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経費の伝票入力を自動化・効率化する方法を解説!オススメRPAソフトも紹介

伝票入力 経費

  • 経費の伝票入力担当者の入力ミスがとても多い。担当者がいずれ大きなミスをしでかさないかととても不安…。
  • 入力内容をチェックして、修正指示を出して、またチェックして…。結局自分で入力するよりも時間がかかっている状況をどうにかしたい。
  • 単純作業に近い経費入力作業に使っているスタッフの時間をもっと付加価値の高い業務に振り分けたい。AI活用で経費入力作業を自動化できない?

このようなお悩みはございませんか?
経費の入力作業を自動化・効率化するためには、RPAソフトの導入がオススメです。

業務がロジックに従って厳密に進んでいく会計業務は、本質的にIT化やAI導入に非常に適しているといえるからです。
もちろん、会社の支出を経費として処理することを認めてもらうためには、税法や会計基準に従った業務ルールを構築しなくてはなりません。

この記事では、経費の伝票入力を自動化・効率化するために知っておくべき法律上のルールや、RPAソフトを導入する際の注意点について具体的に解説いたします。

会計部門業務の効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。(執筆者は会計業務に10年以上従事しています)

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経費伝票入力の自動化・効率化を考える上で知っておくべき3つのこと

経費の伝票入力作業の自動化・効率化を考える上では、以下のような点について理解しておくことが大切です。

  1. 経費処理するための法律上の条件
  2. 証憑書類に記載されている必要がある情報
  3. RPAソフトを活用する

それぞれの項目について、順番に見ていきましょう。

①経費処理するための法律上の条件

会社が行なった支出を、会計上の経費として処理するためには、以下のようなことがらを外部に対して証明できなくてはなりません。

  • 支出が会社の事業運営に関連するものであること:例えば、経営者のプライベートな支出を会社の経費とすることはできません
  • 収益と費用が期間損益的な観点から対応していること:例えば、2019年の事業年度に行なった支出を、2020年度の支出として処理することは基本的に認められません
  • 支出の金額が常識的なものであること:支出が事業運営に関連するものであったとしても、不必要に高額な支出は意図的な脱税目的と見なされてしまう可能性もあります。また、接待費などの支出は法律上経費処理できる金額(損金算入できる金額)が制限されます

経費に関する処理を法律んルールに従って適切に行うためには、税法や会計基準についての知識を持ったスタッフの支援を受ける必要があるでしょう。

こうした知識を備えたスタッフに、後で見るRPAソフトの導入に関与してもらい、運用上のチェック作業を担当してもらうことが大切です。

ただそれでも経費精算の不正はありますよね。下記記事ではよくある不正手口とその対策を解説しています。

経費精算の不正を会社員の24%が経験済み?よくある原因と対策を解説

②証憑書類に記載されている必要がある情報

経費処理した支出は、その内容が後日においても確認できるようにすべて証拠となる資料(証憑書類)を保存しておかなくてはなりません。

証憑書類とは、ごく簡単に言えばレシートや領収書のことですが、経費として処理した支出に関する証憑書類には、以下のような情報が漏れなく記載されている必要があります。

  • 取引の相手方(接待費などの場合は相手先の担当者名や人数も)
  • 支出を行なった年月日
  • 支出の金額
  • 支出の具体的な内容(但し書きなどを利用します)
  • 収入印紙貼り付けの有無(一般的に5万円以上の支出について必要です)

なお、これらの証憑書類は過去7年分を保管しておく必要があります。

これらはRPAソフト導入後にも変わらず求められる条件ですから、経費入力作業の効率化においては、入力元となった証憑書類の保存作業についてもトータルで検討することが大切です。保存期間や電子帳簿保存法との関係については下記記事をご覧ください。

証憑書類とは?保存期間や電子化ルール・突合方法を解説

また、領収書などの証憑書類を7年間保存するのも面倒ですよね?そんな方には「Dr.経費精算」がオススメです。

領収書の突合チェックや倉庫への7年間保管を代行するので、自社で保存する必要がありません。電子帳簿保存法に対応しなくても、原本保管から脱却することができます!詳しくは下記ページをご覧ください。

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③RPAソフトを活用する

近年は、「人間が行う作業」をいかに少なくできるかによって、企業管理部門の存在意義が大きく変わる例が少なくありません。

経費の伝票入力作業を自動化し、効率的に業務を進めていけるようになるためには、経理作業を劇的に効率化する「RPAソフト」の導入をぜひ検討してみてください。

RPAソフトとは、Robotic Process Automationの略で、ごく簡単に言えば会計処理に関して人間がやってきた作業を、ロボット(ソフト)に全部やらせてしまおうというものです。

面倒な経費の入力作業を効率化し、業務効率化を行うためには、RPAソフトの導入が成功するかどうかにかかっているといえるでしょう。

次の項目では、RPAソフトを選ぶときのポイントについて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

RPAソフトを選ぶときのポイント

RPAソフトの導入に成功すれば、これまで人間が時間と労力をかけて行ってきた作業を、すべてロボット(ソフト)に行わせることが可能となります。

ただし、RPAソフトは導入さえすればOKというものではなく、導入後の学習環境の整備や、企業規模に合わせたソフトを導入することが非常に重要であることを理解しておきましょう。

実際にRPAソフトの導入を進めていく上では、以下のようなポイントを押さえておくことが重要です。

  • ①これまで人間がやってきた作業の流れが把握できているか
  • ②導入を実現するには関わるスタッフの意識が重要
  • ③企業規模に合わせて最適なソフトを選ぶ

それぞれのポイントについて、順番に見ていきましょう。

①これまで人間がやってきた作業の流れが把握できているか

RPAソフトは、あくまでもこれまで人間がやってきた作業の肩代わりしてくれると言うものです。

そのため、導入を行う担当者が把握している業務のフローが、日常の経理作業の現状を正しく反映していなくてはなりません。

(間違った指示や学習環境をRPAソフトに与えてしまうと、思うように経理作業の効率化が進まなくなってしまいます)

RPAソフトの導入を行う際には、まずは現状の業務の流れを正しく把握することからスタートしましょう。

②導入を実現するには関わるスタッフの意識が重要

RPAソフトは、導入後に学習した内容を反映して業務効率化をスピードアップしていくと言う性質を持っています。

そのため、RPAソフトの導入に関わるスタッフには、導入期間中はある程度の労力を負担してもらう必要があります。

RPAソフトの導入にあたっては、導入によって浮いた時間を何に振り分けることができるようになるのか?を明確にしましょう。

RPAソフト導入によって得られるメリットをスタッフ間で共有しておくことが大切です。

RPAソフトの導入は、あくまでも「ロボットでもできる機械的な入力作業から、人間を解放するため」に行うものであることを理解しておきましょう。

③企業規模に合わせて最適なソフトを選ぶ

RPAソフトには、スタートアップ企業が会計ソフトの補助機能として使うべきレベルのものから、入力作業に関わるスタッフ数が数十名を超えるような大規模企業向けに作られているものまで、さまざまなものがあります。

スペックの良いものは必然的に開発費用がかかっていますから、導入コストも割高になりがちです。

機能はたくさんあればあるほど良いと言うものではなく、自社の業務環境に適しているものを選ぶようにしましょう。

導入するRPAソフトを選ぶ際には、自社の業種や事業規模から考えて、過不足ない機能が搭載されているものを選ぶことが大切です。

オススメの経費RPAソフトは「Dr.経費精算」

経費入力作業の自動化・効率化を成功させるためには、上で見てきた「RPA導入のポイント」を踏まえた上で、自社の業務内容や企業規模に合わせたRPAソフトを選択することが大切です。

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入力内容の承認作業も階層ごとに設定することができますから、承認フローが複雑になっている中規模〜大手企業でも多くの導入実績があります。

経費入力作業の効率化を検討している方は、ぜひ「Dr.経費精算」の導入を検討してみてください。

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