意外と知らない?「経費精算システム」とは

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    エクセルなどのオフィスツールを使用し、経理担当者が行っている手間のかかる経費精算業務。システムを導入するとそんな業務が圧倒的に楽になるらしい。近年バックオフィスの業務領域で経費精算システムが脚光を浴びています。

    しかし、経費精算システムってどんな機能や特徴があるのかよくわからない。一口に経費精算システムと言ってもどんな機能があるのか。現在の運用フローはどう変わるのか。今回は経費精算システムについて詳しく説明していきます。

    近年の経費精算システムの大きなポイントは、
    「スマホ(アプリ)で申請・承認できるか否か」です。

    外出や出張先でもスマホさえあれば、わざわざ会社に出社しなくても、どこでも経費精算が簡単にできます。申請者は、ハンコを求めて承認者を探す手間が不要となり、承認者も、スキマ時間で承認作業を完結できます。

    「経費精算は月末にまとめて行うものではない。」
    こうした認識が、既にシステムを導入している企業の間で広まっています。

    スマホ対応の経費精算システムの4つの大きな特徴

    1,交通経路検索とデータ情報の連携

    経費精算と言えば、交通費。近頃のビジネスパーソンは、移動の際、交通機関の乗り換えルートや運賃をスマートフォンやPCで調べます。そして、その乗車履歴を、後日エクセルに転記している現状があります。

    多くのの経費精算システムは、交通経路検索サイトと連携しており、一度検索した履歴をPCやスマートフォンから経費データとして反映させることができます。もし現在、月末にその月のカレンダー(スケジューラー)とにらめっこしながら、経路や金額を記載している場合、大きな効率化が期待できます。

    また、従業員の定期区間をあらかじめ登録し、自動控除する等、現場のみならず、経理担当者の細かなチェックや再入力も減らします。結果として、業務負担が軽減され、ヒューマンエラーも削減することが可能です。

    さらに、交通系のICカード(Suica、PASMO、ICOCA、PiTaPa)のデータを活用することも可能です。カードに記録されている乗車履歴を経費精算システムと連携することで、自動で経費データを作成することもできるようになります。

    経理担当者としても、カードの履歴が精算用のデータとなるため、従来のような細かなチェックが不要になることは大きなメリットです。

    2,領収書を写真で撮影

    領収書をスマートフォンのカメラで撮るだけで経費データの作成ができるシステムもあります。写真を撮るだけで申請用のデータが出来上がるので、申請者の作業負担は圧倒的に軽減されます。

    撮影後の仕組みは、

    1.OCR(光学文字認識)と呼ばれる技術を活用して、機械的に読み取るタイプ
    2.裏側で人間(オペレーター)が代行入力しているケース

    の2パターンがあります。

    OCRの場合、データ作成はわずか数秒で終わり、スピーディーな申請が可能となります。その分、正確性は十分ではなく、基本的には申請者自身が修正・確認してから申請することとなります。

    オペレーターによる代行入力の場合は、データ作成に時間がかかる反面、ほぼ100%の精度でデータ化が完了できます。いずれにしても、今まで申請者が負担していた単純入力業務は、ほとんど無くすことができます。

    経費精算システム OCR』について詳しく知りたい方はこちら

    経費精算システム3社のOCR・領収書読み取り機能を実際に検証してみた

    3,経費承認・申請機能

    自分の経費を上司や経理担当者に提出するために、オフィスツールのエクセルなどを使用し作成後、プリントするのは時間や労力がかかります。この一連の流れを自動化する機能が経費精算システムにはあります。

    承認経路を複雑に設定できるシステムの場合、既存の複雑なフローも容易に再現できます。PCやスマートフォンから申請・承認が行えるので、出張中や営業先でも、いつでもどこでも、作業が可能です。

    代理申請・代理承認機能がある経費精算システムも存在し、出張中や長期不在でも承認が滞る心配はありません。また、システムでの管理ができるため、承認滞留や未申請経費をいち早く把握することができるため、経理担当者は、締め作業や決算対応により余裕を持って対応することができるようになります。

    4.他のソフトと連携

    経理担当者が確認した終えたデータを、会計ソフトや基幹システムと連携させることによってさらにデータを生かすことができます。

    会計ソフトと連携する場合、経費精算システムで自動仕訳された申請データを、CSV等のファイルを通じて一括で取り込むことが可能となります。現在、会計ソフトに仕訳を一行ずつ入力しているような場合、そうした作業一瞬で終わらせることもできます。

    基幹システムと連携する場合、仕訳データのみならず、会社ごとに任意の項目を連携させることができます。最近は、管理会計に強い経費精算のシステムも増えてきており、独自の項目(プロジェクト・案件・製品)を簡単に管理することも可能です。

    経費精算システムを導入した場合でも、業務フローが煩雑になるわけではありません。多くのシステムで会計ソフト等との連携を考慮されており、また、操作も一括で行える場合がほとんどです。その結果として、経理担当者が単純入力業務から解放され、本来の業務に集中できるようになります。

    経費精算システムの便利な5つの機能

    1,英語対応

    現在ベンチャー企業といった新興企業には、外国人の方が所属しているは珍しくありません。英語対応の経費精算システムもあります。画面表示の切り替えはもちろん、交通経路の英語検索にまで対応しているシステムもあります。

    2,振込(全銀)データ作成機能

    オンラインネットバンキングにアップロードするための全銀データを一括作成できる経費精算システムもあります。一括で作成できるため、従来の振込データ作成業務は不要となり、同時に、金額の記入間違いといった問題も解消されます。

    3,アラート機能

    経費明細に様々なアラートを表示できる経費精算システムも増えてきました。

    重複申請防止や、社内規定の制限金額に収まっているか、といった承認時に役立つアラートはもちろん、交際費等5,000円判定に対するアラートが表示できるシステムもあります。

    各社のアラート基準を反映させることにより、チェックの手間を削減し、統制(ガバナンス)強化にも役立ちます。

    4,ワークフロー機能

    ファイルを添付したり、日付を入力したりお好みのフォームを作成し、ワークフローで流すことができます。

    稟議書や有給申請にも使うことができます。

    5,データ分析

    どの部署がどの従業員が使っているかをグラフで分析することができます。経費の削減にも役立ちます。
    経費のデータを分析し、無駄なコストやその原因特定までができます。

    まとめ

    経費精算業務は、地味で利益を生む業務ではありません。しかしながら、その手間は大きく、監査・税務調査対応の観点からも、軽視できる業務ではありません。
    「申請者の手間を減らしながらも、申請の正確さを担保したい。」そんな期待に応える仕組みが経費精算システムです。

    営業マン(申請者)は精算にかかる時間を削減することができ、本来の業務に専念することができます。経理担当者も、煩雑なチェック・転記・再入力から解放されます。会社全体の生産性があげ、働き方改革につながる経費精算システム。これを機会に、まだ経費精算システムを導入していない方は、ぜひ導入の検討をしてみてはいかがでしょうか?

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