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稟議書の書き方やテンプレートは?3つの注意点を紹介!

稟議書の書き方は社会人になると避けては通れないものです。
しかし、稟議書は会社特有のものであるため初めて耳にするという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

稟議書とは重要事項の決定について決裁権を持っている人が承認を行うための書類です。

重要な書類ですが初めて書くとなると、何から書いてよいのかわからないですよね。

私は経理として多くの稟議書作成に携わってきました。

稟議書を作成する際のポイントをテンプレート付きでご紹介します。

そもそも稟議書とは?

社会人になって初めて「稟議書」という言葉を聞いた、という人も少なくありません。

まずは稟議書とは何かをおさらいしましょう。

稟議書の定義

稟議書とは稟議をするための書類です。「稟議」は日常生活では聞きなれない言葉ですが以下の通り定義されます。

 ①官庁・会社などで、会議を開くほど重要でない事項について、主管者が決定案を作って関係者間に回付し承認を求めること。

 ②会社などで、所定の重要事項について、決裁権を持っている重役などに主管者が文書で決裁承認を求めること。

広辞苑

一般的な企業では②の意味で使われることが多いようです。

したがって稟議書とは、重要事項の決定について決裁権を持っている人が承認を行うための書類と言えます。決定にかかわる全ての人に回覧されて承認の印鑑をもらう、という流れになります。

稟議書と決済の違い

稟議書は会社によっては決裁書と呼ばれることもありますが、厳密には稟議と決済には以下のような違いがあります。

稟議:複数名の承認を求める

決済:決定権のある役職者に直接承認を求める

稟議書の書き方は?例文で解説

初めて稟議書を書く時には何を書けばいいのかわかりませんよね。

ここからは稟議書に記載すべき必須事項をテンプレート付きで紹介します。

稟議書に書くべき基本的な内容

以下は稟議書に盛り込むべき必須事項です。

・目的
・契約内容
・発生する支出・収入
・予想されるリターン
・予想されるリスクとその解決策

新しいシステムの導入という事例で説明します。

また、基本事項として以下の情報は記載・欄を作成します。

・稟議書の起案者
・稟議書の管理番号
・稟議書の宛名
・作成年月日
・決裁印の捺印欄

稟議書に書くべき内容①目的・概要

まずは稟議書が何のために書かれたものなのかという目的を明らかにします。

以下の例でしたら(経費精算システム導入の承認)です。

そしてこの部分を読むだけで稟議書案件がわかるように概要をまとめます。

目的・概要の例文

1.目的・概要
新しい経費精算システムの導入について承認をお願いいたします。

現在、経費精算には経理社員が月間XX時間、年間XX時間をかけて行っています。また経費精算を申請している社員は年間XX人、一人当たり平均XX時間がかかっています。

A社の経費精算システムを導入することで残業時間の削減が可能になり、年間XX万円のリターンがあります。

稟議書に書くべき内容②契約内容

稟議書において承認してもらいたい契約がある場合、契約内容を明示します。

契約内容の例文

2.今回導入する経費精算システムの契約概要
■導入システム:A社「〇〇経費精算」
■契約期間:XX年X月~XX年X月
■契約額:XX万円 ※XX年度予算額:XX万円
■契約内容:システムの導入および保守
※詳細は添付別紙ⅰ「A社見積もり書」を参照ください。
※経費精算システムを提供しているA社・B社・C社のシステム内容と金額の比較は添付別紙ⅱ「経費精算システム導入検討比較表」を参照ください

稟議書に書くべき内容③発生する支出・収入

稟議書案件が承認されることで発生する支出と収入について書きます。収支計画と呼ばれます。

支出・収入の例文

3.収支計画

経費精算システムを導入することで得られるリターンとして、経費精算担当の経理社員および経費精算申請者の業務削減となり、年間XX時間、XX円の支出削減になります。

経費精算システム導入にかかる費用XX万円は3年で回収できる見通しです。
詳細は添付資料ⅲ「収支計画」を参照ください。

稟議書に書くべき内容④予想されるリターン

稟議書案件が承認されることで得られるメリットについて記載します。

例には上述の「収支計画」に得られるメリットを記載しましたので省略します。

稟議書に書くべき内容⑤予想されるリスクとその解決策

稟議書案件が承認されたことで起こり得るリスクとその回避策を記載します。

後述しますが非常に重要な項目です。

リスクとその解決策の例文

4.経費精算システム導入に伴うリスクと回避策について
経費精算システム導入に伴い予測されるリスクとその解決策については以下の通りです。

リスク1:経費精算システム提供会社A社が倒産した場合のシステム保守と経費精算業務
回避策:A社の財務状況は極めて健全であり倒産のリスクは非常に低いと考えられます。詳細は添付資料ⅳ「A社の財務健全性格付け」を参照ください。

また、万が一倒産した場合には現在の経費精算業務フローを使用して経費精算を行います。したがって、経費精算システムが使用できなくても業務に支障はありません。

リスク2:XXX

稟議書のテンプレート

今までの例文を稟議書のテンプレートとしてまとめると以下のようになります。

 

起案者 XXXX
管理番号 XXXX
起案日 XXXX年X月X日
決済日 XXXX年X月X日
起案者 XXXX部 XXXXX
決済者捺印欄  

経費精算システムの新規導入について

1.目的・概要
新しい経費精算システムの導入について承認をお願いいたします。

現在、経費精算には経理社員が月間XX時間、年間XX時間をかけて行っています。また経費精算を申請している社員は年間XX人、一人当たり平均XX時間がかかっています。

A社の経費精算システムを導入することで残業時間の削減が可能になり、年間XX万円のリターンがあります。

2.今回導入する経費精算システムの契約概要
■導入システム:A社「〇〇経費精算」
■契約期間:XX年X月~XX年X月
■契約額:XX万円 ※XX年度予算額:XX万円
■契約内容:システムの導入および保守
※詳細は添付別紙ⅰ「A社見積もり書」を参照ください。
※経費精算システムを提供しているA社・B社・C社のシステム内容と金額の比較は添付別紙ⅱ「経費精算システム導入検討比較表」を参照ください

3.収支計画
経費精算システムを導入することで得られるリターンとして、経費精算担当の経理社員および経費精算申請者の業務削減となり、年間XX時間、XX円の支出削減になります。

経費精算システム導入にかかる費用XX万円は3年で回収できる見通しです。
詳細は添付資料ⅲ「収支計画」を参照ください。

4.経費精算システム導入に伴うリスクと回避策について
経費精算システム導入に伴い予測されるリスクとその解決策については以下の通りです。

リスク1:経費精算システム提供会社A社が倒産した場合のシステム保守と経費精算業務
回避策:A社の財務状況は極めて健全であり倒産のリスクは非常に低いと考えられます。詳細は添付資料ⅳ「A社の財務健全性格付け」を参照ください。

また、万が一倒産した場合には現在の経費精算業務フローを使用して経費精算を行います。したがって、経費精算システムが使用できなくても業務に支障はありません。

リスク2:XXX

稟議書をスムーズに通すコツ3点

稟議書を作成する際に気を付けるべきことを3点お伝えします。
この3点を抑えることでスムーズな承認を得ることができます。

稟議書作成の注意点①稟議書は事前の根回しが大切

稟議書は書いておしまいではありません。

稟議書の承認を得て初めて仕事が前に進む、という場合もありますし、
時には稟議書の承認遅れが契約全体に影響を及ぼすこともあります。

そこで大切なのがいかに素早く稟議書を担当役員に回してもらい、承認を得られるかです。

すぐに承認をもらうために、稟議書が担当役員のもとに届く前にできれば電話か直接会って内容を説明しておきましょう。

そうすれば稟議書が回ってきたときに、「あの時に行っていた案件だな」と思ってもらい、稟議書の内容をそれほどじっくり見ずに承認を得られるでしょう。(役員は忙しいですからね。)

承認を得るべき担当役員が多ければ多いほど、大変ではありますがなるべく事前に話しておきましょう。重要でない稟議案件と思われてしまうと稟議書がどこかで止まってしまい、いつまでたっても承認されない…ということになりかねません。

稟議書作成の注意点②初めて読む人のもわかりやすく

稟議書は直接その案件に関わっていない人が読んでわかるように丁寧に書きます。

面倒でも、結局は素早い承認につながります。

稟議書の承認担当者が直接案件に関わっていないことはよくあること。事情を知らないとわからないような稟議書が役員に回ってきたら、結局稟議書を書いたあなたのところに質問が来ます。

質問が来ればまだよくて、忙しい役員の場合はあなたの方から「稟議書はどうなりましたか」と連絡が来るまで放っておくことも考えられます。

また、稟議書は多くの担当役員の承認が必要になることはよくありますよね。

役員によって細かいところまで気になる人がいる場合は「やり直し」になってしまうことも…。直属の上司の承認が出ても、細かさには個人差がありますからね。できる限り丁寧に稟議書に情報を盛り込んで、細かい点を指摘されないようにしましょう。

稟議書作成の注意点③「計画内」と「リスクを避ける根拠」を明示

稟議書は多くの場合、経費を使うことへの承認を得るために作成します。

その稟議書案件が計画策定(=予算策定)時から織り込まれていたものであればその点は強調しましょう。あらかじめ予定されていた案件であれば承認は通りやすいからです。

一方、計画外(予算外)の稟議案件の場合はしっかり事前の根回しをしておく必要があります。

また、稟議案件においてリスクがある場合は明示し、その対応策を丁寧に盛り込みます。
稟議書案件においては得られるリターンよりも、案件を承認したことで起こり得るリスクを回避できるのか、という視点の方が大事です。

担当役員は自分が承認したばかりにリスクが顕在化して余計な費用が発生した…というのは避けたいものだからです。

リスク・デメリットは隠さずに明示してその対応策まで稟議書に盛り込むことが重要です。

稟議書は作成するだけではなく社内の人に根回しが必要で、慣れるまでは非常に難しく感じるものです。初めは何度もやり直しになるかもしれませんが、だんだんとコツがつかめてくるはずです。

この記事が稟議書作成の一助となれば幸いです。

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