おすすめ経費精算システム

Suicaで交通費精算を効率化する3つの方法とそのデメリット

月末になると面倒になることと言えば、交通費精算ではないでしょうか

特に外回りが多い営業マンの方は「交通費精算」に多くの時間を取られていませんか?
予定表を見比べながら訪問先をチェックし、経路や金額を調べる。そんな作業を行っていませんか。

本記事ではSuicaやPASMOなどの交通系ICカードを用いて、交通費精算を劇的に楽にする3つの方法を紹介したします。

具体的には

① Suica等の交通系ICカード読み取りリーダーを活用する
② モバイルSuicaを活用する
③ クラウド型経費精算システムを用いて、駅名入力機能を利用する

それぞれの方法のメリット・デメリットは下記の通りです。

本記事では上記3つの具体的な手順や長所、短所について徹底的に解説いたします。

本記事を読み終わる前には、どの方法を採用すべきかを明確に理解することができます。

3つのいずれかの方法を使うことにより必ず交通費精算を大きく効率化することができます。

方法① Suica等の交通系ICカード読み取りリーダーを活用する

Suica等の交通系ICカードリーダーを利用して交通費精算をする方法です。

SuicaなどのICカードを専用リーダーにかざすと利用履歴を読み取ることができ、経路や金額が自動で入力されます。基本的にクラウド型経費精算システムを提供している会社ではこのようなリーダーを貸出しています。経費精算システムを契約することで利用可能となります。

この方法ではSuicaをタブレットにかざすだけで交通費経費を登録することができます。そのため、非常に便利なのですがいくつか欠点があります。

まず1つ目の欠点は、Suicaに20件しか履歴が保持できないことが挙げられます。そのため、20件の上限に達する前に定期的にICリーダーへカードをかざす必要があります。

2つ目の欠点は、現実的に全従業員一人ひとりにリーダーを保有させることが難しいため、外出先からこの方法を実行することは困難です。多くの会社では部署の入り口に置いて共用で使うという運用になります。

  • メリット: ICカードをリーダーにかざすだけで利用履歴が自動的に読み取れる
  • デメリット:外出先で行えない、20件の履歴上限がある

クラウド型経費精算システムを用いた具体的な手順

ステップ① Suicaを読み取りリーダーにかざす

具体的な手順は以下の画像をご覧ください。本記事では、クラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使った例でご紹介いたします。
Dr.経費精算では下記画像のような専用タブレット(リーダー読み取り機能付き)にSuicaをかざす形になります。

Suicaを専用タブレットにかざすと下記画像のようにSuicaの利用履歴を読み取ることができます。
また、プライベートで使った利用履歴や物販の選択を外すことが可能です。
読み取りリーダーに直接SuicaやPASMOなどのICカードをかざすため、すべての従業員が利用することができます。

ステップ② 利用履歴がリーダーに反映される

ステップ③ 経費精算システムに交通費情報が反映される

経費精算システム(Dr.経費精算)にも交通費データが反映されます。

方法② モバイルSuicaを活用する

モバイルSuicaとはお使いの携帯電話・スマートフォンにSuicaの機能を搭載するアプリケーションです。モバイルSuicaが搭載されたスマートフォンで電車の乗り降りをすることができます。

モバイルSuicaを登録すると、過去の利用履歴を自動的に登録することができます。
そのため、先程のようにカードをかざす必要もなく、また駅名や金額を手入力する必要もありません。

この方法は手入力をする必要もなく非常に便利なのですが、大きなデメリットとしてはiPhone7以降のiPhoneといくつかのAndoroid機種でしかモバイルSuicaを使うことができないことがあげられます。
そのため社内全体でモバイルSuicaによる運用をすることが難しいことが挙げられます。

  • メリット: 何もしなくてもモバイルSuicaの利用履歴が自動登録。ワンクリックで経費登録が完了。
  • デメリット:モバイルSuicaが対応していないスマホ端末では利用ができない。

クラウド型経費精算システムを用いた具体的な手順

先程と同様にクラウド型経費精算システムの1つである「Dr.経費精算」を用いた例でご説明いたします。

まず、下記のようにモバイルSuicaを登録します。

パスワードなどのログイン情報を入力すると、過去の利用履歴を取得することができます。
下記のように経費精算システムへ利用履歴が自動で反映されます。

方法③ クラウド型経費精算システムを用いて、駅名入力機能を利用する

クラウド型経費精算システムを使うと駅名を入力すると金額が自動で計算されます。1つ目と2つ目で紹介したモバイルSuicaおよびカード連携機能がご利用できない場合、こちらの方法となります。

また、バスや徒歩の移動にも対応しています。
そのため、駅名さえ入力すれば経路に応じた正しい金額が自動入力され、金額を再チェックする必要がありません。

  • メリット: 交通費入力が簡単になる、外出先からでも可能
  • デメリット:モバイルSuicaやカードリーダーと比べて駅名の入力の手間は残る

クラウド型経費精算システムを用いた具体的な手順

また、Dr.経費精算では一度訪問した場所は経路が自動的に登録されるため、訪問先を入力するだけで経路も自動入力されます。

こんな交通費精算はもうやめましょう!

クラウド型経費精算システムを使った場合、以上の3つの方法のように交通費精算を大きく効率化することができます。
しかし、多くの会社ではいまだにアナログな方法で行われていることが現状ではないでしょうか
本章では、よくあるアナログな交通費精算の方法を2つ紹介いたします。

履歴の印字のために駅まで走る

駅の券売機に走っていて、Suicaの利用履歴を印字する方法です。非常に古典的な方法で、手間も多くかかります。

この方法では毎回駅の券売機に行く必要があります。さらに、履歴に印字される件数は直近に利用した100件のみのため、定期的に印字をしなければなりません。
また、印字された内容を精算書に転記したり、会計ソフトへ内容を手入力する手間がかかります。

http://f.hatena.ne.jp/rapidwing/20060703005850

エクセルに交通費経路を手入力し、かかった金額を調べる

エクセルシートへ手入力で経路や金額を入力していきます。
おそらく最も多くの会社が取られている方法ではないでしょうか?

この方法では、毎回経路を検索して、金額を調べなければならないため大きな手間です。
また、それぞれの区間に関して定期区間とかぶっているかを手動でチェックしなければなりません。金額が正しいか確認するために経理担当者が同じ経路を検索し直さなければなりません。

結局どの方法がおすすめなのか?

最も入力の負担が軽減される方法は間違いなく「モバイルSuica」により交通費を連携する方法でしょう。
従業員にiPhoneを配布しているという企業ではモバイルSuicaを全従業員に使ってもらえれば交通費精算が大きく改善されます。

しかし、それが難しい場合は「クラウド型経費精算システム」を利用して駅名入力を行うことでしょう。この方法では駅名を入力すると、金額が自動入力されます。経路を検索したり金額を調べる必要がない分、履歴印字やエクセルへの手入力よりは大きく効率化が図れるでしょう

交通費精算が効率化できる経費精算サービス4つを徹底比較

おすすめの方法、どのような方法で交通費精算を効率化できるかはわかりました。
それではどのような方法を取ればこのような交通費精算フローを実現できるのでしょうか?
また、どのようなサービスを導入すべきなのでしょうか?

モバイルSuica連携や交通系ICカードリーダ読み取り機能などがついたクラウド型経費精算システムを4つ取り上げて機能比較をいたします。

1、Dr.経費精算

モバイルSuica連携、Suica連携、駅名入力などがついたクラウド型経費精算システム。
iPhoneアプリとAndroidアプリを備えており、見やすい画面とわかりやすい操作性が強み。また、英語での交通費検索にも対応。英語で駅名の検索が可能


  • 長所:レシートをスマホ撮影すると正確な自動入力がされる。クレカやSuicaとの連携機能
  • 短所:スマホでレシートを撮影すると中身が自動入力される機能がついているため料金が高めです。
  • 料金:980円/ユーザー

参考URL:https://www.keihi.com/

2、コンカー

『Concur』は、アメリカ発のサービスとなり、フォーチュン500の約50%の企業に利用されています。日本においてはファーストリテイリングやKIRIN、サントリー、DeNAなど日本を代表するリーディングカンパニーの多くで導入がされています。特に従業員数が1000名を超える大企業での導入に強みを持っています。

また、他社と異なりユーザー数ではなくレポート件数による課金となっています。そのため、毎月の経費申請の数により利用料金が異なります。

参考URL:https://www.concur.co.jp/

  • 長所:大手企業で導入されている安心感
  • 短所:利用料金が高め
  • 料金:月額30,000円(レポート件数360件まで)

3、ハイ!経費

業界最安値水準で提供されている経費精算システム
カードリーダーによる交通系ICカードの読み取りに特化しています。モバイルSuicaやレシート撮影機能は備えていません。

参考URL:http://www.hi-keihi.com/

  • 長所: 低価格で経費精算システムを利用できる。
  • 短所: 承認経路の設定や管理側の機能が弱い
  • 料金: 月額300円

4、楽楽精算

1500社以上で導入実績をもつクラウド型経費精算システム。クラウド型経費精算システム市場でトップを走るリーディングカンパニーです。
管理者側に嬉しい機能が多く含まれており、カスタマイズ要素も豊富です。

 

参考URL:https://www.rakurakuseisan.jp/

  • 長所:業界最大手で導入への安心感。カスタマイズ要素や管理側の機能が豊富
  • 短所:スマホアプリがないため、スマホからの使用が困難。また画面が複雑で、使いにくい
  • 料金:月額400円〜

 

まとめ

本記事ではSuicaやPASMOなどの交通系ICカードとクラウド型経費精算システムを組み合わせて使うことにより、従来の交通費精算を劇的に改善できるということをお伝えしました。

ご参考になれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。

 



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