予算管理がある経費精算システムのオススメは?【失敗しない選び方!】

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    「経費節減には予算管理が必須と聞くけれど、何から始めたらいいのかわからない…」
    「経理スタッフが日々の経費精算や会計ソフト入力業務に多くの時間をとられていて、経営管理的なスキルを持った人材が育成できない。業務を効率化するには何から始めればいい?」

    経費節減を効率的に進めていくためには、企業活動の目標値を定め、正確に計測された実績値との比較によって、その差異をうめる具体的な対策を検討していく必要があります。

    この記事では、経費管理に予算管理システムを導入することのメリットやデメリットについて解説するとともに、経営管理に貢献できる経理担当者を育成するための具体的な方策について解説いたします。

    経費精算に予算管理はなぜ重要?

    企業が存続していくためには利益を出し続けていく必要があります。

    もっとも、利益というのは一定期間における企業の営業活動の結果を示すものにすぎませんから、利益に貢献する活動を日常の営業活動にいかに落とし込むか、という視点を持つことが重要です。

    企業が利益を出すためには、売上高の向上と経費節減という2つの活動の精度をより高めていく必要があります。

    予算管理の4つの側面

    活動の精度を高めるとは、具体的にいえば目標数値をあらかじめ設定しておき、一定期間の活動を記録したうえで、当初の目標数値と実績との差異をうめておく努力していくことにほかなりません。

    そのため、予算管理には以下のような会社活動のさまざまな側面において導入するメリットがあるといえます。

    • 1.経費予算管理(経費を節減するために予算管理を導入する)
    • 2.売上予算管理(売上目標を実現するために予算管理を導入する)
    • 3.原価予算管理(原価コスト削減の目標を達成するための予算管理)
    • 4.利益予算管理(上記3つの総合としての利益を、経営目標として組み込む)

    自社の業種業態に合わせて、特に重要な部門から予算管理の導入を進めていくのが良いでしょう(会社の利益へのインパクトが大きい部門から導入してくのが適切です)

    以下では、どのような業種の企業でも問題となることが多い1.経費管理について、予算管理を導入する具体的な方法について解説いたします。

    予算管理導入のポイント

    予算管理とは、期首において当期の目標数値を設定し(予算編成)、期間中の経営活動を数値で記録することにより、一定期間における予算と実績の比較を行うことをいいます(予算と実績の比較を予実管理と呼ぶこともあります)

    導入初期においては予算と実績がかけ離れてしまうこともありますが、継続的に予実管理を行っていくことによって予算編成を現実に即したものにしていくとともに、実績を予算に近づけていくことが重要です。

    予算管理はPDCAサイクルで考える

    他の多くの経営課題と同じように、予算管理にもPDCAサイクルに従って活動の精度を高めていくことが重要です。

    PDCAサイクルとは、あらかじめ立てた計画(Plan)に従って業務を執行し(Do)、一定期間経過後に客観的な視点からフィードバックを受け(Check)、今後の執行における改善点を浮き彫りにする(Action)という4段階の管理手法をいいます。

    経費管理の予算編成においては、それぞれ以下のような項目がPDCAサイクルの各ステップに該当します。

    • 1.Plan(計画):予算編成
    • 2.Do(執行):日々の営業活動の記録
    • 3.Check(フィードバック):目標数値と実績数値の比較
    • 4.Action(翌期の予算編成):見つかった課題への対策を検討する

    1.の予算編成においては、過去の実績値に基づく現実的な計画を立てるとともに、全事業年度において浮き彫りとなった課題への対処を反映した予算編成を行うことが重要です。

    2.の営業活動の記録では、実態に即した数値を記録するためにも、人の手によらないシステムによる管理を導入するのが合理的です。

    経費精算システムの導入を行えば、どのような項目にいくらぐらいのコストが生じているのかといった情報を、最小限の労力コストで知ることができるようになるでしょう。

    3.の活動を一般的に予実管理といいますが、ここでは日常業務へのフィードバックが即時に行えるように、リアルタイムでの数値把握ができることが大切です。

    4.の新たな予算編成においては、予実管理によって明らかとなった経営管理を会計数値に基づいて計測し、翌期の予算編成に盛り込むことになります。

    企業活動においてはPDCAサイクルに終わりはなく、自社の状況に合わせて継続的にサイクルを回していく仕組みを構築することが重要です。

    予算管理機能を持つ経費精算システム

    現状、パッケージ化された経費精算システムで、予算管理の機能を持つものはありません。

    (大手企業であればオーダーメイド的にシステムを導入できますが、多くの中小企業においてはそうした導入方法はコストが見合わない可能性が高いでしょう)

    また、経費を節減するために経費精算システムを導入するのに、その導入コストが大きくなりすぎるのでは本末転倒です。

    一方で、経費精算については安価で導入できて、仕訳入力などの単純作業にかかる労働コストを大幅に削減できるものがあります。

    そこで、経費精算業務については専用システムを用いて効率化を徹底し、それによって削減できた時間を予算管理その他の経営的な業務に振り分けることが現実的かつ効果的な選択肢といえるでしょう。

    経費精算システムを導入するメリット

    例えば、Dr.経費精算という経費精算システムであれば、ユーザー100名までの企業であれば、1ユーザー当たりおよそ月額980円程度のコストで導入することが可能です。

    また、Dr.経費精算には以下のような機能が標準装備されていますから、時間と労力のかかっていた経理業務を大幅に効率化することが可能となるでしょう。

    • 会計ソフトとの連携機能
    • 電子明細(クレジットカードやIC交通カードなど)からの自動取得機能
    • 領収書(レシート)をスマホカメラで撮影することで読み取りが可能
    • 交通費の自動計算と入力が可能
    • 柔軟に設計できる申請と承認のワークフロー

    ひと昔前であれば、こうした業務はすべて経理担当者が手作業で処理をしていましたが、近年では上記ほとんどの業務においてシステムによる自動化を導入することが可能となっています。

    会計や経理に関する業務は本来システマティックなものですから、こうした専門システムの導入とも極めて相性が良いといえるでしょう。

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    経理担当者が経営管理業務に時間を割けるようになる

    経理担当者が、こうした経費精算システムを活用して効率的に行うことができれば、その分だけ浮いた時間を予算編成や予実管理といったクリエイティブで経営的な業務に集中できるようになります。

    予算管理を経営に役立てるレベルにまでするためには、経理財務担当者のスキルアップが必須ですから、機械に任せられる単純作業は極力減らして経営管理の知識を持った経理担当者の育成に注力することが重要です。
    <公式サイト/Dr.経費精算

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    意外と知らない?「経費精算システム」とは

    まとめ

    今回は、経費精算に予算管理を導入するメリットについて解説いたしました。

    予算管理によって、目標数値と実績値の比較をできるようになれば、企業利益に大いに貢献することができるようになります。

    また、経費精算に専門システムを導入することで経理担当者の業務効率を向上できれば、経営管理的な知識を持ったスタッフの育成に時間をかけることも可能となるでしょう。

    本文で解説した内容を参考に、ぜひ予算管理の導入を検討してみてください。