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マイナンバーで経理が知っておくこと・気をつけること!【2019年版】

マイナンバー制度が導入されたのは2016年1月。それから3年の月日が経ちました。最初の頃は行政でも混乱していましたが、近頃は問題も聞かなくなりました。

ですが、会社ではどうでしょうか?

この記事をご覧の経理の方は、

「担当者が急に退職してしまい、どうすればいいかわからない……」

「従業員からマイナンバーの相談をされるけど、よくわからない……」

など、マイナンバーで悩んでいらっしゃるのではありませんか?

マイナンバーは従業員への給与の支払い、個人への支払いには欠かせません。社会保険や税金とも紐づけられ、管理を厳重にすべきなのがマイナンバー!

今回は、経理がマイナンバーで知っておくべきこと、注意すべきことを解説していきます。

そもそもマイナンバーとは何? 背景やメリットを解説

普通に暮らしているとマイナンバーは何に使われているのか、いまいちわからないかもしれませんね。

しかし、会社の手続きには欠かすことが出来ませんよ。

マイナンバーとは、国民一人ずつに与えられた番号

住民票を持つ一人一人に与えられた12桁の番号であり、番号で個人を特定・認識を行うことができます。氏名や住所だけでなく、社会保険や税務関係の情報とも紐づけられており、機密性が高いのがマイナンバーです。

従業員を雇用した場合は、社会保険と税務処理のためにマイナンバーを従業員本人から提示してもらいます。マイナンバーそのものに様々な個人情報が紐づいているため、それまでに必要だった添付書類が大幅に減りました。

マイナンバーが導入された背景

導入された背景には、行政機関の効率化や公平公正な社会を構築する考えがあります。とういうのも、以前の管理体制では社会保険一つをとっても、健康保険の識別番号と年金番号が違うため、それぞれの手続きが必要でした。

また、過去には年金の記録問題などもあり公平で公正な社会を構築する観点でも導入されたのがマイナンバーです。

マイナンバー制度。会社でのメリット・利点は?

行政間での情報のやり取りがカンタンに行えるようになり、会社の事務面から見ると添付書類が減りました。また、それにより差し戻しもなくなり、行政側での人的ミスも減りました。

私は過去に社会保険から国民健康保険に切り替えた際に、生年月日を間違えられたことがあります。病院で保険証を提示した際に気付いたのですが、間違えられている健康保険証が有効なのかヒヤヒヤしたものです。

もし、従業員を雇用し、国民健康保険から社会保険に切り替える際に登録ミスがあれば、再び会社で訂正処理を行わなくてはいけないことでしょう。余計な処理がなくなったのはうれしいですね。

マイナンバー制度の導入!経理業務の2つの注意点

数年前にはバラバラで管理をしていた個人情報。それらが凝縮したものがマイナンバーです。

万が一にも漏えいしたら大問題!適正に扱いましょう。

注意点①公的書類への記載義務化

社会保険や年金の手続きにはマイナンバーが欠かせません。記入欄も設けられていて、入社・退職・変更の際には必要になります。

また、一般人へ「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を用いて支払いをする際には、相手のマイナンバーが必要になります。税務署への提出の際にマイナンバーがいりますよ。

新しく雇用した時などはマイナンバーを持参するように伝えますが、中にはマイナンバーと間違えて「申請書ID」を持ってくる方がいます。個人番号と申請書IDの2つがあることを伝えておきましょう。

厚生労働省 社会保障・税の手続き書類へのマイナンバー(個人番号)の記載について、事業主・従業員の皆さんのご協力をお願いします。

注意点②安全管理措置は会社で行う

マイナンバーの保管は社内で取り決めた「事務取扱担当者」が行います。取扱う担当者を明確にし、マイナンバーの取得方法から保管方法を定めておきましょう。

保管方法には紙ベースで保管をするアナログ式と、データで管理するデジタル式があります。紙だからダメ、データだから良いということはなく、会社に合っている方法を選択しましょう。

紙ベースで保管をする場合には、コピーしたマイナンバーをファイリング化します。そして、それを金庫や施錠のできるキャビネットで保管をします。また、勝手に持ち出しや閲覧することができないようにすることも大切です。

データで管理をする場合には、格納したファイルにはパスワードを設け、担当者以外が活用できないようにしましょう。

マイナンバーの4つの事件簿!こんなときはどうするの?

普段は使うことがないマイナンバー。いざ必要となると対応に困ってしまうこともあります。

特に多いのが従業員にマイナンバーカードを持参するように伝えると、なくしてしまったということ!会社の手続きにも期間がありますので、早急に対応してもらいましょう。

事件①従業員を雇用した時のマイナンバーはどうすればいい?

新しく人を雇用した際には、マイナンバーの提示が必要です。これは、社会保険や税務面での手続きに必要なため。派遣社員を除いた、すべての雇用形態で必要です。

経理面では給与所得の源泉徴収が特に関わってきます。源泉徴収とは毎月の給与から、所得税を引くことを指しますよ。給与所得者扶養控除(移動)申告書に記載する欄が設けられています。

会社によるマイナンバーの取得は、入社後すぐに行われるか、試用期間を設定している会社では、正式に雇用が決まった時点で初めて行うこともあります。

事件②従業員が退職した時のマイナンバーはどうすればいい?

退職後のマイナンバーについては、これまでの給与所得と退職所得(退職金など)の源泉徴収票を作成し、従業員本人に渡します。

その後は、マイナンバーが記載された書類に保存期間が設けられていますので、期間内は厳重に保管をしておきます。

  • 給与所得者の扶養控除等申告書
  • 給与所得者の保険料控除及び配偶者特別控除申告書
  • 退職所得に関する申告書
  • 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  • 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書

以上の書類は7年間の保管が義務付けられています。マイナンバーと共に保管をしておきましょう。

また、稀に退職後に連絡がつかなくなる従業員がいます。そのために、事前にマイナンバーを聞いておきましょう。給与を払う、源泉徴収票を作る時点でマイナンバーを聞くのでは遅いですよ。

事件③従業員から通知カード・マイナンバーを紛失したと相談された!どうすればいい?

従業員の中には通知カードやマイナンバーを紛失したことを相談する人がいます。

そのような場合は早急に再発行の手続きをしてもらいましょう!

通知カードの再発行

従業員の住民票のある市区町村の窓口で再発行の手続きを取れますよ。再発行には身分証明書を持参し、発行手数料の500円、窓口に用意されている通知カードの紛失届と通知カード再交付申請書を記入。再発行が完了するまでに3~4週間かかります。

マイナンバーカードの再発行

マイナンバーカードを紛失した場合には、マイナンバーカードの利用停止と警察へ遺失届を提出することになります。

  1. 個人番号カードコールセンター(全国共通ナビダイヤル)へ電話をし、マイナンバーの利用を一時的に止める
  2. 警察に遺失届を提出する
  3. 遺失届の受理番号を控えておく
  4. 住民票のある市区町村の窓口へ行き、通知カード紛失届と再交付申請書を提出する

画像出典:マイナンバー総合サイト お問い合わせについて

再発行が完了するまで3~4週間かかります。これら手続きは必ず従業員本人にやってもらいましょう!

事件④マイナンバーカードを紛失し、再発行中だけどすぐにマイナンバーが知りたい

会社の事務手続きは期間が決まっているものがあります。しかし、マイナンバーがわからなくては進めようがないものがあったり、受付ができないものもあります。

そういった時には、住民票や記載事項証明書を発行してもらいましょう!これら書類にはいくつか種類があり、マイナンバーも記載されているタイプ省略されて記載がないタイプがあります。窓口でマイナンバーが記載されているものでの発行を依頼してもらいましょう。

従業員本人が窓口まで行けない場合は、従業員の家族を代理人とすることもできます。その際には委任状が必要なので、それらも用意してもらいましょう。

マイナンバーは対応や保管に関して、まさかという事態がつきものです。ひとつひとつの対応を確認して、適正に管理をしていきましょう。

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