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経費管理はDr.経費精算がオススメ!導入する3つのメリットとは?

経費管理とは、予算と比べながら従業員の経費の使用を管理したり、不正な経費使用を防ぐ、重要な会社資産を管理することです。経費管理は、社員が経費精算を会社に申請することで始まります。この申請は、経理とは関係の薄い社員にとっては、面倒な作業と思われる事が多く、遅れがちと言われています。実際に遅れがちな経費精算の申請を、毎月のように懸念する経理担当者は少なくありません。

しかし、今は数々の経費管理の専用アプリが開発されています。中でもDr.経費精算は、おすすめです。社員なら誰にでも簡単に経費精算の申請ができ、また経理担当者の負担が大幅に減り、そして会社経営に役立つという、3つのメリットがあるからです

ちなみに筆者である私は日本人なら誰でも知っている高級ブランドなどの外資系企業の経理・財務部で10年間管理職を勤め、主に決算業務や税務申告といった経理業務を担当してきました。また、本記事のテーマである経費精算については、過去に自ら業務を行ったことがあり、疑問をもった経験があります。

経費管理の業務内容は3つ

経費管理の業務内容は、時系列で以下の3つに分けられます。

業務① 社員が会社のために経費を立て替える

まず、社員が社員自身で判断して、会社の経費となる物品やサービスを購入します。その決済は、社員自身で現金またはクレジットカードなどで行います。経費の内容は、例えば、交通費では地下鉄やバスなどの運賃の数百円から、100万円を超える海外出張の航空券や滞在費など多岐に渡ります。

業務② 事後の精算の社内承認を得る

次に、社員は立て替えた経費の精算を会社に申請します。申請には、原則として立て替えた金額の証拠となる領収書を添付し、立て替えた経費が会社の業務遂行に必要であることを説明することが必要です。

そして、申請された経費が、会社の経費規定に従い、所属部門やプロジェクトの予算に従う適正な経費であると社内承認されると、経費精算が承認されます。

業務③ 会計システム入力後、社員へ精算する

経費精算が承認されると、経費として認識され、会計システムに入力処理された後、社員に現金手渡しや銀行口座に入金するなどの方法で、精算が行われます。

経費管理が必要な3つの理由

このように経費管理の業務は社員が経費を立て替えてから、精算されるまで、承認者や経理担当者などの関与があり、手間時間がかかります。しかし、それでも、以下の3つの理由で、経費管理は必要です。

理由① 決算など経営分析を正確にするため

会社の売上を上げるために必要な経費は、売上を計上した月に計上するのが正しい経理処理です。

もし、当月の経費の計上が翌月にずれ込むと、当月は経費ゼロで利益が過大に算出され、翌月は経費が2ヶ月分になるので、利益が過小となります。そこで、翌月の実績は経営不振だと誤って経営判断されてしまいます。

理由② 資金需要を予測するため

社員が、会社の費用を立て替えることは、会社に対して支払いを請求する権利を有することです。つまり、会社が社員から借金しているのと同じです。その精算は、借金返済と変わりません。

たとえば、社員が1年分の経費申請をまとめて一回の経費申請をすると、会社は、1年分の経費総額を一度で支出をしなければなりません。その資金需要は、仮に月1回経費精算をし、毎月1回、12分割の支払いをする場合に比べて、極めて高いと言わざるを得ません。

理由③ 会社財産を守るため

社員が立て替える経費は、会社の経費ですが、その費用となる物品やサービスを購入する意思決定は社員に委ねられています。そのような状況では、会社財産が浪費される危険があります。しかし、地下鉄一区間乗車で数百円の経費支出をするたびに、事前承認を義務付けると、承認権限者の時間がいくらあっても足りなくなります。そこで、便宜上、期間を区切ってまとめて行う事後社内承認が欠かせないのです。

経費管理業務の3つの注意

このように経費管理業務は、会社経営において非常に重要な業務です。また、経費管理業務遂行においては、特に3つの点に注意しなければなりません。

注意① 経費申請を適時に正確に行う

毎月認識した売上に適合する経費を正確に計上するためには、社員に正しい金額を、正しい方法経費申請されているかどうかに注意しなければなりません。

注意② 社内承認を合理的に行う

申請された経費は、会社の経費として相応しいかどうかを、効率的に判断しなければなりません。

注意③ 社員の口座への送金を正確に行う

経費の立替とは、本来は、給与を支払う対象である社員から、会社が短期借入れしているのと同様です。そこで、立替金の早期決済が望ましく、経費の認識を終えたら、社員の口座への送金を正確に早急に行わなければなりません。

優れた経費管理の3つのポイント

以上の経費管理業務の3つの注意点から、優れた経費管理の3つのポイントがわかります。

ポイント① 社員が短時間で経費精算の申請ができる

社員が短期間で経費精算の申請ができたら、売上の計上に遅れることなく、経費の計上ができるようになります。

ポイント② 社内承認で金額だけでなく、経理処理の同時承認ができる

経理では、申請された経費の実体についてすべて把握することはできません。そこで、社内承認と同時に経費計上が済むようにすれば、正確な経費計上が、経理の作業を省いて効率的にできます。

ポイント③ 社内承認後、すぐに銀行送金の準備ができる

社内承認と経費計上がほぼ同時に済み次第、銀行送金の準備ができると、正確な精算が時間を掛けずに行えます。

経費管理を効率化するために、経費精算システム(Dr.経費精算)が必要である3つのポイント

経費精算システム「Dr.経費精算」は、これまでお伝えした優れた経費管理の3つのポイントを全て網羅しています。そこで、Dr.経費精算は、経費精算システムとしておすすめです。

ポイント① 手軽に経費精算の申請ができる

交通費の精算では、モバイルsuicaなど直接Dr.経費精算に連携できます。

様々な大きさや形式の領収書の提出も、スマートフォンで撮るかスキャンするだけで、社員を煩わせません。

経費精算の申請者にとっては、スマートフォンの操作だけで、めんどうな経費精算の申請がほぼ完了します。

ポイント② 正確な経営分析を可能にする社内承認設定ができる

Dr.経費精算では、階層別に、社内承認者を設定し、承認上限額や費目の設定ができます。

さらに、プロジェクト別に経費集計ができるので、プロジェクト予算とも比較でき、進行状況の把握や、予算の超過の見込みの可能性が予測され、承認者が判断しやすい設定ができます。

また、日本で使われている弥生会計やJDL、勘定奉行、PCA会計などのあらゆる会計ソフトに連携でき、経費計上の仕訳が自動化されています。経費科目が階層化されているとか、所属部門に分けられるなどの複雑な仕訳でも、ITに詳しくない経理担当者でも管理画面で設定操作ができるように工夫されています。

ポイント③ 承認後の全銀データが自動作成される

社内承認後は、複数の銀行口座からの送金でも柔軟に設定ができ全銀データも自動作成できるので、間違いなく社員に送金ができます。

このようにDr.経費精算は、導入すると3つのメリットがある優れた経費積算システムです。

なお、すでに、株式会社リクルートマネジメントソルーションズ東急不動産SCマネジメント株式会社、他の会社に導入実績があります。

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