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交通費精算を全自動化し、圧倒的な業務効率化を実現する方法を解説

多くの経理担当者を悩ませる問題が「交通費精算」です。毎日のように発生する旅費の精算は小口現金や領収書の管理、伝票の起票などたくさんの時間をとられます。従業員300人の中堅企業で経理を5年担当していた筆者も「なんとか効率化できないものか…」と日々頭を悩ませていました。

そこで今回は交通費精算の自動化ツールを使った効率化の方法を紹介します。
ある企業では毎月10時間かかっていた交通費精算の時間が30分で終わるようになりました。

このように企業規模に関係なく業務の効率化に成功している企業はたくさんあります。ビジネスマンなら誰もが所有している「Suica」の利用法、旅費精算システムを利用した業務の効率化など事例を挙げて解説、あなたの会社にマッチする方法を探っていきましょう。

経理の仕事のなかで交通費精算に時間がかかる原因は手入力が多いためです。人が移動するたびに日付や経路を一つずつチェック、ミスや運賃に細心の注意を払う必要があります。

交通費精算の一般的な流れ!時間がかかる理由は?

従業員一人に対し毎月30分以上も精算時間を取られることもある交通費精算の流れを説明します。

①従業員が「交通費申請書」を作成、提出

筆者の経験上、交通費発生後すぐに申請してくれるスタッフは非常に少ないです。多くは月末にまとめて申請書を作成、経理課は申請書の山になります。

②上司の承認

本人が作った申請書は直属の上司の承認印が必要です。会議や外出、出張などで承認作業が滞るので筆者も月末は残業が増えました。

③経理担当者が経路・運賃のチェック

ここからが経理の確認作業となります。筆者もひたすらインターネットの経路検索サイトで確認作業をおこなっていました。

  • 交通手段ごとの検索
  • 正しい経路、最安値経路の調査
  • 本人の申告内容との照合作業
  • ミスがないか2人体勢でチェック

私の勤めていた従業員300人程度の企業では、締め日の数日前からこの作業に追われ本来の仕事はほとんどできませんでした。

④ミスや不正があれば差し戻す

経理でのチェックで記載ミスや意図的な不正が見つかった際は、本人や上司に差し戻す必要があります。そこでさらに時間がかかり当月の処理に間に合わない場合もありました。

⑤交通費を本人口座に銀行振込

申請書に間違いがなければ本人口座に使った分の旅費を振り込みます。インターネットバンキングを使う企業も多いですが、件数が増えればそれだけ時間が取られます。銀行に出向いて窓口で振り込む場合はさらに手間がかかります。

自動化方法① モバイルSuicaで交通費精算を行う

1つ目の方法は、モバイルSuicaと連携した経費精算システムを導入し、モバイルSuicaの利用履歴を自動連携させる方法です。
これにより、モバイルSuicaの利用履歴が自動的に、経費精算システムに登録され経費申請ができるため、交通費精算の全自動化が簡単に実現できます。

メリット① 経路・金額が自動で入力

モバイルSuicaのアプリをインストールしたスマホを改札口でかざすと、経費精算システムにデータが連携されます。

金額を手入力する必要もありませんし、仕訳データも自動作成されます。また、定期区間分の料金も自動除外され、インターネットで経路を調べる手間がゼロになり圧倒的な業務効率化ができます。

メリット② 経理でのチェック時間の短縮

旅費精算で最も時間がかかる確認作業が数分で終わります。特に面倒だった「定期区間料金の確認・排除」もすべて自動で計算されるため、担当者は上がってきたデータをチェックするだけでOKです。

ただモバイルSuicaに連携した経費精算システムは多くありません。「Dr.経費精算」がその一つです。

関連記事:モバイルsuicaで交通費・経費精算を劇的に「楽」にする方法

自動化方法② Suica・PASMOなどの交通系ICカードで自動化をはかる

2つ目の方法は物理的なSuicaカードの利用履歴を連携させる方法です。
一般的にはカードリーダーなどにSuicaをタッチすると、利用履歴を自動で登録できます。

交通系ICカードの特徴

  1. 初期投資を少なく自動化・効率化できる
  2. 履歴の保存は20件まで
  3. 会社でICカードリーダーにタッチする必要がある

まずICカード自体の導入経費が安いという特徴があります。読み取り機能付きのタブレットやリーダーを購入する必要はありますが、会社に数台設置すれば全データの収集が可能です。

実際の旅費履歴は20件までしか保存できないため、営業など外回りの多い人はこまめにリーダーにタッチする必要があります。

使えるICカードはSuicaだけでなく「PASMO」や「はやかけん」などバリエーションも多いです。ICカード連携機能を持つ交通費精算システムと連動すれば、さらに経理担当者の負担が減ります。

関連記事:ICカード連携機能をもつ交通費精算システム6社を完全比較

メリット①時間が短縮できる

  • インターネットで経路を調べる時間
  • 最安値かどうかのチェック
  • 会計ソフトへの入力時間

交通費精算を自動化すると上記の作業時間が短縮され大幅な効率化が図れます。人的なミスも減り結果的に人件費の削減につながります。旅費精算システムと連携、自動化すれば会計ソフトへの入力や仕分けも効率化できます。

関連記事:経費精算は自動化すべき!2019年最新のシステムを厳選比較!

メリット②不正を防止できる

筆者が経理担当だったころにも旅費の不正申請は後を絶ちませんでした。中には悪意のないケースもありますが、私用で使った運賃まで請求したり定期券で乗車できる区間まで申請書に記載したりと毎月差し戻し案件が発生していました。

しかし交通費精算システムを導入すると、地図アプリの活用や個人のICカードの登録などで不正をグンと減らせます。

メリット③小口現金を廃止できる

従業員数の少ない企業や旅費の発生が少ない会社など、小口現金での旅費精算をおこなっているケースもあります。

申請者にとってはすぐに旅費を受け取れるメリットはありますが、経理担当者は1円単位で現金を管理する必要が。交通費精算システムを自動化すれば、出納帳への記載などの手間が省け仕事を効率化できます。

交通費精算を自動化して効率化に成功した企業

では実際に旅費精算システムを使ってを業務を効率化した事例を2つみてみましょう。

1.交通費精算の処理時間が1/10に「株式会社アウスタ」

埼玉・東京を中心に若手キャリアサポート事業をおこなう株式会社アウスタは、Suicaと旅費精算システムを連動させ交通費精算の手間を1/10に削減しました。改善のビフォーアフターを紹介します。

改善前:旅費の精算はすべて手作業

業務上出張の多いアウスタの社員は、以前からエクセルで申請書を作成JRなどの領収書を添付して経理に提出していました。チェック作業も大変で1件ずつ内容を照合する作業は相当の負担でした。

改善後:モバイルSuicaで最先端の交通費処理

クラウド精算システムとモバイルSuicaの連動で従来の旅費精算の1/10程度にまで効率化を図ることができました。

2.小口現金廃止で1/3の時短に成功「株式会社ベジテック」

400人以上の従業員を抱える商社株式会社ベジテックは、エクセルによる旅費精算の非効率さに以前から頭を抱えていました。旅費精算システムの導入により処理時間を大幅に削減、スキマ時間での作業で十分間に合うようになりました。

改善前:エクセル申請書の作成・現金処理で手間が多かった

従業員から領収書と一緒に提出された申請書を上司の承認後に経理がチェック、伝票を作成して現金処理していました。

改善後:パソコンだけで振り込みまで完了!小口現金を廃止

以前は申請書と領収書、ダブルのチェックが必須でしたが旅費精算システムの導入によりパソコン作業だけで振り込みまで完了。作業時間が従来の1/3程度にまで削減できました。

参考:振込・伝票作成まで従来の1/3の時間で経費精算業務を終えることが出来るようになりました(株式会社ベジテック)

交通費精算を自動化して業務を効率化

今回紹介した旅費精算の全自動化の具体的な手順やメリットは「自社でも実践できそう」と思った方も多いのではないでしょうか。モバイルSuicaの利用は会社の規模を問わず思い立ったらすぐ導入できるスピード感も大きな特徴です。

経理はバックオフィスと呼ばれ直接会社の利益には関係がないと思われがちです。しかし非生産部門から始まる業務の効率化は、会社の売上にも陰ながら貢献する大切な工程なのです。

交通費の清算はクラウド型清算システムや会計ソフトとの連動で、さらに効率化を加速できます。圧倒的な業務の効率化は、経理担当者だけでなく会社全体の仕事の質が向上するきっかけになるでしょう。

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参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


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