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納品書のテンプレートあり!書き方や保存期間も解説!

商品を仕入れたり、販売する時に必ずついてくるのが納品書です。経理担当者でなくとも目にする機会が多いかと思います。とくに製造業や卸売業では、日々たくさんの取引があるためそれに比例して納品書が増えます。納品書がどんどん溜まっていくと、あっと言う間に膨大な量になってしまいます。

筆者である私はメーカーに勤務しておりましたので、日々大量の納品書と格闘していました。納品書がどれくらい重要なものなのか分からず苦戦したものです。だいたいのケースだと、納品書は経理担当者の手に渡る前に、仕入担当者や倉庫担当者の手に渡ります。経理担当者は納品書を正しく処理するだけでなく、重要性を従業員に説明してする必要もあるのです。

今回は納品書の基礎や書き方、保存期間について解説していきます。特に経理初心者は必見です。

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納品書とは?

納品書とは、商品といっしょに提出する書類のことを指します。

例えばAという商品を450個、Bという商品を200個、Cという商品350個 計1,000個の取引があったとしましょう。

あなたが商品を受け取ったとして、正しく納品されているかどうかを確認するにはどうしたらいいでしょうか?

恐らく箱から商品を一つずつ取り出して個数を数えるしか方法がないと思います。

ただ、これでは時間がかかって仕方がありません。そこで活躍するのが納品書です。

納品書にはどの商品を何個納品したのかが記載されています。発注者側も受注側も余計な手間をかけずに、最低限の時間で商品の取引ができるようになります。

納品書は法令で定められている書類ではないので、書き方は様々です。企業ごとにフォーマットが違っていますが、内容はそう変わりません。

納品書の役割は、確認の工数を減らすこと。

納品書には商品の明細が記載されており、【いつ】【何を】【何個】【いくらで】納品したのかがわかるようになっています。

発注側は、いちいち個数を数えずとも、自社の注文がきちんと通っているかどうかを確認することができます。先にも記述した通り、法令で定められている訳ではありませんが、受注側・発注側のトラブルをなくし、確認の工数を減らすことが納品書の役割です。

請求書、見積書と納品書の違いとは?

納品書:取引の都度発行、何を何個納品したのかを確認するための書類

請求書:一定期間の取引をまとめて発行、取引にかかった金額を確認するための書類

見積書:取引の発行される、数量や金額の目安を確認するための書類

商品の取引にまつわる書類と言えば、納品書の他に請求書や見積書があります。

請求書は、一定期間の取引金額を記載している書類で、見積書は商品購入にあたりどれくらいの金額になるのかを確認する書類です。

それぞれ役割が違うので、きちんと押さえておきましょう。

<請求書について>

まずは請求書について解説します。

企業同士の購買だと、月末締め翌月末支払いなど、ある一定期間の取引をまとめて支払うのが一般的です。取引の都度発行される納品書と違って、請求書は一定期間の取引にかかった金額について記載されています。請求書には取引詳細は記載されていないことが多く、一つ一つの取引詳細は【請求明細】に記載されています。請求明細には納品書と同じ内容が記載されているはずなので、購買担当者や経理担当者は、納品書と請求書の数字に差異がないかを確かめる必要があります。

ただし、商品の納品ごとに請求をする場合だと、納品書兼請求書というように、納品時に二つを合わせて提出することもあります。

<見積書について>

次に見積書について解説します。

見積書は取引の前に、どれくらいの金額がかかるのかを確認するための書類です。どれくらいの金額がかかるのか事前に知ることができます。通常価格での見積書を発行することもあれば、値下げや特注のために見積書を発行することもあります。

納品書を発行する際の注意点

一般的な納品書に記載されている項目をまとめました。書き方の注意点も記載しているので、ぜひ参考にしてください。

納品書に記載する項目

  • 納品先の宛先:納品先の情報を記載しましょう。様/御中に注意してください。
  • 納品No./通番:過去の取引を遡ったり、請求書と照合させる時に便利です。
  • 納品書の発行日:納品日を記載するのがベストです。締め期間中であれば、1日2日の差異は大きな問題にならないので、シビアにならなくても大丈夫です。
  • 納品者の情報:納品者の会社名、住所、電話番号など:自社の情報を記載しましょう。不明点があった際に、すぐ連絡できるように記載されていると親切です。
  • 納品者の会社捺印:義務ではありませんが、押印してある方がベターでしょう。
  • 納品内容
    • 商品名:商品コードなどがあれば、そちらも記載しておくと分かりやすいです。
    • 数量:納品数量を記載しましょう。
    • 単価:商品の単価を記載しましょう。税抜で記載するのが一般的です。税抜税込か明記しておくと、トラブルを防ぐことができます。
    • 商品金額小計:数量×単価を記載しましょう。
  • 小計:税抜の合計金額です。
  • 消費税:消費税は切り捨てにする場合が多いようです。
  • 合計金額:今回の納品物の金額合計を記載します。
  • 備考:特記事項があればこちらに記載してください。

納品書テンプレートファイルはこちらです。

納品書テンプレートファイル(エクセル)

必要事項を記載の上、ご使用ください。

納品書の書き方

テンプレートを元に、納品書の書き方をレクチャーします。

あらかじめ自社の情報はテンプレートに上書きして保存しておくと便利です。

まずは相手先の住所と会社名を記載します。

次に、納品No.と納品日を記載します。

次に、商品情報を記載します。商品IDがない場合は、テンプレートを編集してください。単価は税抜で記載しましょう。商品ごとに数量と単価を記載します。

商品の小計に消費税を足して、合計金額を出します。右下の合計金額と左中央の合計金額は同じ金額になるはずです。

もし特記事項があれば、備考欄に記載しましょう。

以上で、納品書の記載が完了しました。

納品書を送付する際の2つの注意点

納品書はただの郵便物ではありません。送付方法にも注意が必要です。

注意点① PDFでの送付

双方の合意が取れていればPDFでもOKです。ただし、納品書を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法の要件に従わなくてはいけないので注意して下さい。

納品書や請求書をクラウドで完結させるサービスも出てきているので、そういったものを使うのもいいかもしれません。参考にしてみてください。

注意点② 納品書の送付方法

納品時に商品と一緒に送るか、後日郵便で送るのが正解です。郵便で送る場合、納品書は信書に当たるため、メール便などは使えません。郵送する際は、定型郵便でお送りすることをオススメします。また、封筒に【納品書在中】と記載していると、先方にとって非常に親切です。

ただし、郵便法第4条第3項には「貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。」と記載されており、商品に添付して送る場合は添え状や送り状としての扱いになります。この時は商品の送付方法に準じます。

納品書の保存期間は7年または10年間

税法では7年間、会社法では10年間と保存期間が定められています。

この時起算日付は納品書に記載のある日付ではなく、決算期の申告期限となるため注意してください。
3月決算であれば、同年5月31日が起算日となります。

※決算期の申告期限は決算日より2ヶ月後です。

ケース)3月決算の企業

納品書日付:2019年6月20日

→決算日:2020年3月末日

→起算日:2020年5月末日

→税法上の保管期限:2027年5月末日

→会社法上の保管期限:2030年5月末日

 

この場合、2019年度決算資料として2030年5月末日まで保管しておく必要があります。

納品書の保存方法を解説!電子保存も可能

電子帳簿保存法の要件を満たせば、電子保存可能です。

紙で保存するのであれば、月ごとにファイリングするといいでしょう。過去の取引を照会したり、税務調査が入った際にはすぐに出せるようにしておきましょう。

同じ決算期の納品書は同じ箱に入れて、保管期限を箱に明記しておくと分かりやすいです。万が一納品書を紛失や処分してしまうと、税務調査が入った時に会社の信用に関わる事態に発展しかねませんので、厳重に保管してください。

まとめ

納品書は商品の詳細が記載されており、発注側・受注側のトラブルをなくしたり、手間を減らす役割があります。税法により7年間、会社法により10年間の保管期限が定められているので、きちんと保管しておきましょう。

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