おすすめ経費精算システム

オンプレミス型ではなくクラウド型経費精算システムを選ぶべき3つの理由

はじめに

未だにオンプレミス型の経費精算システムを使っていませんか?
長年経費精算システムを使っているのでそろそろ入れ替えたいとお考えではありませんか?

そんな方へ向けて、この記事では「クラウド型経費精算システムとオンプレミス型の違い」や「クラウド型経費精算システムの特徴」をお伝えします。
これから経費精算システムを導入する方は必ず「クラウド型」にすべきです。

そもそもオンプレミス型とは?

オンプレミス型とは自社のサーバーに経費精算システムをインストールして利用するものです。社内ネットワーク内環境で使うことができるため、セキュリティが強固という点が大きな強みです。

しかし、カスタマイズの幅が狭く、UI・UXが悪く使いやすさに難点があるという点が大きな欠点です。

そもそもクラウド型とは?

クラウド型とはインターネットに接続できる環境においてパスワードとIDさえあれば、いつでも簡単に利用ができるというツールです。

現代において、クラウド型のツールを利用していない人はいないと言えるでしょう。Gmailやevernote、DropBoxなどもクラウド型のサービスということができます。

オンプレミス型ではなくクラウド型経費精算にするべき3つの理由

今、経費精算システムを導入する場合は間違いなくオンプレミス型ではなく、クラウド型にすべきです。
その理由としては

①価格が安い
②外出先からでも利用可能
③セットアップが容易

の3点が挙げられます。

価格が安い

オンプレミス型は初期費用に莫大な金額がかかります。また、それ以外にも月額の利用料金やサーバー保守費用がかかることが多いです。そのため、経費精算の業務改善になるばかりか逆にコストが増えてしまうという点が挙げられます。

例えば、オンプレミス型経費精算システムのeKeihiでは初期費用が650,000円〜、また月額費用が72,000円〜となっております。

一方、クラウド型の経費精算システムでは1ユーザーあたり最安で月額400円、高くても900円ほどで利用することが可能です。
初期費用は各社10万円ほどとなっております。

外出先からでも利用可能

従来の経費精算業務の大きな手間といえば、経費精算のために毎回帰社しなければならない、レシートの糊付けが大変ということではないでしょうか?

外出先で発生した経費精算のために毎回帰社し、紙に記入しながら上司に承認印をもらうという作業が従来は非常に手間ですよね?
クラウド型では外出先からどこからでもアクセスし、経費精算を提出・承認することができるため非常に便利です。

多くのクラウド型経費精算システムではレシートを撮影すると中身が自動的に入力される機能を搭載しています。また電子帳簿保存法への対応をした場合、レシートや領収書の原本保管も必要がありません。

環境構築が大変

オンプレミス型サービスの最大のデメリットははじめの環境構築が非常に大変ということです。

サーバーへの設定を自社で行う必要があるため、導入決定から利用開始まで数ヶ月かかることも珍しくありません。
導入後も保守の手間がかかります。そのため、自社でサーバー保守・点検の管理者を付ける必要があり、メンテナンスも非常に大変です。

加えて、クラウド型ではオンプレミス型とは違い、機能のアップデートに容易に対応することができます。
クラウド型経費精算システムは2012年頃より普及し始め、まだ新しいサービスです。そのため、機能が日々追加され、また領収書電子化に関する法律も日進月歩アップデートされています。

こうした理由から、オンプレミス型では機能アップデートに対応することができません。
このように保守・構築の大変さや機能アップデートへの対応という点から考えてもオンプレミス型で経費精算システムを導入することは難しいかと思います。

実際にすでに多くの会社でクラウド型経費精算を選ぶことが主流のトレンドになっています。

◆  経費精算市場規模推移および予測:提供形態別

https://news.mynavi.jp/article/20180424-621402/

アイ・ティ・アール(ITR)が公開した2018年の国内の提供形態別経費精算市場規模推移および予測レポートによると、クラウド型の経費精算システムはパッケージ型と比較しても大きく成長しています。

国内経費精算市場を提供形態別で見ると、2016年度はパッケージ市場が前年度比8.5%増に対し、SaaS市場は同46.8%増と大幅に拡大。SaaSを選択する企業が急増しており、2021年度には売上金額の約9割をSaaSが占めると予想している。

クラウド型経費精算システム4社の機能比較表

前章まででクラウド型とオンプレミス型の経費精算サービスの違いに関して解説いたしました。また、クラウド型のほうが多くのメリットがあるということを説明させていただきました。

では、どのようにサービスを選ぶべきなのでしょうか?クラウド型のほうがよいとわかったが、どのようなサービスを導入すべきなのでしょうか?

本章では代表的なクラウド型経費精算システム4社を取り上げ、価格や機能を比較いたします。クラウド型経費精算システムのベンダー選定において参考になれば幸いです。

◆ 代表的な「クラウド型経費精算システム」4社の機能比較表

まとめ

本記事では経費精算システムの導入を検討している方へ向けて「クラウド型」と「オンプレミス型」のサービスの違いや長所・短所に関して解説いたしました。

クラウド型経費精算システムの利用はオンプレミス型に比べて、圧倒的にメリットが大きいです。そのため、クラウド型の導入をおすすめしております。

最後までお読みいただきありがとうございました。