税務署への申請の代行
  • スキャンデータの保存
  • タイムスタンプ付与

また、電子帳簿保存法以外のサービスとしても充実しています。

  • 領収書入力代行
  • 交通費の自動連携
  • 会計システムデータ転送
  • 全銀データ作成
  • 仮払い管理

まさに、経理業務のかゆいところに手が届く経費精算システムとして人気です。

参照元:Dr.経費精算のホームページ

まとめ

伝票をはじめとする経理書類のペーパーレス化について紹介しました。メリットとしてはコスト削減や検索のしやすさが挙げられた一方で、導入に関する手間や費用に関するデメリットも見られました。

もちろん「社員数が少なく書類の保管に困っていない」「手間はかかるけど新システムの導入は受け入れられがたい」といった事情があるのなら従来通りの方法が良いのかもしれません。しかし、最近は経費精算システムといった便利なものが多く開発されています。電子帳簿保存法が緩和され始めたこの機会に、経理業務の見直しをしてみてはいかがでしょうか。

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