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大企業が本当に導入すべき経費精算システムとは?

会社で経理を担当していると月末など業務が集中するたびに経費精算システムを導入して自動化したいと考えます。導入すれば必ず業務効率があがるはずなのに、適正なシステムがわからず導入に二の足を踏んでいるのではないでしょうか。

大企業は規模が大きいだけに精算業務の量が多く、社内規程も複雑で経費精算が大きな負担となります。各ポジションの負担が違うため、どの精算システムを選べがよいか迷います。

しかし、自社の負担になっている業務を把握し、それを改善できる高機能なシステムを選べば必ず精算業務の効率はあがり負担は軽減されます。

精算業務をする営業社員、承認する上司、伝票や書類をチェックして現金を精算する経理担当者の負担を洗い出せば、おのずと選ぶべきシステムはみえてきます。

経理部の作業時間90%削減!「Dr.経費精算」

  この記事をお読みの方で、「経費精算システム」をお探しの方がいらっしゃいましたら、「Dr.経費精算」を検討してみましょう。下記のメリットがあります
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  • 会計ソフトへデータを自動連携!チェックや手入力の手間がなくなる
 

大企業の組織が大きいがゆえにおきる4つの問題と解決策

大企業は組織が大きいゆえに精算業務量が多く経費精算が負担となります。広範囲で企業展開をしているからこそ発生する問題と解決策ついて説明します。

問題①営業エリアが広範囲で精算業務が多くルートも煩雑

問題①は、営業範囲が広範囲で交通費の精算業務が多く、精算するルートも煩雑なことです。移動しながら乗ったルートのメモをとるだけでも大変です。

乗継精算など精算ルートが複雑であれば帰社してから精算するのは大きなストレスとなります。また、出張で数日間の精算を一括でするとかなりの時間がかかります。

この問題は、交通系ICカードの読込システムなどの機能のある経費精算システムを導入することで改善されます。精算ルートを手入力する負担がなくなり交通費精算にかかる時間が短縮されるからです。

Suicaを使った交通費精算の効率化方法は下記記事が参考になります。

改札機を通る様子SUICAなどICカードで交通費精算を効率化する3つの方法とは?

問題②承認する上司が出張で不在がち。承認が滞る

問題②は、営業拠点が広いと管理者である上司が他の拠点へ出張中のことが多く経費精算の承認をえるのに時間がかかることです。当然、精算金の返金がおそくなり不満もつのります。

承認者である上司の方も、出張から帰ってくると交通費精算伝票がデスクに山積みになっており、出張中の承認業務の停滞を改善するのが大変です。

この問題は、アプリ対応の経費精算システムを導入することで、社外にいても精算・承認をできるようにすれば改善できます。

アプリ対応の経費精算システムはこちら

経費精算のアプリを比較!2019年のオススメ!iPhoneに対応済はどれ?

問題③旅費規程が細かく申請・承認業務が多い

問題③は、旅費精算の承認権限が管理者別に金額設定されているなど、申請業務をするための旅費規程の確認が大変なことです。

出張の日当ひとつにしても、社内階級に応じて金額がちがうため、細かいチェック作業に時間がかかります。

この問題はワークフロー機能のある経費精算システムを導入することで解決できます。ワークフローの様式を規程の設定にあったものにすればチェックは不要だからです。

人気のワークフローアプリ6つを実際に使ってみた!

問題④精算や申請の内容をチェックする人材が必要

問題④は、経費精算の伝票の量が多いため、勘定科目・金額・規程との整合性などを確認する小口担当者が各拠点に必要なことです。

規程に精通し、経理知識のああり、現金を扱える人材を育てるのは時間がかかり、十分なチェック体制を構築するのは簡単ではありません。

この問題は、領収証のカメラ撮影機能や自動仕訳機能と会計ソフトへの連携、ワークフロー機能を備える経費精算システムを導入することで解決します。

小口現金を廃止すべき4つの理由とその手順を分かりやすく紹介

大企業において経費精算業務の時間・コストが削減された5つの事例

経費精算システムの導入は「リクルート」の他にも「川崎汽船」や「きちり」などの超大手有名企業でも進んでいます。
導入した企業はすべて精算業務の負担軽減に成功しています。

リクルートや川崎汽船などの大企業で導入されているサービスは「Dr.経費精算」です。公式サイトはこちら

①商社での導入事例

株式会社ベジテックでは振込・伝票作成にかかる時間が1/3になりました。手厚い導入サポートのおかげでスムーズに進んだそうです。

振込・伝票作成まで従来の1/3の時間で経費精算業務を終えることが出来るようになりました(株式会社ベジテック)

②IT業界での事例(株式会社ネットプロテクションズ)

ネットプロテクションズでは会計ソフトとの連携で、手入力で10~20時間かかった伝票入力がカメラ撮影するだけになり、作業時間がほぼ0時間に短縮しています。

Dr.経費精算はまさに理想の業務フローを実現するサービスでした。(株式会社ネットプロテクションズ)

参考:Dr.経費精算公式サイト

③アパレル・小売業界での事例(株式会社ドーム)

アンダーアーマーなどのブランドを展開する株式会社ドームでも経費精算システムの導入で、大きく業務が効率化されています。

91%の社員がDr.経費精算導入で時間削減を実感(株式会社ドーム)

④航空業界(Peach Aviation 株式会社)

航空業界のPeach Aviation株式会社も経費精算システムで業務を改善した企業です。

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承認フローの拡充、自動チェック機能(監査 ルール設定)の活用などもあって、経理部門の 業務負荷は激減した。 「私自身の業務で言えば、承認作業に月2回、 各4日ほど費やしていましたが、それを丸2日 減らすことができました。同じ業務をしている 人間がもう一人いますから、月に4人日は節約 できたことになります。以前のシステムでの不 具合対応やそれによる差し戻し、問い合わせな ど、明確にできなかった稼働も削減できていま すので、効果はそれ以上です」
引用:https://www.concur.co.jp/sites/default/files/jp/sites/default/case-study-mirco/015_peach_aviation_online_01.pdf

⑤KDDI株式会社

kddi

電子的な申請に変わったことで、上長もモバイルを使って外出先で承認することができる。以前は承認されるまで平均5.2日かかっていたが、0.92日へ大幅に短縮され、申請する従業員にもストレスの ない経費精算が可能になった。 また、従来申請時に個々の従業員が勘定科 目を選んでいたが、システム側で紐付けるよう に変更。その結果、月に約200件あった勘定 科目の訂正が8割削減され、経理部門の効率 化にもつながっている。
引用:https://www.concur.co.jp/sites/default/files/jp/sites/default/case-study-mirco/015_peach_aviation_online_01.pdf

大企業が本当に導入すべき経費精算システムは「Dr.経費精算」

大企業で導入する際にオススメの経費精算システムは「Dr.経費精算」です。

Dr.経費精算は領収書を撮影するだけで、内容が自動入力される経費精算システム/アプリです。
自動入力精度が99%以上と、非常に高いことが強みです。

「駅すぱあと」を内蔵しているため交通費の精算もルートを調べる必要がなく、経費精算システムのなかで、唯一、完全自動化できるといえます。また、ほぼすべての会計システムと連携が可能です。

ただ、個人事業主やフリーランスの方にはオススメできるサービスではありません。
一方で、大企業ほど、「Dr.経費精算」を使うメリットが大きくあります。

その理由は、大企業で従業員や領収書の枚数が多いほど、業務が効率化されるからです。
Dr.経費精算は単なるシステムではなく、領収書のチェック突合作業・保管まで代行してくれます。

そのため、経理部で領収書の突き合わせ作業をする必要がありません。
詳しくは下記の公式サイトをご覧ください。

より詳細な機能と料金を知りたいかたはこちらから資料をダウンロードできますのでご活用ください。

まとめ

経費自動システムの導入を検討する場合は、現状の自社業務を考慮して負担となっている業務の改善機能を備えた経費精算システムを選ぶことが重要です。

どのシステムにも一長一短がありますから、システムの機能の優劣を選択基準の一番にしてはいけません。導入目的にポイントを定めて選択することです。

企業ごとに問題点は違いますから、自社の業務負担を一番軽減してくれる経費精算システムを念頭に検討すれば求める効果は実現するはずです。

経費精算システムを比較検討する際には「【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?」も参考にしてください。

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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領収書を撮影するだけで99.9%の精度で自動入力されるだけではなく、Suicaやクレジットカードとも連携し、経費精算業務にかかる時間を1/10にします。
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また、実際に使った人の声や評判も気になりますよね?
そんな方には下記記事がおすすめです。
参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


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