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経理処理の自動仕訳でオススメの経費精算システムはどれ?

経費精算

経理業務の効率化のため経費精算システムの導入を考えられている皆様は、経費の勘定科目や領収書を自動仕訳するシステムで評判や性能が良いのはどれか?とお悩みではないでしょうか。確かに現在リリースされているシステムの多くが自動仕訳機能を装備しているため、どのシステムを選べばいいのか判断が付きにくいかと思います。

この記事では自動仕訳機能が装備されている経費精算システムの中で、特にオススメなものを自動化のレベル別にご紹介していきます。

まず、システムによってどこまで自動化できるかは様々です。サポート的に取り入れているものもあれば、ほぼ全ての仕訳を自動で作成して担当者は確認するのみ、というレベルのものもあります。また、運営会社の信頼度や価格、その他機能とも一緒に検討していくことが必要となります。

ちなみに筆者である私は税理士事務所勤務を経て、電子部品メーカーの経理部として3年間働いてきました。会社員時代は毎月の仕訳チェック業務の大変さを感じておりましたので、そういった実体験からも便利だと思う機能をご紹介できるかと思います。

そもそも自動仕訳とは?

自動仕訳とは、領収書や通帳、クレジットカードなどの情報を読み取って自動で仕訳を発生させてくれる機能です。したがって今まで領収書や通帳を見ながら会計ソフトに手入力していた手間がなくなります。また、学習機能がついているため、使っていくうちに自社にあった取引内容で仕訳をしてくれるようになります。

経費精算を自動仕訳にすることの2つのメリット

自動仕訳することによって以下のメリットがあります。

メリット①入力の手間が省ける

1番のメリットとして、会計ソフトに仕訳を入力する手間が省けるという点があります。毎日の取引を会計ソフトに入力するという業務は、経理担当者にとって大きな負担になっているかと思います。事前の設定や仕訳作成後のチェックは必須ですが、最初から入力するよりは大幅な時間短縮が見込まれるでしょう。

メリット②間違いを減らすことができる

2つ目のメリットとして、仕訳の間違いを減らすことができます。手入力だとどうしても日付や金額を間違えてしまうこともあるでしょう。入力したものの残高が合わず、何度もチェックしたことがある方もいらっしゃると思います。自動仕訳だと、日付や金額はデータ化されて読み取られるので、間違いというものがなくなります。

自動仕訳を検討するための2つのポイント

自動仕訳機能つきのシステムを選ぶ際には、まず自社ではどこまで自動化したいかを決めてから検討した方が判断しやすくなります。そうすることで、せっかく導入したのに自動化にしたい部分が自動化していなかったりすれば困りますし、本来自動化しなくても良い部分まで装備されているシステムを選んで余計にコストがかかったりするのを防ぐことができます。

自動仕訳には、大きく分けて2つのポイントとなる機能があります。まず1つ目は領収書の読み取り機能(OCR)があるかどうかです。領収書をスマホのカメラで撮影したりスキャンしたりすると、自動で日付や金額などが取り込まれます。また、システムによっては勘定科目まで判断してくれるものがあります。2つ目は自動仕訳の作成機能です。全て自動で行ってくれるのか、ある程度項目を選択する必要があるのかシステムによって異なるため注意が必要です。

自動化のレベル別にオススメのシステムを紹介

どこまで自動で仕訳を作成してくれるのかはシステムによって様々です。以下では自動化のレベル別にシステムをご紹介していきます。また、判断ポイントであるOCR機能自動仕訳の作成機能についてもシステム別にまとめましたのでご参考下さい。

Dr.経費精算

Dr.経費精算

OCR機能 領収書入力の形式はオペレーター入力形式。OCR機能のデメリットである精度の悪さを補えます。
自動仕訳の作成機能 会計システムと連携しており、自動的に勘定科目と紐づけ
今回紹介するサービスの中で最も自動化レベルが高いのは、Dr.経費精算」です。
Dr.経費精算では、OCR方式ではなく、日本全国の3000人ものオペレーターが領収書やレシートを手入力しています。
OCR入力は精度が悪く、入力間違いが発生した場合は再度入力し直さなければいけません。
また、手書きの文字は読み取れません。
それに対して、Dr.経費精算はほぼ100%の入力精度なので、ミスが発生しません。
また、会計システムと連携しており、自動仕訳にも対応しています。
詳細な資料やお問い合わせは下記公式サイトをご覧ください

楽楽精算


OCR機能 金額、取引先、受領日が自動でデータ化される
自動仕訳の作成機能 選んだ項目によって勘定科目や税区分に自動で紐づかれる

楽楽精算では、領収書読み取り機能(OCR )を搭載した専用アプリから、領収書を写真撮影すると、領収書内の金額、取引先や受領日が自動でデータ化され、経費精算業務にかかる手入力の手間を大幅に削減できます。電子帳簿保存法にも対応している為、外出先からの経費精算を更に簡素化しバックオフィス業務の改善を図る事が可能になります。

また、申請時に選ぶ項目を勘定科目や税区分に自動で紐づくように設定できます。申請者が項目を選択するという作業は必要ですが、科目の間違えがなくなり、さらに項目選択で自動で仕訳が発生するため経理担当者によるチェックは楽になりそうです。

楽楽精算の評判やデメリットは?導入社数3500社以上の実績も!

長い実績と多くの導入会社により信頼が厚い!「ekeihi」

eKeihi公式サイトトップページ

OCR機能 2019年5月末または8月末のリリースにて実装予定
自動仕訳の作成機能 支払が確定した伝票を対象に仕訳データを自動生成

ekeihiの運営会社であるイージーソフト株式会社は18年以上旅費・経費精算システムを専門にしてきたという長い実績があり、信頼が厚いことが特徴です。導入会社2000社以上という実績もあるため、様々なパターンの自動仕訳を作成することができます。現在OCR機能は未実装のため自動仕訳の範囲は銀行データなどに限られてきてしまいますが、今後領収書も自動仕訳が作成可能となればかなり便利なシステムとなるでしょう。

eKeihi公式サイトトップページeKeihiの評判や口コミは?価格や特徴を調査!

弥生シリーズ使用者にオススメ!「経費精算サービス Staple for 弥生」

経費精算サービス Staple for 弥生 トップ

 

OCR機能 近日公開予定
自動仕訳の作成機能 支払が確定した伝票を対象に仕訳データを自動生成

経費精算サービス Staple for 弥生は、弥生シリーズのユーザーであれば無料で使用することができます。「スマート取引取込」という機能を使えば銀行データを自動で取り込んでくれます。そしてこのシステムの1番のメリットはそのまま弥生シリーズへ連携してくれるということです。

通常他の経費精算システムですと、一度CSVデータなどに出力してから会計ソフトに取り込むことが多くなっています。しかし経費精算サービス Staple for 弥生でしたら弥生シリーズに限られますが、簡単に仕訳を連携することができます。しかも無料ですので、もし現在弥生シリーズをお使いの方は試しに使用されてみてはいかがでしょうか。ただOCR機能は現在未実装ですが、近日中に公開される予定はあるとのことです。

Staple(ステイプル)経費精算の評判や口コミを徹底解説!デメリットは?

AIによる学習機能によりほぼ自動化!「freee」

OCR機能 日付、金額、取引先が自動でデータ化される
自動仕訳の作成機能 口座やクレジットカードを同期して仕訳データを自動生成

freeeの「ファイルボックス」という機能を使用すればレシートなどを取り込んで記帳することができます。OCR機能として日付、金額、取引先を認識しますが、ファイルをアップロードする際に記入できるメモの内容から、勘定科目や品目を自動で推測して入力することもできます。

また、freee は、創業当初より人工知能を活用したバックオフィス業務の効率化の研究を進めており、2016年5月20日付で、クラウド会計ソフトの自動仕訳に関する人工知能技術について特許権(特許第5936284号)を取得しました。これにより、取引先や勘定科目から類似取引を推測したり、消込作業も人工知能が推薦してくれたりすることが可能となりました。

業界人が語る「freee経費精算」【評判・スマホアプリ・料金】

オペレーターによる領収書の代行入力!「MFクラウド経費」

OCR機能 日付、支払先、金額が自動でデータ化される
自動仕訳の作成機能 口座やクレジットカードを同期して仕訳データを自動生成

MFクラウドでは、レシートを撮影するだけで自動で日付、支払先、金額が読み込まれます。また、「オペレーター入力」という機能を使えばレシートや領収書を撮影するだけでオペレーターが日付、支払先、金額を代理入力してくれます。人の手によって入力されるので、OCR機能よりも精度が上がるのと、OCR機能では読み取れない手書きの領収書にも対応してくれます。

また、事前に設定しておいた情報を元に、勘定科目を自動で振り分けてくれる機能もあります。こちらは口座やクレジットカードにも適用されます。ただ、登録が可能なルールは200件までと上限があるようです。

業界人が教える「MFクラウド経費」の評判

まとめ

いかがでしたでしょうか。仕訳の自動化にも、あくまで仕訳作成をサポートするものから完全自動で仕訳作成を行ってくれるものまであります。自社が業務効率化を目指す場合、まずはどこの段階まで自動化を取り入れれば良いか考え、そのレベルに合ったシステム導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

ただ、全自動を選択される場合にご注意頂きたいのは、1度間違えて科目を設定してしまった場合、今後もずっと間違えた科目で仕訳が計上されてしまうということです。

また、普段は仕入先として計上している会社が今回は交際費として計上すべきだったとなると、手動で仕訳を訂正しなくてはなりません。毎月同じような仕訳しか発生しない場合は大変便利な機能ですが、自社の取引内容に対応できるのかどうか、一度確認してみる必要はありそうです。

また、今後はさらにAIによる仕訳の自動化が進められていくと考えられます。そのような中、今後経理担当者に求められる能力は、会社の業績を把握しさらなる利益アップを図るための経営分析など、よりレベルの高いものになっていくでしょう。

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参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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