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経費精算が毎月遅い!よくある原因と解決策を解説

散らかった書類とパソコン

「経費精算が毎月遅い」という悩みは経理にとって頭が痛いもの。
時には決算の遅れの原因にもなります。

私も経費精算の担当業務をしていた経験があり、決算前の忙しい時期に
経費精算がまとめて申請されると業務量が増えて大変な思いをしました。

経費精算の業務は以下の3点を行うことで大きく業務効率化が可能です。

・経費精算の社内ルールの徹底と周知
・経費精算手続きの見える化
・経費精算システムの導入

特に、経費精算システムの導入は経費精算をする側・経理の両方にとってメリットが大きいです。

経費精算業務効率化の参考にしてください。

経理部の作業時間90%削減!「Dr.経費精算」

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経費精算が遅いとなぜいけないのか?2つの理由を解説

ついつい後回しにされがちな経費精算ですが、遅れると何がいけないのでしょうか。
経費精算が遅れてしまうと困る理由は2つあります。

理由①決算の修正が必要になるから

会計上、経費は使われた年度の費用として計上されます。
これを「発生主義原則」と呼びます。

したがって、経費精算が遅れてしまうと決算において費用の計上をし直さなければならず、営業利益や経常利益など重要な経営指標にも影響を及ぼしてしまいます。

例えば、3月末が決算日の会社の場合。
社員が3月31日に経費を立て替えて4月30日に経費精算申請をしたとします。
本人にとっては1か月のずれですが、経理にとっては前年度の経費なので前年の決算に経費を計上しなくてはならず、決算の遅れにつながってしまいます。

1人ずつの立て替え額は大きくなくても、多くの社員がこのように遅れて申請してしまった場合、経営指標に大きな影響を与えることになります。

理由②経理社員の負担が大きくなるから

上記の通り、経費精算が遅れてしまった場合は発生主義原則に従い、経理は決算をやり直すことになります。
ただでさえ決算で忙しい時期に経費精算の手続きをして、費用の計上をし直すというのは非常に煩雑です。

御社はこうなっていないか?経費精算が遅い会社の2つの特徴

経費精算が遅い会社には以下のような特徴があります。
当てはまっていたら要注意です。

特徴①社内の手続きが煩雑

経費精算の社内手続きが煩雑な場合、社員は経費精算を後回しにしがちです。

例えば、以下のような社内手続きの場合です。

・経費精算フロー

伝票を起票⇒上司に印鑑をもらう⇒レシートなどの証憑を紙に張り付ける
⇒伝票と証憑を経理に持って行く⇒経理が承認する

このような経費精算手続きが必要な場合、外出先では経費精算ができないため「会社でまとまった時間があるときにやろう」と思う社員が多く、経費精算が遅れがちになります。

特徴②社員の立替期間に明確なルールがない

経費精算は発生主義原則から言うと、月次決算をしている会社であれば
毎月が締め切りのはずです。

しかし、そこまで厳密にルールを決めて運用していない場合、後回しになっていた経費精算が年度決算前に急に増え、経理は決算と同時に経費精算もすることになります。

経費精算が遅いのであれば、IT化を進めるのがオススメ!

経費精算が遅れているのであれば、IT化することで問題を解決できます。
IT化を進めると以下のようなメリットがあるからです。

■業務の効率化につながるから
経費精算システムを導入すれば、経費精算がスマートフォンで申請から承認まで完了できます。
隙間時間で効率的に経費精算ができるようになります。

また、レシートなどの証憑も原本ではなくスマートフォンのカメラ撮影でOK。
紙での管理から電子上のデータにできるので管理・保管の手間もなくなります。

■社員の負担が軽減できるから
スマートフォンでいつでも経費精算ができることで時間のかかっていた経費精算の業務に時間をかけずにすみます。
また、経理にとっても決算前に経費精算が集中したり、経費精算遅れが決算の遅れにつながることがなくなります。
このように、経費精算をする社員、経理両方の業務負担が軽減できます。

遅い経費精算を早期化・効率化する方法を解説

ここからは具体的な経費精算効率化の進め方について説明します。

経費精算に関する社内ルールの整備と周知を行う

まずは経費精算に関する社内ルールを規則で決めることが経費精算効率化への近道です。

「経費は次月の3営業日までに精算する」などのように期日を決めることで決算が遅れるような経費精算をする社員がいなくなります。

社内ルールを作ったら繰返し周知することで徹底させます。

経費精算の金額は大きくないため社員にとっては重要なことと思われていない場合があります。
決算にも影響していることも踏まえて社内にルールを知らせましょう。

経費精算手続きの見える化と効率化

経費精算手続きの業務フローを見える化して現状を把握します。そして、すぐに始められそうな効率化を行いましょう。

どこがボトルネックになっているのか把握することで効果的な対策を打てます。
例えば、社員はきちんと経費精算の申請をしているのに、上司が不在で承認するのが遅いので経理に伝票が回ってくるのが遅い。という場合も考えられます。

経費精算システムの導入

上述した「経費精算に関する社内ルール整備と徹底」「経費精算手続きの見える化」を行ってから
経費精算システムを導入することで業務負担が一気に減り、最大限効率化を図ることができる場合があります。

経費精算システムでは以下のことが可能になります。

・経費精算の申請・承認がスマートフォンで完結
・証憑書類はスマートフォンの撮影データで電子化が可能
・経費精算に伴う仕分けは自動作成

以下の会社は「経費精算手続きの見える化」を行って経費精算システム「Dr.経費精算」を導入することで
従来の業務時間の1/3まで削減した成功事例です。

振込・伝票作成まで従来の1/3の時間で経費精算業務を終えることが出来るようになりました(株式会社ベジテック)

導入企業:株式会社ベジテック
業種:商社
企業規模:416名

経費精算システム「Dr.経費精算」を導入することで一部の小口現金をなくすことに成功。現金の管理をする必要がなくなり、業務の効率化が実現しました。また、スマートフォンでの経費精算が可能になったことで振り込みまでの時間の短縮も可能になりました。

導入前後課題

導入前に現在の問題点をしっかり把握できていたことが経費精算システム導入成功の要因の一つです。

遅れる経費精算を早くするツールは「Dr.経費精算」

経費精算システムは経費精算効率化に大きく寄与します。おすすめの経費精算システム「Dr.経費精算」をご紹介します。

・Dr.経費精算の特徴:申請書類をスマホで撮影するだけでオペレーターが入力

多くの経費精算システムは、スマートフォンで証憑を撮影すると、AIやOCRが自動でデータを読み取ります。ですが、手書きの領収書の判別ができなかったり、経費の科目のミスがあったりします。そのため、正確性は60%ほどと低いです。読み込みに失敗した残りの40%は、つどつど手で入力をやり直ししなければなりません。

しかし、Dr.経費精算はオペレーターが入力しているので正確さが99.9%と群を抜いています。

また、交通費の計算はSuicaなどの交通系ICカードから直接読み込みが可能。電車や新幹線の乗車・下車・経路を計算することなく、ワンクリックで自動で登録してくれます。申請者は出張中のホテルでも登録ができる簡単さ!

そして、従業員・プロジェクトごとに承認フローを設定できるため、「この経費は誰に提出するんだっけ?」と迷ったり、間違えて放置されたりする心配もありません。経費を申請する側と経費を精算する側がともにノンストレスになるシステムがDr.経費精算です。

・導入事例

91%の社員がDr.経費精算導入で時間削減を実感(株式会社ドーム)

導入企業:株式会社ドーム
業種:商業(卸売業、小売業)
企業規模:374名(2019年1月7日現在)
事業内容:各種スポーツ用品、スポーツサプリメントの製造・販売。アスリートへのパフォーマンスディレクション。

株式会社ドームではDr.経費精算の導入によって91%の社員が業務負担の削減ができたと実感しています。伝票の入力が自動化され、レシートの貼り付けも証憑の電子化で不要になりました。経理部門では90分かかっていた業務が5分ですむように。経費精算業務のを大きく削減できました。

Dr.経費精算の詳細な機能や価格については下記の公式サイトに詳しく説明があります。
ぜひご参考にしてみてはいかがでしょうか?

参考:Dr.経費精算/公式サイト 

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「Dr.経費精算」の評判・考察!選ばれる7つの理由とは?

まとめ

経費精算が遅いと、会計上重要な「発生主義原則」に反してしまうため決算が遅れてしまい、
経理担当者にも負担になるという問題があります。

経費精算を遅らせず効率化するためには以下の3点に取り組むと効果的です。

・経費精算に関する社内ルールの徹底と周知
・経費精算手続きの見える化と効率化
・経費精算システムの導入

経費精算システムの導入は経費精算業務を劇的に効率化することができます。

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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