おすすめ経費精算システム

業界人が語る「テレビ業界」における経費精算事情

はじめに

テレビ業界で勤務していて経費精算の業務に時間がかかっていると感じられたことはないでしょうか?
また、テレビ局に勤務していない方でも日常の経費精算業務で「もっと楽に効率化できるではないか?」と思われている方は多いのではないでしょうか?

本記事では、テレビ業界ならではの経費精算事情をご紹介いたします。
また、クラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使って実際に現場で経費精算業務をどのように効率化したのかをご説明させていただきます。

テレビ業界では、海外ロケにおける出張申請や仮払い精算やタクシー移動、ロケ現場での立替経費精算の3点で経費精算業務に課題を抱えているケースが多くなっております。

そうした課題を、Dr.経費精算の持つ
レシート撮影自動入力機能
仮払い・出張申請機能
クレジットカード連携機能

の3つの機能を使うことにより経費精算にかかる時間を大きく短縮することに成功しました。

また、Dr.経費精算では民法キー局でも導入がされております。

テレビ局ならではの経費精算の課題

テレビ業界は他業界より特に立替経費精算が多い業界です。その理由は以下の3つです。

①海外ロケが多く、仮払いや出張申請が多い
②タクシー移動や各所へ移動することが多い
③ロケ現場での立替経費精算

仮払いが多い

テレビ業界では海外ロケや撮影の際の仮払いが非常に多くなっています。仮払いでは、概算額が支給され、後ほど何を買ったかを経費として申請し、差額があれば返金をします。

海外ロケではガイドへの支払いから滞在費や食事まで多額の費用が発生します。そのため、一度のロケで数百万円になることも珍しくはありません。これらを立替えることは社員にはとてもできないため、事前に仮払いを受けるケースがほとんどです。

また、出張の度に出張申請をあげる必要があります。出張申請に対して出張中の経費や日当を記入する必要があります。

そのため、仮払いや出張の申請や出張申請への経費の処理が大きな課題となっています。

タクシー移動を始めとする交通費精算が手間

深夜や早朝への移動時にはタクシーを利用することが多く、それらを現金で支払うケースが多いです。
10分ほどの制作用素材の撮影に6時間ほどかかることも珍しくありません。また、レポーターやディレクター、カメラマンや音声といった多くの人が局と現場間を往復します。

また、報道系のアナウンサーは電車で現場へ向かうことも多いです。報道部のアナウンサーは事件があるとすぐに現場に駆けつけなければなりません。様々な現場に常時張り込んでいることも多いため、頻繁に交通費精算が発生します。

ロケの備品の購入など細かい立替経費精算が多い

ロケや番組制作の現場で突発的に備品が必要なことがしばしば発生いたします。例えばある現場ではマジックが突然必要になったり、飲み物などの差し入れも必要になります。
そのような細かい立替経費精算が日々多くあらゆる現場で発生しています。

これらを手作業で管理していると、レシートを紛失するリスクもあります。

また、テレビ局では番組ごとに予算がついているため番組を担当しているプロデューサーが決裁権をもちます。その結果、番組ごとに決裁者が代わり、誰が経費を承認したかということも曖昧になりがちです。

そのため、社内としてきちんとした承認フローが透明化されているか、ガバナンスが取れているか、誰が承認したかが一目瞭然になっていないという課題がありました。

上記の課題を解決する3つの方法

このようにテレビ局では多くの経費精算が発生しており、また仮払いや出張申請において経費精算を効率化するという課題がありました。
クラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使うと、これらの課題を以下の3つの方法で解決することができます。

レシートを撮影するだけで手入力が必要なくなります。

Dr.経費精算のレシート撮影機能を使うと備品購入などの立替経費精算が非常に楽になります。

具体的にはレシートを撮影すると、日本人のオペレーターが画像を確認し、金額や日付といった項目を代行入力します。そのためユーザーがレシートの項目を手入力する必要がありません。

下記に実際のレシート撮影機能の流れを記載しています。

◆ レシートをスマホカメラで撮影し、送信ボタンを押す

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

◆ データがオペレーターに送付され、データ化中ですというステータスに変わる

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30分後、、、
◆ 内容が入力されました!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

また、オペレーターは24時間365日稼働していますので、レシートを撮影するタイミングはいつでも大丈夫です。日本人のオペレーターがレシート画像を確認して代行入力しているので、手書きの領収書やぶれた領収書でも正確に読み取れることが強みです。また、入力の精度は99.9%以上となっています。

仮払い申請をアプリで完結、経費精算とも紐付けることができる

Dr.経費精算では仮払い申請や出張申請を行うことができます。また、仮払い申請や出張申請に経費データを紐付けることが可能です。

例えば、仮払いで4万円を受領した場合、経費データを紐づけ、残額を自動的に計算することができます。

下記に実際の流れを記載しております。

◆ 仮払い申請書を作成します。
目的や受領したい概算額を記載します。

◆ 申請を行います。
承認フローへ流れます。

◆ 受領したレシートを撮影し、経費として紐づけを行うことができます。

クレジットカード連携を使うことにより、入力する手間さえもなくす。

クレジットカードやコーポレートカードを連携し、利用履歴を自動で登録することが可能です。そのため、ユーザーは手入力する必要がありません。

クレジットカードの利用履歴は自動で経費登録が行われます。(もちろん、どの項目が経費登録されるかはユーザー自身が決めることが可能です。)

海外出張やタクシーにおいてはクレジットカードを利用する場面も多くあります。また、駐車場の利用のためにコーポレートカードを利用している場合はこちらの機能は非常に便利となります。

下記に実際の画面を記載しております。

◆ 下記画像のようにクレジットカードを登録すると利用履歴を自動取得することが可能です。

経費を登録するというボタンを押すと経費の登録が完了いたします。
また、コーポレートカードを登録し「精算対象」から除くことも可能です。

まとめ

テレビ局では、海外ロケや番組制作時に多くの経費精算が発生しております。そのため、紙やエクセルによる運用では多くの手間と時間がかかっていました。
このような経費精算業務における課題をDr.経費精算で大きく改善することができることを紹介したしました。

最後までお読みいただきありがとうございました。