おすすめ経費精算システム

英語対応の5つの経費精算システムの機能比較・考察

英語に対応した経費精算システムをお探しでしょうか?
従業員に外国人が多く、経費精算に時間がかかっていませんか?
また、海外出張が多く、非効率な経費精算業務をしていませんか?

英語対応のシステムと一言で言っても大きくわけて下記の2つに分類されます。

1つ目は、外国人従業員が多く在籍しており、社内の文書が英語などの場合。
そのため、英語で使えるシステムを求めているケース

2つ目は、従業員のほとんどが日本人だが、海外出張が多く、海外のレシートの処理、出張申請を仮払いしたい場合。

ケースごとに、必要な機能、最適なシステムが異なります。
本記事では2つのケースについてそれぞれ注意すべき点を解説致します。

また、英語対応機能を持つクラウド型経費精算システム5社について機能や価格を比較表にまとめました。
これさえみればひと目でどのシステムを選ぶべきかがわかる表になっております。

英語対応経費精算システム5選の機能比較表

下記が英語対応機能のある経費精算システム5社の比較表となっております。

英語対応の経費精算システムの選び方

 

一口に英語対応の経費精算システムといっても2つのケースがあります。

1つ目は、外国人従業員が多く在籍しており、社内の文書が英語などの場合。
そのため、英語で使えるシステムを求めているケース

2つ目は、従業員のほとんどが日本人だが、海外出張が多く、海外のレシートの処理、出張申請を仮払いしたい場合。

どちらのケースかにより、どのような課題、機能が必要かは異なりますので、別々に解説をさせていただきます。

外国人従業員が多い企業が気をつけるべき3つの点

まず、外国人従業員が多く、英語に対応した経費精算システムの導入を検討している方へ向けて、ポイントとなる点を紹介いたします。

具体的には、以下の3つの点がポイントとなります。
・英語表示での使いやすさ
・英語での交通費精算の簡便さ
・英語でのサポート

各々の点に関して、詳細に解説をさせていただきます。

1,英語表示での使いやすさ

英語表示ができることはもちろん、英語表示でも直感的に使いやすいサービスを選びたいですよね?

下記に各社サービスの英語表示の画面を比較しています。

MFクラウド経費やDr.経費精算はワンクリックで日本語→英語へ表示を切り替えることができるため、非常に便利です。

「ジョブカン経費精算」は同様にワンクリックで表示を切り替えることができるのですが、デフォルトの申請書名(交通費精算書、経費精算申請書など)は日本語で表示がされます。そのため、日本語を全く理解しない外国人従業員にとっては申請が難しいというデメリットがあります。

『楽楽精算』に関しては、デフォルトでは英語表示を行うことができませんが、月額費用+1万円のオプションで英語化を行うことができます

ジョブカン経費精算やMFクラウド経費、Dr.経費精算ではデフォルトの機能として英語表示を行うことができますので追加料金は発生しません。

 

◆ MFクラウド経費の英語対応画面

◆ Dr.経費精算の英語対応画面

◆ 楽楽精算の英語対応画面

◆ ジョブカン経費精算の英語対応画面

下記画像のようにジョブカン経費精算では、英語表示画面であっても申請書や設定画面を英語表示することができません。

 

2, 交通費精算が英語でも簡単にできるか?

従来の手作業で行う経費精算には多くの無駄が発生していました。その最たるものは交通費精算でした。

交通費精算というと、以前は手帳を見ながら、行った経路を検索して金額を調べ、それを紙に書いて交通系ICカードのチャージ履歴を印字した紙をのり付けて提出する。という、非常に手間のかかるプロセスでした。

経費精算システムを使うと、駅名を入力するだけで定期区間が控除された金額が自動的に入力されます。また、最安値や最短の経路も選ぶことができるため、不正な経費申請が起きにくような仕組みになっています。

英語対応のシステムの選定において重要なポイントはこの機能が英語入力でも利用可能であるかという点です。日本語を理解せず、英語のみ理解する従業員でも経路を検索し、入力ができるということが重要です。

例えば、『ジョブカン経費精算』は経路を選択するために日本語で駅名を入力しなければなりません。その他の項目は英語で表示されるのですが、交通費の入力に関しては日本語で駅名を入力する必要があります。

◆ ジョブカン経費精算の交通費入力画面

 

一方、『Dr.経費精算』では、英語で駅名を入力するとこのように駅名候補が自動で表示されます。そのため、外国人のユーザーでも交通費精算がものすごく楽になります。

具体的には、下記画像のようにローマ字で駅名を入力した場合でも駅名の候補が自動的に表示されます。

このよに日本語を理解しない外国人従業員でも、問題なく駅名入力を行うことが可能となります。

◆ Dr.経費精算の交通費入力画面(英語表示)

また、下記画像のように英語であらゆる経路を自由に選択することが可能です。

そのため、経費精算システムの選定においては「本当に交通費の入力も英語でできるか?」ということに注意する必要があります。

 

3, 英語でのサポートが充実しているか?

従業員に外国人が多い場合、社内文書においても英語と日本語どちらも用意する必要があります。そのため、社内でのコミュニケーションが煩雑になりがちです。さらに、異なるバックグラウンドを持つ外国人従業員には可能な限り使い勝手がよいシステムが求められています。

英語でもサポートが受けられるのか、また外国人従業員にも使い方を教育できるのか?ということが重要なポイントとなります。
導入を検討するサービスが英語での対応をしていくれるか、サポートを受けられるのか、初期設定をしてくれるのか、ということを確認する必要があります。

ちなみに、「Dr.経費精算」は英語によるチャット、メール、電話によるサポートに対応しております。また、英語による説明会を開催した実績もあります。

 

海外出張が多い企業が気をつけるべき3つの点

一方、海外出張が多く、その経費精算処理に課題を抱えている企業では以下の3つの点が重要なポイントとなります。

・ 海外のレシートへの対応状況
・ 外貨への対応
・ 出張申請および仮払い申請機能

1,海外のレシート・領収書を読み取れる機能があるか

レシート読み取り機能とは、レシートをスマートフォンのカメラ撮影すると金額や日付などの内容が自動で入力される機能です。
この機能により従来の手入力で経費を登録するという従来の手間が発生しません。そのため、大きな時間・労力の削減に繋がります。

レシート自動入力機能にはOCR入力と人力代行入力の2通りの入力方法がありますが、人力代行入力がおすすめです。
OCR入力より精度を高くレシートを読み取ることができ、手書きの文字が含まれた領収書にも対応ができるためです。

こちらのレシート読み取り機能は原則日本語の領収書のみ対応しているため、英語や多言語の領収書へ対応しているかも確認する必要があります。

◆ レシート読み取り機能 各社比較表

レシート読み取り機能英語レシートへの対応
楽楽精算OCR入力(iPhoneアプリのみ)なし
ジョブカン経費精算なしなし
Dr.経費精算人力代行入力
コンカー人力代行入力
※外部アプリとの接続で可能
MF経費精算OCR入力 + 人力代行入力
実際使った人の声
「以前は受領したレシートを一つ一つ紙に手書きをしていました。そのため、紙への記入にかかる時間も非常に多く、また、記入間違いも多いため経理担当者のチェック、修正業務の負担が大きな課題となっていました。レシート自動撮影機能によりスマートフォンカメラでレシートを撮影すると内容が自動入力されるため、非常に助かっています。また人力入力代行のため精度が非常に高く、ほぼ間違いがありません。データかも通常1時間ほどで完了するため非常に便利です。」

 

2,外貨に対応しているか

経費精算システムが外貨に対応しているかどうかも重要なポイントになります。例えば、外貨に対応している場合、現地の通貨で経費を入力し、自動的に日本円に換算することができます。
また、最新のレートを自動取得したり、社内ルールに基づいた為替レートを設定することも可能です。

◆ 各社の外貨対応状況は以下の通りです。

外貨対応レート設定機能
楽楽精算
(※新規レートを追加する場合は手動で追加する)

(※自由にレートを設定できるが、最新レートを自動取得ができない)
ジョブカン経費精算
(※新規レートを追加する場合は手動で追加する)

(※自由にレートを設定できるが、最新レートを自動取得ができない)
Dr.経費精算
コンカー
MF経費精算△(※最新レートの自動取得ができない)

3,出張申請に経費を紐付けられるか? 仮払いができるか?

出張申請、仮払い申請を紙やエクセルで行うことは非常に煩雑でした。

これらの手間を解消するためにお使いの経費精算システムに出張申請や仮払いの機能がついているかを確認する必要があります。
これらの機能を使うと以下のようなことを実現することが可能となります。

・事前に出張申請を提出して、出張後に受領した領収書を紐づけることができる
・仮払い申請を提出し、仮払い金を受領。後ほど、経費を紐付け、仮払い金に対していくら使ったか、どんな経費を使用したか、いくら金額が余ったかを自動計算される。

 

◆ 各社の機能比較状況は以下の通りです。

出張申請機能仮払い機能経費を出張申請に紐づけ日当自動計算
楽楽精算
※勘定科目ごとに別々に登録必要あり
ジョブカン経費精算
Dr,経費精算
コンカー
※計算式による日当計算ができない

「経費精算」を英語ではなんという?

  • 経費精算  expense report
    例)「経費精算を提出する」 “Submit the expense report”
  • 経費精算申請書 expense reimbursement form
    例)「締切までに経費精算申請書を記入してください」
    “Please fill out the expense reimbursement form by the deadline”

まとめ

この記事では、「英語対応の経費精算システムの導入を検討している方」へ向けて、

各社の機能比較および、ベンダー選定のポイントに関してお伝えしました。

最後までお読みいただきありがとうございました。



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