月次決算の早期化と実現に必要なことを解説!2つのメリットも

経理部の業務時間90%削減!!『Dr.経費精算

経費精算の業務量を減らしたい・・
経費精算の入力ミスが多い・・

そんなお悩みを抱える方には『Dr.経費精算』がおすすめ!

  • 領収書を撮影するだけ!簡単操作で自動入力!
  • 会計ソフトへデータを自動連携!99.9%の精度でチェック必要なし!
  • 領収書の全件チェック・倉庫7年保管を代行!

  • 資料無料ダウンロードはこちら

    【業界最多!!】経費精算システム比較こちらから

    ビジネスを取り巻く環境は日々激しく変化し、現代の企業経営にはスピードが求められている。そのスピードを上げるための肝とも言うべき経営層の意思決定には、実行中の戦略や施策の妥当性を確認するための業績確認が必須だ。

    タイムリーな経営判断を行うためには、可能な限り早く経営層へ業績が報告されることが重要であり、それには経理部門による数値確定を早めること、つまり「月次決算の早期化」が重要なポイントとなる。

    本コラムでは、月次決算を早期化することの重要性や実現に向けて取り組むべきことを解説する。

    月次決算の遅れは経営判断の遅れに直結!早期化する2つのメリットとは?

    公告が義務付けられる年次決算とは異なり、企業の裁量に任される月次決算は後回しにされがちだ。特に上場企業でなければ、外部からのプレッシャーが少ないだけに、次第に遅れていくこともある。

    企業の経理実務に詳しいHongo Connect & Consulting株式会社の代表取締役社長で税理士の市川琢也氏は、月次決算の現状についてこう解説する。

    Hongo Connect & Consulting株式会社 市川氏
    「大手企業や上場会社であれば翌月3~10営業日以内に月次決算を完了するケースが多いようですが、中小企業では翌月末までかかってしまうケースも珍しくありません。早期化する必要性は認識していても、実際に10営業日以内にできている企業は全体の3割程度という印象です」

    市川氏によると、月次決算を早期化するメリットは大きく分けて二つある。

    第一に、現状把握が早くなることでタイムリーな経営判断が可能になることだ。

    たとえば、月次決算で部門ごとの好不調が明らかになれば、好調な部門に人員や資源を投入して機会損失を防いだり、不振部門は問題が深刻になる前に原因を分析して対応策を取ることが可能になる。

    逆に、月次決算が遅れれば実態把握が遅れ、問題の放置につながってしまう。

    「急成長中のある企業で、月次決算の遅れが原因で2カ月も経ってから利益がほとんど出ていないことが判明したケースがありました。売上が伸びている実感があっても、利益の実態は計算しないとわからない。手遅れにならないためにも月次決算の早期化は不可欠です」

    もう一つのメリットは、信用の向上だ。

    タイムリーに損益を把握していることは、金融機関の評価も高く、与信判断時に好材料となる。企業活動の総括である決算が早い会社は、社内のフローやルールがしっかりしており、あらゆる仕事が早くて正確とみなされる傾向がある。

    月次決算の早期化を実現するための2つのポイント

    本章では早期化の実現に向けて取り組むべき内容とその留意点について見ていく。

    ポイント1. 実現には企業トップの意識が重要

    月次決算の早期化には大きなメリットがあるのに、なぜ遅れてしまうのか。市川氏は、社外と社内にそれぞれ原因があると指摘する。

    Hongo Connect & Consulting株式会社 市川氏

    「まずは取引先から早く請求書を発行してもらう必要がありますが、相手のあることなので思い通りにはいきません。社内でも営業部門が締め日を守らなかったり、何人もの承認が必要な決裁体制によってどこかで滞ったりします。

    経理が締め切ろうとしても、社長の『払ってやってくれ』の一言でなし崩しになることも多く、いつまでたっても数字を確定できないのです」

    経理の作業は単純な入力と同時に、確認や判断が求められ、これが大きな負担になっているという。

    月末・月初の経理部門には請求や経費精算などの書類が大量に届き、これらの内容チェック、ミスに伴う確認や差戻し、入金消込や給与計算といった膨大な作業がのしかかる。長時間労働が常態化する職場も少なくない。

    解決策としては、締め日のルールを厳格化すること、そして精度へのこだわりを捨てることだという。

    Hongo Connect & Consulting株式会社 市川氏
    「経理担当者はまじめな人が多いので、1円単位で金額を合わせようとする方が多いのですが、月次決算はスピードが命。各部門から必要な数字が届かなくてもいったん締め切って概算を入れておき、速報値としてトップに報告するのが重要です。正確な数字が出てきたらその時点で修正すればよいのです」

    また、業務フローを見直し、手作業をシステム化することで工数の削減も見込める。会計システムは多くの企業が導入しているが、請求書の電子化や、経費精算のシステムなどを活用して作業量を減らすことで、スピード化につながるという。

    Hongo Connect & Consulting株式会社 市川氏

    「請求であれば入金消込、経費なら勘定科目の判断や適切な使用かどうかのチェックなどの作業が、システム化することで大幅に軽減できます」

    ただし、これらの対策は部署を超えた理解と協力が重要であるため、経理部門単独での実行は難しい。企業トップが月次決算の早期化の重要性を認識し、概算での報告や承認の簡素化、パッケージの導入などをトップダウンで指揮することが重要だ。

    さらには、実際にニーズを吸い上げ実行していくプロジェクトリーダー的な存在も必要になる。

    ポイント2. 独自開発のシステムはコストに注意

    実際にシステムを導入しても、コスト分のメリットを得られるとは限らない点にも注意したい。市川氏は、システムを独自開発したり、従来からのやり方に合わせてカスタマイズし過ぎると失敗しやすいと指摘する。

    「独自開発すると導入コストはもちろん、OSが変わった時のバージョンアップにも費用がかかるなどコストが膨らみます。クラウドサービスを利用する方が安く済み、他の会計サービスなどとも連携しやすく便利な場合があります」

    安価なクラウドサービスはカスタマイズに制限があるものの、これはむしろメリットになるという。こうしたシステムは、どの企業でも適切かつ効率的に業務を行えるようプロセスが汎用化されている。それが自社のプロセスとかけ離れているなら、むしろ従来の方法が非効率的である可能性があるからだ。

    「システム導入を機に非効率的なプロセスを見直すのがおすすめ。『導入したシステムに合わせる必要がある』という大義名分があれば、プロセス変更への社内理解を得やすいものです」

    月次決算の最終目標スケジュールは5営業日以内の報告

    早期化は、専門のコンサルタントに依頼するという手もあるが、すべての問題を解決してくれると期待するのは禁物だ。システム化と同様にコンサルタントも手段に過ぎず、当事者が本気で取り組まないと何も変えられないと市川氏は警告する。

    目標とすべき月次決算のスケジュールは、翌月5営業日で速報値を報告し、経営層による会議にかけるのが理想だという。

    Hongo Connect & Consulting株式会社 市川氏

    「概算値で出すという前提に立てば、決して不可能な日程ではありません。実際、トップダウンによるシステム化でこのスケジュールを実現し、経理部門の残業時間も大幅に減らしたというケースもみられます」

    月次決算の早期化を目指すことで、スピーディーで正確な年次決算にも直結することはもちろん、経理部門をはじめとするスタッフの負担も軽減される。さらには外部からの信頼が増し、企業の利益体質が大幅に強化されるなど、期待できるメリットは幅広い。

    「BtoBプラットフォーム 請求書」で月次決算の早期化が可能に!

    月次決算を早期に確定するためには、集計・整理などの煩雑な経理業務の効率化は欠かせない。そこで、経理部門の中で月末・月初に負荷がかかる業務を代表し、「請求書の受取・発行」の軽減に寄与するシステムを紹介する。

    「請求書業務は、郵送期間がかかるし、再提出依頼などへの対応もあるから、時間がかかるのは仕方がない」 そう考えてはいないだろうか?
    そんな固定観念を覆すのが、株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 請求書』だ。

    その最大の特徴は、取引を行う企業同士が同じプラットフォームを使うところにある。ひとつの画面ですべての取引先とつながり、データで受け渡しが行われるのだ。

    印刷・郵送にかかる時間が短縮されるだけでなく、内容に不備があった場合の再提出もその日のうちに完結する。これにより、支払・入金額を早期確定させることが可能となり、月次決算の早期化に貢献するのである。

    BtoBプラットフォーム 請求書の特長
    ・書類到着までのリードタイムを削減し、金額確定までのスピードが大幅に向上
    ・受取・発行側の双方に、作業負担を軽減する豊富な機能を搭載
    ・会計や販売管理等、他のシステムとのスムーズな連携実績

    また、BtoBプラットフォーム 請求書では、請求書の発行側と受取側の双方がメリットを享受できることも特徴だ。

    「発行モデル」では、売上データのCSVをアップロードするだけで請求書が自動的に作成され、あとは画面上で承認すれば、ボタンひとつで取引先に送信される。発行後に行う入金消込や督促も管理画面上で行える。

    一方、「受取モデル」では、請求書システムで受け取った請求データを会計システムに取り込むだけで、自動仕訳による入力と仕訳作業の大幅な削減が可能になる。また、支払通知書を一括作成・送信する機能を使えば、支払先もスピーディーに金額を確定できるため、時短のメリットを共有することができる。

    他のシステムとの連携も、独自開発のシステムも含めると、すでに販売管理系で250以上、会計系で130以上との連携実績があり、その汎用性は高い。

    請求書業務は、一時期に作業が集中する上に、ミスが許されない。しかし、電子化によって受取・発行の時間短縮が図れるだけでなく、本システムには担当者の負担を軽減する機能が豊富に用意されている。

    月次決算の早期化で頭を悩ませる企業にお薦めしたいシステムと言えるだろう。

    【取材協力】
    市川 琢也

    辻・本郷 税理士法人にて税理士業務、経理アウトソーシング、業務改善コンサルなどを担当し、延べ1,000社以上に関与。現在はHongo Connect & Consulting株式会社の社長として、様々な事業を“つなげる”ビジネスに取り組む。

    Hongo Connect & Consulting 株式会社

    辻・本郷税理士法人グループが誇る、顧問先企業数10,000社を超える豊富な経験とネットワークを活かし、様々な角度から経理・総務業務の改善・コンサルティングを行う。

    【記事提供】

    株式会社インフォマート

    世界中の企業や人を結ぶことを目指した「BtoBプラットフォーム」を運営。企業間取引の“プラットフォーマー”として、様々な業界、業態の企業に当社のサービスを通じて紙から電子化への移行、企業のペーパーレス化を促進し、利用企業数は30万社、2018年度年間流通金額は8兆円を超えています。今後も、企業の生産性向上、時間短縮、コスト削減を実現し、売上拡大やペーパーレス化によるECOに貢献し、業界や国の垣根を超えて、世界中の企業や人を結ぶグローバルな「BtoBプラットフォーム」企業を目指します。

    BtoBプラットフォーム 請求書について

    電子請求書のプラットフォームとして、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」など、多彩な請求業務の電子化に対応可能なクラウドサービスです。電子化による業務時間の短縮や、承認フローによる内部統制強化、ペーパーレス(ECO活動推進)とコスト削減にも繋がる仕組みとして、現在、全国約30万社にご利用いただいています。[/su_note]

    ▼公式サイトはこちら