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経費のペーパーレス化は電子化がオススメ?具体的なすべきことを解説!

働き方改革という言葉をよく耳にする機会が増えてきましたね。働き方改革の中には、ペーパーレス化への導入推進の取り組みも含まれています。

働き方改革によるペーパーレス化を推進する理由には、書類を印刷して保管する手間や会議に必要な書類をコピーしてファイリングする手間を省くことにより、社員の業務短縮や経費削減につながることが挙げられます。その為にこれからのすべきことは、経費のペーパーレス化を電子化することです。経費のペーパーレス化を電子化することによって面倒な作業も削減できます。

ちなみに筆者である私は、運送業界の東証一部上場企業の企業の経理部で10年間働き、主に各支店の現金出納や未収金の管理といった経理業務を担当してきました。また本記事のテーマである経費のペーパーレス化については過去に自ら業務を行ったことがあり、手作業の削減ができないものか疑問を持った経験があります。

ではなぜ経費のペーパーレス化は電子化にすべきことなのか、経験を踏まえて解説していきますので皆さまの参考になるかと思います。

経費のペーパーレス化とは?

経費のペーパーレス化と聞いたことがあっても、どの書類をペーパーレス化にして良いものなのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか?ではペーパーレス化が可能な書類にはどのような書類があるのかこれから見ていきましょう。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、仕事を効率化し経費の無駄を削減する為、必要な書類をデータ化することを言います。

ビジネスには、会議に使用する為にファイリングする資料、決算書などの帳簿作成に必要な伝票、官公庁へ提出する為の書類などたくさんの書類が存在します。

これらの書類を作成するには、多くの時間と労力が必要ですし保管する場所も確保しなければなりません。ペーパーレス化は書類をデータとして保存し紙での使用を削減でき業務における手間も省くことができるので経費削減にも大変役立ちます

社内でペーパーレス化が可能な書類は?

すべての書類がペーパーレス化にできるというわけではありません。書類にもデータ化にできるものと、紙での保管が必要な書類もあります。

ではペーパーレス化にできる書類にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

・社内での申請書類
・仕入先への発注書
・得意先への見積書
・会議等の資料
・決算における申告書
・商品のカタログ
・マニュアルの管理
・医療機関の診療録
・薬の処方箋

データ化して保存が可能な書類は、e文書法(電子文書法)に定められています。

e文書法とは、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律のことで、平成17年4月に施工されました。

ペーパーレス化が必要な訳は?

ペーパーレス化にすることがなぜ必要なのかというのは、政府の「働き方改革」の推進により電子化にして労務削減をすることで社員の長時間労働の解消が認識され始めていることが挙げられます。

働き方改革による政府の推進

ペーパーレス化は以前より使用されてきた言葉ですが、その目的は今と違っていました。

当時企業にはパソコンが導入され始め、データの保存も可能になってきていましたが、ネットワークは完全には繋がっていない状態でした。

したがって紙に印刷をして保管している企業が殆どでしたが、紙の消費量も膨大のため次第に「コスト削減」や「エコ」という言葉が使われ始めました。

その後再生紙の利用が意識づけられ、ペーパーレス化によるコスト削減も見直されるようになりました。このように以前のペーパーレス化は紙の消費量を減らすなどの経費削減での必要性でした。

しかし現代においてのペーパーレス化の必要性は、経費削減に加えて社員の労務削減へと認識され始めました。

それは政府が掲げる「働き方改革」によるものです。この働き方改革の柱の中に長時間労働の解消があります。ペーパーレス化により労務削減が推進され、残業を減らそうとするねらいもあります。

このようにペーパーレス化は重要な役割を担い、必要性が最重要視されるようになりました。

参考記事:【働き方改革】経費精算の時間を50%減らして生産性を上げる方法

経費精算をペーパーレス化にしないデメリットとは?

ペーパーレス化が推進されていると分かってはいても、なかなか導入に踏み切れない企業もあるのではないでしょうか?ではペーパーレス化にせず、紙ベースでの業務の場合どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

デメリット① 書類の保管スペースの確保が必要

書類を紙で保管する場合、保管場所の確保が必要になります。書類には、社内マニュアル・決算書類・見積書や契約書など様々な書類が存在し、それらの書類は長い期間保管しておかなければなりません

その為、書類を保管しておく場合の十分な保管スペースも確保しておく必要があります。

デメリット② 資料のファイリングに手間がかかる

会議等に必要な資料は、印刷する時間と膨大な紙の量を必要とします。さらに印刷した資料をその都度ファイリングしなければならないという手間も生じます。

デメリット③ 書類をすぐに取り出すことが困難

保管してある書類の場所を、すべての社員が把握しておくことはとても困難です。かりに膨大な書類をきれいに保管されてあった場合でも、その中から必要な書類を見つけ出すのは容易なことではありません

またダンボールなどに保管してあった場合、一度取り出した書類をまた元に戻しておく作業もかなりの労力を必要とします。

ペーパーレス化にした場合の3つのメリット

ペーパーレス化にした場合、下記のような3つのメリットが挙げられます。

メリット① 社員同士がデータの共有ができる

社内マニュアルや業務変更などの通達等を、社員全員に紙に印刷して周知してもらうことは、とても簡単なことではありません。

ペーパーレス化にすれば、マニュアルに変更や訂正があった場合でも常に最新の情報に更新しておくことが可能です。また社員間でのお互いのデータの共有も可能になる為、業務の効率アップにも繋がります。

メリット② 広い保管スペースがいらない

保管期間が長いそれぞれの書類を保管しておくには、広いスペースの確保が必要になります。また企業によっては部署ごとに保管されている企業も多いので、その場合の十分なスペースが確保できずダンボールに入れて山積みに保管されている場合もあるでしょう。

ペーパーレス化でデータとして保存しておくことで、確保しなければならなかった広いスペースは必要がなくなり、その空いたスペースを有効に活用することができますし、社内もすっきりと整理整頓され気持ちよく業務を行うことができます。

メリット③ 社員の手間が削減できる

会議などの資料を準備する際、紙に印刷するだけでもかなりの手間と時間を要します。また膨大な資料を人数分印刷する場合コピー機を占領してしまう為、他の社員の業務の妨げにもなりかねません。

ペーパーレス化では会議のたびに資料を準備する必要もなく、突然の会議であっても慌てて印刷をすることもなく、出席者がweb上で資料の内容を確認することができる為、すぐに会議を行えるというメリットがあります。

また以前の会議で準備した資料を参考資料として利用したい場合でも、再度印刷をし直すといった二度手間も省け紙の消費も削減することが可能です。

経費精算のペーパーレス化は2段階!経費精算システムと電子帳簿保存法対応について解説

経費精算のペーパーレス化と言っても2つの段階があります。
1つ目は経費精算システムを導入し、経費や交通費精算の申請書を電子化することです。システム上で入力・申請・承認ができます。

2つ目の段階は領収書やレシートをすべてなくすことです。こちらは電子帳簿保存法に対応すると可能です。「Dr.経費精算」では電子帳簿保存法に対応せずとも領収書のペーパーレス化が可能です。後ほど詳しく解説いたします。

段階① 経費精算システムの導入で業務をペーパーレス化

経費精算システムとは、経費精算を行う業務を効率良くして作業時間やコストの削減を目的としたシステムを言います

経費精算をする場合たくさんの種類の伝票を作成し、その作成した内容の入力や他の帳簿へ転記しなければならないなど細かな作業を要します

また経理担当者は社員から出張などで支出した交通費等の精算があった場合、速やかに内容のチェックから精算までを手作業で処理をするには、かなりの時間と手間を必要とします。
経費精算システムを導入することで、経理担当者の負担が軽減されるのはもちろんのことですが、チェックミスや精算時の手間や入力する作業も削減できます。

その他にも、現金精算などの手間が削減や会計データの自動連携などのメリットがあります。

社員が出張で発生した経費を旅費精算の申請をしてきた場合、経理担当者は支出した経費や現金の計算をしなければならず多くの手間がかかります。
経費精算システムを導入した場合、ICカード・モバイルSuica・クレジットカードなどのデータが連携しているので、面倒な現金精算がいらないというメリットがあります。

参考記事:経費精算とは?システム導入のメリット・デメリットを解説!【徹底比較】

段階② 電子帳簿保存法に対応し、領収書レシートをペーパーレス化

電子帳簿保存法に対応することで領収書やレシートは破棄することが可能になります。
それにより、領収書の貼り付けや保管、伝票記載などの手間をなくすことができます。

とはいえ、電子帳簿保存法には税務署への申請が必要だったり、3日以内に領収書レシートを撮影またはスキャンしなければいけないという制限があります。
また、タイムスタンプを付与するサービスを導入することも必要です。

下記記事でも解説していますので詳細を解説しております。ぜひご参考ください

参考記事:電子帳簿保存法とは?領収書スキャナ保存するメリット!

下記記事では電子帳簿保存法に必須のタイムスタンプのほか、対応している経費精算システムを紹介しています。

参考記事:電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須!業界人が徹底解説

電帳法は不要!完全なペーパーレス化が実現できるのは「Dr.経費精算」だけ

一般的な経費精算システムを導入しても紙の領収書や申請書は残ってしまい、結局本来のペーパーレス化は実現することができません。

また、電子帳簿保存法に対応しなければ領収書を破棄することはできず、領収書を3日以内に撮影したり、裏面にサインが必要など
電子帳簿保存法への対応ハードルも非常に高いものがあります。

そこで、電子帳簿保存法に対応しなくてもペーパーレス化が実現できるのが「Dr.経費精算」という経費精算システムです。

Dr.経費精算では下記画像のように社内の領収書を毎月1回などのペースで回収し、突合点検作業、倉庫への保管作業までを代行します。
アプリやPC上のシステムで交通費申請をしたり、領収書のデータ化もすることができます。

これにより紙の領収書をすべてなくし、ペーパーレス化を完全にはかることができます。

詳しくは下記公式サイトよりどうぞ

まとめ

 

ペーパーレス化には、紙の削減や作業の手間を省くメリットがあります。また経費精算システムを導入することで面倒な作業も削減できることから、業務の効率化にも大変役立ちます。

経費やコスト削減をもう一度見直して、この機会に働き方改革を行っていきましょう。

 

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参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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