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スマホで経費精算ができる?2019年オススメのシステムを厳選!

経費精算は経費を精算する側にとっても、承認する側にとっても、出来るだけ楽にしたい業務の1つですよね。経費精算にかける手間ひまは全く利益を生み出しません。

そこで、選択肢として考えたいのがスマートフォンで経費精算ができるシステムの導入です。

今回はスマートフォンを利用して経費精算ができるシステムを厳選してご紹介します。
この記事を読めば以下のことがわかります。

・スマートフォンで経費精算をするイメージがつかめる
・スマートフォンで経費精算をするメリット・デメリットがわかる
・経費精算担当経理が選ぶおすすめの経費精算システムがわかる

筆者は経費精算の経理担当の経験があり、経理の立場から見て使いやすいシステムを紹介します。
経費精算業務の効率化のヒントになれば幸いです。

スマホで経費精算とは?業務フローで現状と比較!

スマホで経費精算!と聞いてすぐにはイメージできませんよね。
一般的な経費精算と業務フローを比較してみましょう。

一般的な経費精算の場合

レシートを証憑台紙に貼る
パソコンで伝票を起票する
上司がパソコンで承認
経理担当が承認
証憑を経理へ持って行く
証憑を経理が紙で保管

スマホで経費精算の場合

レシートをスマホで撮影
上司がスマホで承認
自動で伝票起票
経理担当が承認

スマホで経費精算の方が楽なのは一目瞭然ですね。スマートフォンのカメラでレシートや領収書を撮影してスマートフォンで上司に申請できます。そして上司もスマートフォンで承認します。

つまり、経費精算がスマートフォンだけで完結するのです。移動中など空き時間を有効活用することができますよね。

また、後述しますが紙ベースの証憑保管も不要です。
のりでレシートを台紙に貼り付ける…なんて今どきアナログすぎる作業から解放されます。

スマホで経費精算のイメージをつかんでいただけたかと思います。

電子帳簿保存法で証憑の原紙保管は不要に

そもそも、スマホで経費精算をして法律的には大丈夫なのか?
不安になる経理の方もいらっしゃるかと思います。

スマホで撮影した証票は法律でも認められています。

2016年に電子帳簿保存法が改正され、証憑の電子化の規制が大きく緩和されました。これにより、領収書などの受領の3日以内にタイムスタンプを押すことでPDFなどの電子データでの証憑保存が可能になり、原紙の保存は不要になりました。

スマートフォンで撮影したレシートなども証憑として認められるようになったため、法的にスマホで経費精算が可能になったのです。

【2018年最新版】電子帳簿保存法の改正で変更された5つのことご存知ですか?

スマホで経費精算をするメリットは?デメリットはある?

本章ではスマートフォンで経費精算をする場合のメリット・デメリットを紹介します。
スマホにより外出先から経費精算ができるようになる一方で、スマホの領収書読み取り精度が低い場合は大きなデメリットになります。

スマホで経費精算のメリット①業務の効率化になる

経費精算の仕事は後回しにされがちです。スマートフォンで経費精算が手軽にできれば、締め切りまで溜めずに空いた時間で精算してもらえるようになります。申請漏れがなくなり、期末に業務が集中しないことで経理にもメリットがあります。
自動で伝票起票でミスや無駄を削減することにもつながります。
つまり、経費精算を申請する営業などの人にとっても、経理にとっても、業務の大幅な効率化が可能です。

スマホで経費精算のメリット②証憑の管理が楽になる

証憑を電子化する事で、紙で取って置くために必要だった保管スペースがいらなくなります。また、証憑の紛失リスクを避けることができます。
経費精算を申請する人にとっても、証憑をのりで貼り付けるという無駄な業務をする必要がなくなります。

スマホで経費精算のデメリットは?

スマホで経費精算のシステムは撮影した領収書などから自動で文字を識別するものが多いです。
したがって不鮮明な画像であったり、手書きの領収書であったりすると文字がうまく読み取れないため
誤った起票がされてしまうことも。
余計に経理の手間が増えてしまいます。
正確な読み取りをしてくる経費精算システム・アプリを選ぶ必要があります。

最もレシート領収書の読み取り精度が高いアプリは「Dr.経費精算」です。
日本人3000人のオペレーターが入力しているため、通常の経費精算システムより読み取り精度が高く、99%以上であることが特徴です。

詳細は下記サイトからご覧ください

スマホで経費精算 おすすめのシステム厳選3選

おすすめの経費精算システムをご紹介します。今回ご紹介するシステムには以下の機能が付いています。

・スマートフォンで撮影・経費申請が可能
・自動で仕訳の起票が可能
・電子帳簿保存法対応で証憑の電子化が可能
さらに、システムごとに特徴があるのでご紹介します。

Dr.経費精算

特徴:スマホで撮影したらオペレーターが手入力!だから高精度

Dr.経費精算の特徴は精度の高さです。
自動で文字を読み取るほかのシステムと異なり、オペレーターがスマートフォンで撮影したレシートや領収書から手入力します。
だから手書きの領収書にも対応でき、スマホからの領収書レシートの読み取り精度は99%以上と最も経費精算アプリの中で高い精度です。

また、AndroidやiOSアプリもありますので、外出先から直感的につかうことができます

せっかくシステムを導入したのに、自動で出てくる仕分けに誤りが多かったら…結局経理の手間が増えてしまいます。その点、Dr.経費精算なら人が入力・ダブルチェックだから安心ですね。
しかも、撮影から反映にかかる時間は2時間程度です。

導入事例
社員数100名以下の会社から2000名以上の会社まで幅広く導入事例があります。また、IT業界、不動産業界、製造業など業界問わず導入事例があるのも安心ですね。

経費科目を選択する際、従業員には分かりやすい経費科目名を設定・表示させ、裏側で勘定科目に紐付けできます。これにより、経理的な知識が無くても申請まで完結できる仕組みが魅力的です。(株式会社ベジテック)

レシート撮影機能は非常に便利で、データ化速度も迅速です。海外への出張が多いため外貨レート機能や英語レシート撮影機能が便利!
ビズメイツ株式会社

このように、Dr.経費精算は経理知識のない人にも簡単に経費精算ができる点や、英語のレシートにも対応できる点が好評です。

「Dr.経費精算」の評判・考察!選ばれる7つの理由とは?

楽楽精算

特徴:カスタマイズアラート機能で差し戻しを最小限に!
経費精算の規定に合わない申請や、入力漏れが多い箇所にアラート機能を設定できます。勘定科目ごとに必須入力科目を設定できるから、申請後に経理で差し戻し、という手間がなくなります。

他にも楽楽経費精算はカスタマイズできる機能が色々あります。

・締日の登録
・費用の按分設定
・税区分設定

楽楽経費精算はスマートフォンの専用アプリからス撮影された情報を自動で読み込み、自動でデータ化されます。

ただし、Androidアプリがなく、iOSアプリもネイティブアプリでないところが欠点です。

導入事例
一部上場企業など大規模な企業の導入事例が多いです。カスタマイズの自由度が高い点が評判です。

いかに高機能でも、業務のやり方がそれまでと全く変わってしまっては問題です。その点、「楽楽精算」は画面レイアウトが変更できるなど自由度が高く、非常に使い易いと感じました。
株式会社中川政七商店

すでにCMS(キャッシュマネージメントシステム)やERPパッケージを利用していたので、それらのシステムにデータを連携させられることも必須要件でした。「楽楽精算」は、別途費用が発生することもなく、マスター設定のみで連携可能でした。
MS&ADインシュアランス グループホールディングス株式会社

このように、楽楽経費精算はカスタマイズのしやすさから、既にある業務フローを変更せずに導入できる点で優れています。

楽楽精算の評判やデメリットは?導入社数3500社以上の実績も!

マネーフォワードクラウド経費

特徴:直感的に理解しやすい画面なので導入がスムーズ

シンプルで使いやすいと評判なのがマネーフォワードクラウド経費です。画面の操作がわかりやすく設計されているので経費精算をする現場の人にもわかりやすく導入がスムーズです。

見ただけでわかる画面設定なので導入の際に経理が説明して回る手間が少なくてすみます。シンプルな設計ながら、勘定科目の設定や承認フローの設定など必要な設定はきっちり満たしています。

マネーフォワードクラウド経費はスマートフォンで撮影したレシートを自動で読み込む方法とオペレーターの手入力(一件ごと有料)が併用できます。

導入事例
せっかく業務効率化のために導入する経費精算システムですから、慣れるまで大変!では意味がありませんよね。マネーフォワードクラウド経費は現場の経費精算をする人がすぐに使いこなせた、という声が多数です。

マネーフォワード クラウド経費の場合、導入はスムーズでしたね。直感的に理解しやすいUIでしたので、申請者はすぐに使いこなしていました。経理側でマニュアルも用意していたのですが、ほとんどの営業はマニュアルを見ずとも理解していたようです。
株式会社ヒューマンテクノロジーズ

「営業にとって入力が楽かどうか」という点で、歴然とした優位性を示していたのがマネーフォワード クラウド経費です。営業は普段ほとんど外出しているので、モバイルで使えるかどうかも重要でした。
株式会社ビューティエクスペリエンス

業界人が教える「MFクラウド経費」の評判

おすすめのシステム3選をご紹介しました。
会社に合う経費精算システムを導入することが業務効率化の近道です。
参考になれば幸いです。

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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領収書を撮影するだけで99.9%の精度で自動入力されるだけではなく、Suicaやクレジットカードとも連携し、経費精算業務にかかる時間を1/10にします。
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また、実際に使った人の声や評判も気になりますよね?
そんな方には下記記事がおすすめです。
参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


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