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領収書の整理・保管方法はこれだけ!保存期間も解説!

あっという間に溜まってしまう領収書。どのように整理したらいいかわからずに、ごちゃごちゃになってはいませんか?
その状態のまま働いていると、会社では決算の時に税理士から睨まれ、個人事業主は確定申告の時に地獄を見ることになりますね。

領収書の整理と保管方法が確立すると、経費精算が飛躍的にスピードアップします。領収書の片付けに費やして時間を、本来の業務にあてられるようになりますね。

今回は、領収書の整理の仕方と保管方法について解説していきます。

会社ではどのような領収書を残しておけばいいのか?

基本的にお金を使うたびに増える領収書。たとえ領収書が貰えないところでも、支払確認書を作成し支出があったことを明確にします。

法人では経費として支払ったものは、1枚も無くさず保管をすることが鉄則です。

また、支出の理由や科目が一目で分かるものはそのままでもいいのですが、分かりにくいものはメモを書いておくことをおすすめします。

たとえば、事務用品を購入したら、その科目は「事務用品費」であることがわかりますね。会議で使うにしろ、外で使うにしろ、使い方は変わりませんので事務用品費です。

しかし、会食などは何の名目で行ったのか、誰と行ったのかなど忘れてしまいがちです。領収書の品名は「食事代」だけですからなおさらですね。

そのような場合は、領収書に一筆書いておきましょう。

  1. 行った目的
  2. どこの会社の誰と行ったのか
  3. 総人数

以上の3点を書いておけば、経費精算を行う時にも適当なことを書かずにすみます。

また、見積書と納品書がある場合は、それらも一緒に保管しておきましょう。

個人事業主が保管しておくべき領収書

個人事業主の方は、生活にかかった領収書と業務にかかった領収書を分けておきます。
そして、生活にかかった領収書は確定申告には必要ありません。破棄して結構です。

しかし、個人事業主の中には、業務とは関係ない飲食代を顧客との打ち合わせとして「会議費」に計上したり、衣服代を「消耗品費」に計上する人がいます。決して褒められたことではありませんが、実際にはやる人はいます。

また、医療費や医薬品の領収書は取って置いた方が無難です。これは医療費控除やセルフメディケーション税制などを受けられる可能性があるからです。

法 人 会社でかかったものは全て取っておく
見積書、納品書も保管しておく
個 人 生活にかかったものと業務でかかったものをわける
生活にかかったものは破棄してもいい

領収書の3つの保管期間

領収書は決算や確定申告をする時に使用し、記載された支出が間違いないことを示す証拠です。税務署に経営状態を申告し、何かあった際には対応するために決算書類の保存期間が決められていますね。

それは法人と個人事業主で変わり、さらに個人事業主は白色申告と青色申告で分けられます。

保存期間①法人の場合

法人の領収書の保管期間は「 法人税法」で定めれており、期間は7年間です。
領収書だけでなく、会社の経営状態がわかる帳簿書類の保管期間も同じですね。また、紙ベースだけでなく、電子帳簿を採用している会社でもデータの保管期間も7年間行います。

保存期間②個人事業主:白色申告の場合

白色申告をした際の領収書の保管期間は5年間です。
2013年までは事業所得300万円以下の方は保管義務がありませんでした。しかし、2014年1月からは5年間の保管が義務付けられています。

領収書は5年間ですが、他の帳票関係の保管期間は7年間です。もし可能ならば、白色申告をした領収書も7年間保管しておいた方が安心ではあります。

保存期間③個人事業主:青色申告の場合

青色申告をした際の領収書の保管期間は7年間です。
白色申告は5年間、青色申告は7年間、この差は領収書の扱いの差にあります。白色申告は「その他の書類」として扱われ、青色申告では「現金預金取引等関係書類」として扱われているのです。

法 人 7年
個 人 白色申告 5年
※事業所得300万円以下でも保管する
※他の帳票は7年間保管する
青色申告 7年

オススメの領収書の保管方法を紹介

多くの会社では領収書を紙のまま保管しているのが現状です。
ここでも紙のまま保管する方法をご紹介します。

領収書のまま紙ベースで保管する方法

領収書は記帳さえすれば、束のままでも基本的にはかまいません。
しかし、税務署からの指摘があったり、過去の記録を探すときに束のままは面倒です。データはすぐに使える状態にしてにこそでね。

そのため、A4のコピー用紙などに数枚をまとめて貼り付け、それをファイリングしているところが多いです。まとめて貼る方法は日付ごと、ファイリングする際は日付順にしておくと、探すときに手間が少なくて済みます。

また、ただ紙に張り付けるだけでなく、領収書の近くに何に使用したのかを書いておくといですね。特に飲食代や旅費交通費に関係するもの。

飲食代は、

  1. 何も目的として行ったのか(例:打ち合わせ、接待など)
  2. どこの誰と行ったのか(例:xx株式会社の〇〇部長)
  3. 総人数

以上の3点を記入しておけば、帳簿を確認せずとも内容がわかります。

旅費交通費は、

  1. 何を目的として行ったのか(例:xx出張、〇〇説明会など)
  2. どこからどこまで使用したのか(例:東京→大阪間)

以上の2点を記入しておくと、次回似たような出張があった際など、仮払金を用立てる時の目安がつきやすくなりますね。

領収書はただ保管するだけでなく、自分以外の人が見てもある程度、内容が把握できるようにしておくことがベストです。

保管方法について詳しくは下記記事もご覧ください。

経費精算での「領収書の貼り方・保存方法」を経理10年のプロが解説!

これからの経理業務でおすすめな領収書の保管方法は「電子化」!

会社でも家でも、パソコンや便利なシステムが普及していますね。しかしながら、会社の経理は根本的に進化していません。

帳票が紙から会計ソフトに変わったぐらいで、いまだに領収書は紙で保存しているところが非常に多いです。紙で保管をすると、貼りつける手間とファイリングをする手間、ファイルを少なくても7年間保管する部屋が必要になります。

たった1年間の帳票書類だって結構な量になるのに、7年の量をすべて保管するのは大変です。紛失や盗難、火事や水害による消失のリスクもありますね。

これからの経理でおすすめなのは、電子化して領収書を保存することです。

会社の規模が大きくなったり、人が増えたりすると領収書は何百枚にもなります。
それを1枚ずつ貼り付け、整理をする時間はもったいないです。しかも、領収書によっては何に使用したのか不明で、使用者に確認をしなければいけないものもあるだろうと思うと、経理はレシートを片付ける為にいるのではないと感じます。

これからの領収書の整理・保存方法は電子化することをおすすめします!
ただし領収書の電子化についてはいくつか制限があり、電子帳簿保存法への対応も必要です。詳細は下記記事をご覧ください。

スマートフォン 撮影領収書のスマホ撮影はOK?経費精算の電子化がおすすめの理由5つ

また、領収書を電子化するためには電子帳簿保存法にも対応している経費精算ツールの導入が不可欠です。次章ではその中でもオススメのシステムとして「Dr.経費精算」を紹介します。

領収書を電子保存し、ペーパーレス化ができるDr.経費精算

Dr.経費精算は、スマホで領収書を撮影すると、専門のオペレーターが領収書の内容を入力してくれます。その正確性は99.9%!オペレーターが1枚ずつ入力しているので、一般的なレシートタイプだけでなく、手書きの領収書も海外の領収書も自動入力できます。

領収書を読み込む他のツールはRPAというシステムを導入していますが、レシートの撮影状態によって正確性は大きく左右されますね。読み込みミスはいちいち修正しなければなりません。

その点、Dr.経費精算はオペレーターによる目視入力と、違うオペレーターがチェックを行うというダブルチェック法を採用しています。それにより、業界最高水準99.9%の正確性です!私たちは入力する手間がありません。

また、Dr.経費精算は「電子帳簿保存法」に対応しています。
電子帳簿保存法とは、帳票などをスキャンしてデータ化をします。そして、そのデータを「原本」として扱えるという法令です。

データを原本として扱えるのは画期的で、紙の帳票類の破棄ができます。そのため、領収書もデータ化した後は、領収書そのものは必要ありません。わざわざ紙に貼ることも、ファイリングも保管もしません。破棄が可能です。

それだけではなく、Dr.経費精算は領収書原本の全件突合・倉庫への保管も代行するため、電子帳簿保存法に対応せずとも
領収書原本をなくすことができます
詳細は下記の公式サイトをご覧ください。

画像出典:Dr.経費精算 電子帳簿保存法に対応:経費精算システム

領収書を撮影してデータ化するツールは多く出回っていますが、中には電子帳簿保存法には適応していないものもあります。そのようなシステムでは紙の帳票を破棄することはできません。注意しましょう。画像出典:Dr.経費精算 電子帳簿保存法に対応:経費精算システム

【2018年最新版】電子帳簿保存法の改正で変更された5つのことご存知ですか?
こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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